זו היכולת הכי מבוקשת והכי מושקעת במערכת:

• רואים תאריך חשוב בפריט שאתם יוצרים? סמנו את התאריך לתזכורת ושכחו ממנו
• בכל יום, המערכת סורקת את כל הפריטים, ושולחת מייל מרוכז של כל הנושאים ה"פתוחים" שלהם.
• לא צריך את התזכורת יותר? דווח ביצוע והמערכת תחדל מלתזכר אותך.

ועל הבסיס הזה, המון יכולות מתקדמות: דיווחי ביניים, תמיכה בהצגה מהנייד, נמענים מרובים (לטיפול/לידיעה), השהית התראה (Snooze). הזזה אוטומטית של ההתראה בשינוי תאריך,…

הפק שוב ושוב מסמכי MS-Word בעלי מבנה דומה אך נתונים שונים, בקלות ובנוחות – מטפסים אלקטרוניים מאורגנים היטב ואינטואיטיביים!

חסוך זמן ומנע השמטות וטעויות

הכן בפשטות שני מרכיבים לכל סוג-מסמך: [1] תבנית מקובץ Word קיים, בו מוחלף "התוכן המשתנה" בשומרי מקום טקסטואליים ו-[2] טופס-אלקטרוני תואם, בו לכל "שומר מקום" יש "שדה" מתאים

יתרונות נוספים: המסמכים הופכים למידע בעל ערך | שירות ענן ותיק, בעברית, לא יקר | אינטואיטיבי וקל לשימוש | תמיכה להצגה בנייד | מערכת עשה-זאת-בעצמך | יכולות מתקדמות בתחום הטפסים | שלב מחולל-מסמכים עם תהליכים אחרים בארגו באמצעות API

למי ששולח שוב ושוב מסמכים לחתימה, שיש להם מבנה דומה אך תוכן משתנה (חוזי-לקוח למשל) – מדובר במהפכה של ממש!

יתרונות עיקריים: הזנת הנתונים בטופס אלקטרוני מאורגן וברור, עם בקרות • אפשר לבקש מהחותם להזין נתונים • החתימה – על מסמך PDF נקי • את המסמך לחתימה בונים ב-Word • קביעת מיקום החתימה והשדות (במסמך) פשוט מאין כמוהו • בקשת החתימה נשלחת כקישור, ומתבצעת מהמחשב (עכבר) או מהנייד (אצבע), על תשתית חברת Comsign הישראלית!

התאמה לעסק קטן – גם במחיר וגם בפשטות ההקמה הקמה בתוך דקות, ב-2 פעולות חד-פעמיות • גם המחיר מותאם לעסק הקטן – מחושב לפי מספר הרשיונות ומספר המסמכים שנחתמים

ה"בנאים" הם אלה שהופכים את המערכת ל"עשה-זאת-בעצמך": הם פשוטים ואיטואיטיביים, ונמצאים בכל מקום!

בנאי טפסים: בנייה פשוטה באמצעות גרירת שדות, חלוקה לפרקים, בחירת עיצוב (skin), וקביעת תכונות מתקדמות (ערכי ברירת מחדל, נוסחאות חישוב, תנאי הצגה/הסתרה) • בנאי תצוגות: תצוגות טבלאיות שניתן להחליף במסכים הראשיים • תבניות-דוח ב-Excel: לקביעת התוכן והעיצוב של כל דוח • מפות סטטוסים לקביעת מעברי סטטוס מותרים ואוטומציות בשינוי סטטוס • קבוצות הרשאה עם מיפוי לסוגי הפריטים השונים • במסך הראשי ניתן לשמור ולטעון מחדש "חיפושים"

גם את מחולל המסמכים והחתימות האלקטרוניות, מפעילים עם תבניות שבונים לבד ב Word!

• מערכת ותיקה – פותחה לראשונה ב-2005
• חברה ישראלית: תמיכה מקורית ומלאה בעברית מימין-לשמאל (אך ניתן להפעיל את המערכת גם בשפות אחרות).
• המערכת פועלת בענן מאובטח – נגישה מכל מקום, ללא צורך בהתקנות, עם תמיכה מלאה בנייד: גם בטפסים וגם בתצוגות שבמסכים הראשיים
• מחיר החודשי מותאם לעסק קטן וגם לעצמאים – נקבע בעיקר לפי מספר רשיונות; מערכת הליבה עשירה, ומודולים אחרים מוסיפים רק אם צריך.

"בנאים" (מסכי עזר לבניית רכיבי המערכת), מאפשרים הקמה מהירה של רוב מרכיבי המערכת.

