Esta é a capacidade mais procurada e em que mais se investiu no sistema:

• Vê uma data importante num item que está a criar? Marque a data para lembrete e esqueça-a
• Todos os dias, o sistema analisa todos os itens e envia um email consolidado com todos os assuntos “em aberto” dos mesmos.
• Já não precisa do lembrete? Registe a execução e o sistema deixará de o lembrar.

E sobre esta base, imensas capacidades avançadas: relatórios intermédios, suporte para apresentação no telemóvel, múltiplos destinatários (para ação/para conhecimento), adiamento de alerta (Snooze), deslocação automática do alerta quando a data muda,…

Produza repetidamente documentos MS-Word com estrutura semelhante mas dados diferentes, com facilidade e comodidade – a partir de formulários eletrónicos bem organizados e intuitivos!

Poupe tempo e evite omissões e erros

Prepare de forma simples dois componentes para cada tipo de documento: [1] um modelo a partir de um ficheiro Word existente, no qual se substitui o “conteúdo variável” por marcadores de posição textuais e [2] um formulário eletrónico correspondente, no qual cada “marcador de posição” tem um “campo” adequado

Vantagens adicionais: os documentos transformam-se em informação valiosa | serviço na nuvem consolidado, económico | intuitivo e fácil de usar | suporte para apresentação no telemóvel | sistema “faça você mesmo” | capacidades avançadas na área dos formulários | integre o gerador de documentos com outros processos na organização através de API

Para quem envia repetidamente documentos para assinatura, com estrutura semelhante mas conteúdo variável (contratos de cliente, por exemplo) – trata-se de uma verdadeira revolução!

Vantagens principais: introdução dos dados num formulário eletrónico organizado e claro, com validações • é possível pedir ao signatário que introduza dados • a assinatura – sobre um documento PDF limpo • o documento para assinatura constrói-se em Word • definir a posição da assinatura e dos campos (no documento) é extremamente simples • o pedido de assinatura é enviado como uma ligação e é feito a partir do computador (rato) ou do telemóvel (dedo), sobre a infraestrutura da empresa israelita Comsign!

Adaptado à pequena empresa – tanto no preço como na simplicidade da instalação instalação em minutos, em 2 ações pontuais • também o preço é adaptado à pequena empresa – calculado em função do número de licenças e do número de documentos assinados

Os “construtores” são o que torna o sistema um “faça você mesmo”: são simples e intuitivos, e estão em todo o lado!

Construtor de formulários: construção simples através do arrastamento de campos, divisão em secções, escolha de um aspeto (skin), e definição de propriedades avançadas (valores predefinidos, fórmulas de cálculo, condições de apresentação/ocultação) • Construtor de vistas: vistas em tabela que se podem alternar nos ecrãs principais • Modelos de relatório em Excel: para definir o conteúdo e o aspeto de cada relatório • Mapas de estados para definir as transições de estado permitidas e automações na mudança de estado • Grupos de permissões com mapeamento para os diferentes tipos de itens • no ecrã principal é possível guardar e recarregar “pesquisas”

Também o gerador de documentos e as assinaturas eletrónicas se ativam com modelos que se constroem autonomamente em Word!

• Um sistema com experiência – desenvolvido pela primeira vez em 2005
• Suporte nativo e completo em português (sendo igualmente possível operar o sistema noutros idiomas).
• O sistema funciona numa nuvem segura – acessível a partir de qualquer lugar, sem necessidade de instalações, com suporte total para dispositivos móveis: tanto nos formulários como nas vistas dos ecrãs principais
• O preço mensal é adaptado à pequena empresa e também aos profissionais independentes – é definido principalmente em função do número de licenças; o núcleo do sistema é rico, e os outros módulos só acrescentam se for preciso.

Os “construtores” (ecrãs de apoio para construir os componentes do sistema) permitem a instalação rápida da maioria dos componentes do sistema.

