1. תמצית מידע
מע' ניהול מידע מאובטחת, בענן, נגישה גם מהמחשב וגם מהנייד, מבוססת טפסים דיגיטליים הניתנים לבנייה עצמאית פשוטה, עם מחולל מסמכים, חתימות אלקטרוניות, התראות, ניהול תהליכי ועוד

משמשת את לקוחותינו לניהול חוזים ומכרזים, לרישום ומעקב אחר דיווחים, ליצירת מסמכים מעוצבים (כמו תעודות), לקבלת חתימה אלקטרונית מגורמים חיצוניים, ועוד...

מה במערכת?

ניהול "רשומות מידע" מסוגים שונים בחלוקה לקטגוריות, באמצעות טפסים דיגיטליים בעיצוב עצמי מהיר וקל

מחולל מסמכי Word/PDF: ממזג המידע מהרשומות אל מסמכי תבנית ב-Word

שליחת המסמכים לחתימה אלקטרונית (כולל ריבוי חותמים, אימות זהות, ועוד)

יצירת תזכורות לתאריכים חשובים, קבלת התראות במייל

הגדרת "תהליכים" לכל קטגוריה, עם "תחנות", וניהול תהליכי של הרשומות

מנוע שאילתות משוכלל לאיתור פשוט של רשומות (כולל חיפושים שמורים)

דוחות Excel מבוססי "תבניות" בעיצוב עצמי מהיר וקל

ממשק תכנותי (API) לשילוב יכולות המערכת (חתימות אלק'. חילול מסמכים, התראות...) - בתהליכים עסקיים קיימים

מטרות שתוכל להשיג

בניהול המידע: חסכון בזמן (הצגה אחידה ומאורגנת, איתור קל...), מניעת "תקלות" (התראות במייל), התייעלות (ניהול תהליכי, דוחות)

כמחולל מסמכים: חסכון בזמן של הפקת מסמכים מורכבים, מניעת טעויות והשמטות (יצירת מסמכי Word ללא שימוש ב Word), ניצול נכון של כ"א (גם עובדים זוטרים יכולים לבצע פעולות מורכבות)

בחתימה אלקטרונית: הקטנת סיכונים (יצירת מחויבות החותם), חסכון בזמן (חתימה מרחוק)

יתרונות ייחודיים של DocsRobot

הכל בבנייה עצמית, בקלות: טפסים, קטגוריות, דוחות

צור ממסמכי ה Word שיש כבר ברשותך את התבניות לכל המסמכים שתיצור מעכשיו באמצעות המחולל

יכולות מתקדמות - תמיכה בנייד, יצירה פשוטה של תבניות מסמך, ריבוי חותמים, אימות זיהוי

2. בנאי הטפסים
בנאי הטפסים

צור בקלות ובמהירות טפסים מסוגים שונים (דוגמאות – חוזה עם ספק, הצהרת בריאות, מעקב אחר מטופלים) – לכל טופס שדות משלו ועיצוב משלו

יצירת טפסים אינטואיטיבית – "גרירה" של שדות (תאריכון, טקסט, רשימת ערכים, וכו'), וארגון שלהם על המסך (הזזה, שינוי גודל...)

השתמש בטבלאות כדי לקלוט מידע טבלאי - תוכל לעצב את חלון עריכה השורה בטבלה בדיוק כמו שאתה מעצב את שאר הטופס

פעולות מתקדמות: חלוקה לפרקים, עיצוב (skin), שימוש בטבלאות, שדות חובה, עיצוב תצוגה מותאמת לנייד, וכו'

לכל טופס - עיצוב משלו...
עיצוב על ידי גרירה/הדבקה, הזזה, מתיחה...
3. המסך הראשי
המסך הראשי - "תא הטייס"

עץ קטגוריות מאפשר ניווט קל - בחירת קטגוריה (חוזים, מכרזים, דיווחים...) -וממנה - בחירת "סוג טופס" מתאים (חוזי רכש, חוזי סודיות,...)

לכל "סוג טופס" מוצגת טבלה מותאמת, עם העמודות ה"חשובות" ביותר, וה"רשומות" שלו

שדה חיפוש מהיר מופיע מעל כל עמודה

מסנן מאפשר ליצור "שאילתות" מתקדמות, משולבות תנאים של "או" ו-"ו" על כל השדות של סוג הטופס

בחר חלק מהרשומות או כולן, ובלחיצת כפתור - צור דוח Excel מתבנית שהכנת מראש

עצי קטגוריות ועמודות מידע מוגדרות לקוח
בנאי שאילתות מתקדם ; הפקת דוחות Excel
4. עורך הרשומות
עורך הרשומות

לכל "סוג טופס" אפשר לקלוט "רשומות" ללא הגבלה, באמצעות "עורך רשומות", שהמבנה שלו זהה לזה של הטופס ממנו נוצר

תמיכה מתקדמת בתצוגה מנייד מאפשרת הפעלה מכל מקום ובכל זמן

בקרת קלט למניעת טעויות – רשימות ערכים סגורות, תאריכונים, פקדי כן/לא, שדות חובה...