• אם שכרת מקצוען לביצוע העבודה, תקבל את המערכת בתוך שעות… אם אתה רוצה להקים בעצמך, תוכל לעשות כך בקלות!
• בניית ה"טפסים" באמצעות "בנאי הטפסים" האינטואיטיבי – גרירת שדות, חלוקה לפרקים, הוספת טבלאות, בחירת עיצוב…
• הגדרת "תצוגות" מתחלפות למסך הראשי של כל סוג טופס – בחירת עמודות וקביעת רוחב. פשוט!
• בנה גם – טבלאות מערכת, תבניות דוח, טבלאות מערכת, מפות סטטוסים, קבוצות-הרשאה, וכו'…

לטפסים יש כמובן את כל היכולות שמצפים להם בדרך כלל, אבל יש להם אפילו יותר יכולות פורצות דרך. דוגמאות:

• בכל הטפסים: פרקים משותפים, Skin בבנייה עצמית, שדות מחושבים, תנאים-מבוססי-נוסחה להסתרה של שדות/פרקים, הרשאות-אוטומטיות ו"בעלי-תפקיד", מגוון הגדרות לשליטה באופן ההצגה בנייד
• בטפסים המיועדים לשימוש חיצוני, גם: סוג השימוש המיועד (איסוף מידע, דוח, אישור, חתימה, סקר), נתונים למילוי מקדים, מידע מוסתר מהנמען, פעולות שהנמען יכול לבצע; המסך הראשי של טפסים אלה מציג את הסטטוס של כל בקשה ששלחתם, וכן מאפשר להציג את הסטוריית השינויים שלה…

• • אוטומציה של תהליכים חוזרים – המערכת מחליפה עבודת כפיים במכניזמים אוטומטיים: יצירת מסמכים מתבניות, איסוף מידע בטפסים מובנים, וניהול תהליכי אישור. במקום לבזבז זמן על משימות שגרתיות, הצוות יכול להתמקד בפעילויות יצרניות יותר.
  • ריכוז מידע ונגישות מהירה – כל המידע מאוחסן במקום אחד עם מנגנוני חיפוש מתקדמים. עובדים יכולים למצוא מידע תוך שניות במקום לחפש במיילים, תיקיות או מסמכים פיזיים. תמיכה בנייד מאפשרת גישה למידע מכל מקום.
  • צמצום עבודה כפולה – המערכת מונעת צורך ליצור מחדש מסמכים דומים, להקליד שוב נתונים קיימים, או לבצע משימות זהות שוב ושוב

• מניעת טעויות אנוש – מנגנוני בקרת קלט, תבניות סטנדרטיות ותהליכי אישור מובנים מצמצמים משמעותית את הסיכוי לטעויות. במקום להעתיק ולעדכן מסמכים קיימים, המערכת מבטיחה שכל מסמך נוצר עם הנתונים הנכונים.
• הגנה מפני איבוד מידע – כל המידע מאוחסן בענן בצורה מאובטחת ונגישה. לא עוד חשש מאובדן קבצים, קריסת מחשבים או עזיבת עובדים עם מידע קריטי.
• ניהול סיכונים פרואקטיבי – מערכת התזכורות מבטיחה שלא יחמיצו תאריכים קריטיים, תוקף חוזים, או משימות חיוניות. ההתראות היומיות הופכות ניהול סיכונים מתגובתי לפרואקטיבי.

המרת ידע אישי לידע ארגוני: המערכת לוכדת את הידע של עובדים בתבניות, תהליכים ומסדי נתונים מובנים. כך הידע נשמר גם כשעובדים עוזבים, והוא זמין לכל הארגון.

תיעוד סיסטמטי של תהליכים – כל פעילות עוברת דרך מערכת מובנית שמתעדת בצורה אוטומטית מי, מתי, מה ואיך. זה יוצר מעקב מלא אחר תהליכים ומאפשר שיפור מתמיד.

בניית בסיס ידע ארגוני – עם הזמן, המערכת צוברת מידע על דפוסים, מגמות וביצועים שיכולים לשמש לקבלת החלטות מבוססות נתונים

מקצועיות בתקשורת חיצונית – טפסים מעוצבים, מסמכים אחידים ותהליכי חתימה חלקים משדרים מקצועיות ויעילות ללקוחות ושותפים חיצוניים.

מהירות מענה משופרת – יכולת לספק מידע, ליצור מסמכים ולהשלים תהליכים בזמן קצר יותר משפרת את רמת השירות ומעלה את שביעות הרצון.

שקיפות ומעקב – לקוחות וגורמים חיצוניים יכולים לעקוב אחר סטטוס בקשותיהם ולקבל עדכונים בזמן אמת, מה שמשפר את האמון והשקיפות.

יכולת הקמה עצמית – המערכת מאפשרת לכל מחלקה לבנות בעצמה את הטפסים, התהליכים והתצוגות בהתאם לצרכיה הייחודיים.

התרחבות הדרגתית – אפשר להתחיל עם שימוש אחד ולהרחיב בהדרגה לתחומים נוספים, כך שההטמעה מתבצעת בקצב שמתאים למחלקה.

אינטגרציה עם תהליכים קיימים – המערכת לא מחליפה כלים קיימים אלא משלימה אותם ומשפרת את היעילות שלהם. למערכת יש גם API לשילוב בתהליכים ממוחשבים אחרים בארגון

חיסכון בעלויות תפעול – צמצום זמן עבודה, הפחתת טעויות ושיפור יעילות מתרגמים לחיסכון כלכלי משמעותי בטווח הארוך.

איחוד פעילויות שונות תחת מערכת אחת – פחות צורך בתוכנות מותאמות אישית או בשירותי ייעוץ לתהליכים בסיסיים.

משאבים זמינים לחדשנות – כשתהליכים שגרתיים מתבצעים בצורה אוטומטית ויעילה, הארגון יכול להקדיש יותר משאבים לפיתוח, שיפור המוצר והתרחבות עסקית.