Sistema avançado de gestão de informações – eficiência e redução de custos
O processo de construção dos formulários digitais, que são o coração do sistema, é simples e rápido: arraste campos de diversos tipos e organize-os no formulário. Qualquer um pode criar um formulário – é realmente uma brincadeira de criança. Desta forma, você pode estabelecer para si mesmo o “sistema dos sonhos”, no qual cada informação fica exatamente como você precisa.
Você terminou de configurar os formulários e deseja gerar documentos a partir deles? Tão simples quanto – pegue um documento do Word, edite nele os detalhes que precisam ser alterados toda vez que for produzido e coloque em seus lugares “espaços reservados” com os nomes dos campos do formulário ({{Data_Assinatura)), {{Nome_Empregado}}, etc.), e pronto. Basta carregá-los no sistema e vincular ao formulário, e você estará pronto para gerar documentos.
Você também precisa enviar documentos para assinatura? simples. Edite o documento apropriado e adicione um espaço reservado para assinatura a ele (semelhante a um espaço reservado para campo – consulte as instruções exatas no artigo de ajuda apropriado) e você estará pronto para as assinaturas.
Não tem tempo para tudo isso? Fale conosco – e construiremos tudo para você durante uma ligação telefônica
Muitos de seus processos de negócios são baseados em informações que precisam ser coletadas e salvas, para que seja fácil encontrá-las quando necessário, adicionar lembretes a elas, gerar relatórios a partir delas, gerenciar certos tipos delas dentro da estrutura de um processo definido e fechado, complementá-lo com assinaturas eletrônicas, etc.
Você pode fazer tudo isso no DocsRobot, pois os preparativos em si são simples e rápidos. No centro do sistema está o mecanismo de criação de formulários, que permite construir formulários digitais que o ajudarão a gerenciar facilmente os processos de negócios. Toda a magia acontece assim que você os cria – o sistema extrai deles automaticamente tudo o que você precisa – constrói para cada tipo de formulário digital uma “tela principal” com uma tabela de “registros” cujas colunas você pode organizar, insere seus campos no “motor de consulta” Para que você possa encontrar rapidamente os registros que construiu a partir dele, gerar a partir dele “relatórios rápidos” no Excel (você também pode definir modelos de relatórios para gerar relatórios em sua estrutura), etc.
O gerador de documentos - economizando tempo
Não apenas isso!
A principal perda de tempo no método copiar/alterar conteúdo geralmente é localizar o documento relevante mais recente e verificá-lo para ter certeza de que é realmente o mais recente e que você não ficou confuso…
No DocsRobot, existe apenas um local onde o modelo do documento é salvo e ninguém duvida que é o modelo mais recente. Você não precisa procurá-lo e não precisa examiná-lo. Caso seja necessário alterá-lo – esta também é uma operação muito simples de editar um documento WORD e carregá-lo como uma atualização no sistema!
Muitas vezes você terá que criar um novo documento do mesmo tipo que criou antes, apenas com novos detalhes.
Copiar outro documento e substituir manualmente seu conteúdo leva muito tempo!
Em vez disso, crie um formulário adequado no sistema apenas uma vez e um documento modelo com “espaços reservados” para substituir. A partir de agora, sempre que quiser criar um novo documento, preencha os dados do formulário e aperte um botão. O preenchimento dos dados no formulário dedicado é muito rápido – você pode extrair dados de listas pré-determinadas, entender o que precisa ser preenchido a partir de uma estrutura ordenada dividida em capítulos, etc. Qualquer pessoa do escritório poderá produzir tal formulário, mesmo que não tenha experiência em trabalhar com MS-WORD, já que não precisa abri-lo. Documentos PDF também podem ser preparados desta forma rapidamente, em vez de criá-los a partir do MS-WORD…
O gerador de documentos – evitando erros e omissões
Além disso, as partes “permanentes” dos seus documentos são tudo menos verdadeiramente permanentes. Você está constantemente aprendendo, se aperfeiçoando, se protegendo… O capítulo “Responsabilidade do Fornecedor” que você usa hoje em seus contratos, tira de você tudo o que realmente aconteceu com você, ou que você ouviu de alguém que aconteceu para ele. Não há como você querer combinar acidentalmente o mesmo episódio de uma década atrás. Você não entendeu nada então…
Uma vez que o sistema permite a atualização simples de documentos modelo – você pode mantê-los sempre atualizados e sempre fazer upload da versão mais recente que tira proveito da experiência acumulada.
Quando você copia um documento anterior para substituir o conteúdo pelo que é relevante para o novo documento – há uma grande chance de você perder alguma coisa;
A data permanecerá a anterior, o destinatário será funcionário de outro cliente (desagradável) e, em casos extremos, poderá ser cometido um erro fatal, como uma mistura de preço que você deu a alguém quando era uma startup, e você nunca consideraria dá-lo a um novo cliente hoje…
Ao preencher um formulário, o sistema protege contra erros: todas as informações aparecem nos campos, com títulos apropriados, e são divididas em capítulos e tópicos; Os valores padrão ajudam a escolher um valor correto sem cometer erros, os campos obrigatórios evitam que você crie um formulário com informações faltantes, etc.
Assinatura digital - removendo obstáculos ao fechamento de um negócio
E se você tiver certeza de que ele já está comprometido e quiser transferir a responsabilidade do processo para ele e economizar mais tempo?
Não tem problema: envie-lhe um link para preencher o formulário de forma independente – ele dedicará tempo a isso, assumirá a responsabilidade pela exatidão e exatidão dos dados e, ao finalizar o preenchimento, passará imediatamente para a etapa de assinatura digital…
Muitos “acordos” exigem um compromisso da outra parte, e podem desaparecer se você enfrentar dificuldades técnicas, como esperar por um documento de termos que chegará a ela posteriormente, para assiná-lo
O sistema permite preencher dados essenciais durante uma ligação, depois realizar o ato de criar o documento e enviá-lo para assinatura com o clique de um botão, enquanto a outra parte ainda está na linha. A outra parte receberá imediatamente um link para assinar, abri-lo no computador ou telefone, assinar e enviar, ainda – enquanto estiver na linha. Agora, ao terminar a conversa com ele, você saberá que ele está comprometido com você – você “fechou” um negócio!
Combine recursos avançados de adulteração e assinatura de documentos em outros sistemas
Precisa assinar partes internas/externas como parte de um processo de aprovação? Um fornecedor externo assinou uma oferta? Esses processos começam nos sistemas corporativos, mas não têm capacidade de assinatura?
Não tem problema – adicione algumas linhas de código ao sistema corporativo, na frente dele utilizando uma API para o sistema DocsRobot, com os dados e informações do destinatário para assinatura. Utilizando o código \e, o sistema corporativo também poderá recuperar o documento após sua assinatura.
Em muitos casos, é-lhe solicitado que crie documentos a partir de dados recolhidos ou introduzidos – por exemplo – no domínio dos contratos.
O sistema permite enviar-lhe informações através de uma interface de programação (API), e criar documentos complexos, baseados em modelos WORD, a partir de todas essas informações…!