ניתן לצרף קבצים מכל סוג; קבצים שהמערכת מחוללת - מתווספים אוטומטית

קבע תזכורות לשדות תאריך לקבלת התראות, יישם ניהול-תהליכי באמצעות סטטוסים

5. מודול תזכורות והתראות
מודול תזכורות והתראות

מודול זה מאפשר קביעה פשוטה של תזכורות לרשומות - לכל שדה מסוג תאריך - עם טווח זמן מראש (30 ימים למשל), שם, תיאור, ורשימת נמענים

המערכת תשלח בתחילת כל יום הודעת מייל מרכזת אחת לכל משתמש שיש לו תזכורות "פעילות" (אלה שלא דווח עדיין שבוצעו)

הודעות המייל מכילות קישורים למערכת

ניתן גם לרשום "דיווח ביניים" להתראה, שיופיע גם במסך ניהול התזכורות במערכת, וגם במייל

מנגנונים נוספים במערכת עושים גם הם שימוש בהתראות - למשל ב"ניהול תהליכי" אפשר לקבוע "סוגי תפקיד" מסויימים שתיווצר להם התראה על שינוי לסטטוס מסוים שבאחריותם

6. יצירת מסמכי Word/PDF
יצירת מסמכי Word/PDF

לכל סוג טופס ניתן לקשר "מסמך תבנית" – שהוא מסמך Word רגיל לחלוטין, שה-"מידע המשתנה" שלו הוחלף ב"שומרי מקום" טקסטואליים פשוטים.

מרגע זה והלאה, מכל רשומה, ניתן לחולל מסמך Word/PDF, בלחיצת כפתור, הממזג את נתוני הרשומה עם מסמך התבנית

בכך מאפשרת המערכת ליצור מסמכי Word בלי להשתמש ב Word!

מסמכי ה PDF יכולים "להמשיך" לחתימה אלקטרונית.

המסמכים שהמערכת מייצרת הם המסמכים שלך, עם המיתוג, הכותרות, וכו'. לא צריך ללמוד מחדש איך ליצור מסמכים

7. חתימה אלקטרונית
חתימה אלקטרונית / דיגיטלית

המערכת מאפשרת לשלוח כל קובץ שנוצר מרשומה באמצעות מחולל המסמכים, להחתמה אלקטרונית

הנמען יקבל הודעת מייל/SMS עם קישור, ממנו יוכל להציג את המסמך המלא, עם מקומ/ות לחתימה

ניתן לחתום עם האצבע (מנייד) או עם עכבר (במחשב)

הגדרת מיקום החתימה בכל מסמך תבנית היא פשוטה מאוד – מוסיפים טקסט {חתימה{____}} בתוך המסמך!

פעולות מתקדמות: ריבוי חתימות במסמך, שליחה למספר נמענים אחד אחרי השני, דרישת צירוף מסמכי אימות (צילום ת.ז., דרכון, רשיון נהיגה)

התשתית שאיתה אנו עובדים - של חברת קומסיין!

8. מודול ניהול תהליכי
מודול ניהול תהליכי

שימוש ב"סטטוסים" לצרך ניהול תהליכי של הרשומות

למשל – אפשר לקבוע ש"חוזים" מוקמים תמיד בסטטוס "טיוטה", העורך שלה מסמן סטטוס "לבדיקת המחלקה המשפטית", והיועץ המשפטי מעבירה לסטטוס "מאושר לחתימה"לאחר הבדיקהו'

הגדרת הסטטוסים -בהקמת המערכת, כולל מעברים מותרים, הגבלה לבעלי תפקיד מסוימים, התראות אוטומטיות, זמני תקן, וכו'

שינוי סטטוס פשוט - מ"תיבת סטטוס" מודגשת בראש הרשומה, עם אפשרות הצגת רשימת "הסטוריית שינויי סטטוס"

ניתן לקבוע "צמדי סטטוסים" שמציגים לא רק את הסטטוס ה"ראשי" (בבדיקת היועמ"ש), אלא גם סטטוס משני שמסביר איך הגיעו לראשי ("נמסר לבדיקה ראשונית", לעומת "הוחזר אחר תיקון")

הסטטוסים של הרשומות מופיעים במסך הראשי, ומשתלבים בדוחות ה Excel ובשאילתות/פילטר

previous arrowprevious arrow
next arrownext arrow

יתרונות עיקריים

יעילות והפחתת עלויות – מע. ניהול מידע מתקדמת

מערכת עשה-זאת-בעצמך – יישום מהיר, מותאם לצרכיך, ללא הוצאות מיותרות
בנה בעצמך טפסים דיגיטליים לנושאים שאתה צריך לנהל – והמערכת, כבאורח קסם, תיצור אוטומטית את כל השאר. קבל מאיתנו תבניות מוכנות מראש. צור בעצמך מסמכי תבנית למחולל המסמכים, תבניות דוח, וכו’
תן להתראות לרדוף אחריך
הוסף תזכורת לכל שדה-תאריך שצריך מעקב. פעם ביום, המערכת תשלח לך מייל מרכז עם כל הנושאים הפתוחים
יכולות ייחודיות מתקדמות
מזג מידע ליצירת מסמכים, שלח לחתימה אלקטרונית, נהל תהליכים באמצעות “תחנות” של סטטוסים, צור דוחות Excel מתבניות, מצא הכל בקלות עם מנוע-שאילתות, הפעל מנגנוני יצירת מסמכים כחלק מתהליכים ארגוניים באמצעות API (למשל מה-ERP לצורך חתימת הסכם)

חסוך זמן והמנע מטעויות – מחולל מסמכים

מחולל המסמכים המובנה פשוט להקמה ולשימוש.