• Se contratou um profissional para fazer o trabalho, receberá o sistema em poucas horas… Se quiser installá-lo você mesmo, poderá fazê-lo com facilidade!
• Construção dos “formulários” com o “construtor de formulários” intuitivo – arrastamento de campos, divisão em secções, acréscimo de tabelas, escolha de design…
• Definição de “vistas” alternadas para o ecrã principal de cada tipo de formulário – escolha de colunas e definição de largura. Simples!
• Construa também – tabelas de sistema, modelos de relatório, mapas de estados, grupos de permissões, etc…

Os formulários têm, claro, todas as capacidades que normalmente se esperam deles, mas têm ainda mais capacidades inovadoras. Exemplos:

• Em todos os formulários: secções partilhadas, skin de construção própria, campos calculados, condições baseadas em fórmulas para ocultar campos/secções, permissões automáticas e “titulares de função”, uma variedade de definições para controlar a forma de apresentação no telemóvel
• Nos formulários destinados a uso externo, também: o tipo de uso previsto (recolha de informação, relatório, aprovação, assinatura, inquérito), dados para preenchimento prévio, informação oculta do destinatário, ações que o destinatário pode executar; o ecrã principal destes formulários apresenta o estado de cada pedido que enviou, e permite ainda apresentar o seu histórico de alterações…

• • Automação de processos repetitivos – o sistema substitui o trabalho manual por mecanismos automáticos: criação de documentos a partir de modelos, recolha de informação em formulários estruturados e gestão de processos de aprovação. Em vez de desperdiçar tempo em tarefas rotineiras, a equipa pode concentrar-se em atividades mais produtivas.
  • Centralização da informação e acesso rápido – toda a informação é armazenada num só lugar com mecanismos de pesquisa avançados. Os colaboradores podem encontrar informação em segundos, em vez de procurar em emails, pastas ou documentos físicos. O suporte para dispositivos móveis permite o acesso à informação a partir de qualquer lugar.
  • Redução de trabalho duplicado – o sistema evita a necessidade de recriar documentos semelhantes, de voltar a digitar dados existentes, ou de executar tarefas idênticas repetidamente

• Prevenção de erros humanos – mecanismos de validação de entrada, modelos padronizados e processos de aprovação incorporados reduzem significativamente a probabilidade de erros. Em vez de copiar e atualizar documentos existentes, o sistema garante que cada documento é criado com os dados corretos.
• Proteção contra a perda de informação – toda a informação é armazenada na nuvem de forma segura e acessível. Acabou o receio de perder ficheiros, de avarias de computadores ou da saída de colaboradores com informação crítica.
• Gestão proativa de riscos – o sistema de lembretes garante que não se falham datas críticas, validades de contratos ou tarefas essenciais. Os alertas diários transformam a gestão de riscos de reativa em proativa.

Conversão de conhecimento individual em conhecimento organizacional: o sistema capta o conhecimento dos colaboradores em modelos, processos e bases de dados estruturadas. Assim, o conhecimento preserva-se mesmo quando os colaboradores saem, e fica disponível para toda a organização.

Documentação sistemática dos processos – cada atividade passa por um sistema estruturado que documenta automaticamente quem, quando, o quê e como. Isto cria um acompanhamento completo dos processos e permite uma melhoria contínua.

Construção de uma base de conhecimento organizacional – com o tempo, o sistema acumula informação sobre padrões, tendências e desempenho que pode servir para a tomada de decisões baseada em dados

Profissionalismo na comunicação externa – formulários bem concebidos, documentos uniformes e processos de assinatura fluidos transmitem profissionalismo e eficiência aos clientes e parceiros externos.

Maior rapidez de resposta – a capacidade de fornecer informação, criar documentos e concluir processos em menos tempo melhora o nível de serviço e aumenta a satisfação.

Transparência e acompanhamento – clientes e entidades externas podem acompanhar o estado dos seus pedidos e receber atualizações em tempo real, o que melhora a confiança e a transparência.

Capacidade de instalação autónoma – o sistema permite que cada departamento construa por si próprio os formulários, os processos e as vistas de acordo com as suas necessidades específicas.

Expansão gradual – é possível começar com uma única utilização e expandir gradualmente para outras áreas, de forma que a implementação se faz ao ritmo que convém ao departamento.

Integração com processos existentes – o sistema não substitui as ferramentas existentes, mas complementa-as e melhora a sua eficiência. O sistema tem também uma API para integração noutros processos informatizados da organização

Poupança nos custos operacionais – a redução do tempo de trabalho, a diminuição de erros e a melhoria da eficiência traduzem-se numa poupança económica significativa a longo prazo.

Unificação de diferentes atividades sob um único sistema – menos necessidade de software personalizado ou de serviços de consultoria para processos básicos.

Recursos disponíveis para a inovação – quando os processos rotineiros são executados de forma automática e eficiente, a organização pode dedicar mais recursos ao desenvolvimento, à melhoria do produto e à expansão do negócio.