הוא יחסוך לך זמן רב, כי יצירה מאפס של מסמך WORD מורכב לוקחת הרבה זמן, בעוד שיצירה שלו מטופס דיגיטלי היא מהירה מאוד. כמו כן, אין צורך לחפש את העותק העדכני של המסמך מהסוג שאתם רוצים ליצור – המערכת עושה שימוש תמיד במסמך תבנית אחד, והוא תמיד עדכני
היא תמנע ממך טעויות והשמטות – כשאתם מעתיקים מסמך קודם במטרה להחליף בו את “החלקים הנעים” למידע הרלוונטי למסמך שאתם רוצים ליצור – יש סיכוי רב שתפספסו משהו. כשהטופס מאורגן עם שדות חובה, שליפה מרשימה, פרקים וטבלאות – לא תוכלו לפספס שום דבר

הקטנת סיכונים וחסכון בזמן – חתימות אלקטרוניות

הקטנת סיכונים וקידום עסקאות: הרבה “עסקאות” דורשות התחייבות של הצד השני, ועלולות להתפוגג אם תערים בפניו קשיים טכניים. המערכת מאפשרת למלא פרטים מהותיים תוך כדי שיחת טלפון, ואז לבצע את פעולת יצירת המסמך ושליחתו לחתימה בלחיצת כפתור. חתימת הצד השני מהווה התחייבות בעלת משמעות, ומקטינה את סיכוני העיסקה.

חסכון בזמן: במקום להדפיס מסמכים ולשלוח אותם או להפגש עם הגורם החותם, אפשר להחתים בלחיצת כפתור, מיידית. המסמכים החתומים נשמרים אוטומטית תחת הרשומה ממנה נוצרו – לא צריך “לתייק” ו”לשלוף” אותם.

אנחנו משתמשים בתשתית של קומסיין, מאפשרים שכבת-הגנה נוספת כמו מסמכי אימות זהות, ומאפשרים להגדיר סבבי חתימות של גורמים שונים…

מה במערכת? הצג הכל

בנאי-טפסים ומסמכי תבנית: עשה-זאת-בעצמך

DocsRobot היא מערכת מהפכנית, בכך שהיא מאפשרת לך לבנות את "הלב של המערכת", סוגי-הטפסים השונים, באופן עצמאי לחלוטין ובצורה פשוטה. בכל פעם שיוצרים "סוג טופס" חדש כזה (חוזה שכירות, דוח אירוע, נוהל קליטת עובד…), מתרחש "קסם", ולסוג-הטופס הזה נבנים באופן אוטומטי רכיבים שונים שעוזרים לנהל "רשומות" מסוגו – עץ הקטגוריות מציג אותו, נבנה עבורו "מסך ראשי" שאת העמודות שלו אפשר לבחור, במסך מופיע "מסנן" שמאפשר ליצור שאילתות מהשדות שבנינו בטופס, מופיעה אפשרות ליצור "תבנית דוח Excel" עם אותם שדות, וכו'.

קרא עוד...

מחולל מסמכים מבוסס תבניות WORD…

צרו מסמכי Word עם תוכן שחוזר על עצמו, בשבריר מהזמן שלוקח לכם להכין אותם כיום, וללא חשש מטעויות

המסמכים שיווצרו יתבססו על אותם מסמכי WORD שהתרגלתם ליצור בעצמכם ידנית עד היום – ממותגים לעסק שלכם, מעוצבים לפי טעמכם, ומכילים את התוכן הסטנדרטי שהבנתם מזמן שחייבים לכתוב בכל מסמך… כל ההבדל הוא – שתוכלו ליצור אותם בקלות, ולא תחסירו שום דבר.

ניתן ליצור כך חוזים, הצעות מחיר, מכתבי התראה, וכו’

קרא עוד...

החתמה דיגיטלית על המסמכים שיצרתם

כל מסמך שנוצר במערכת - ניתן לבקש לחתום עליו דיגיטלית, בלחיצת כפתור.

מלא פרטי נמען (אימייל, טלפון) - והמסמך יגיע אליו בתוך שניות. הנמען יוכל להציג את המסמך במחשב או בנייד, ולחתום עליו עם האצבע או העכבר.

סגור עסקאות, חסוך זמן ומאמץ, ושמור על בטיחות עובדיך

קרא עוד

תוכנית לעסק זעיר

הרשם לחודש נסיון בתוכנית לעסק הזעיר

מנוי לעסק-זעיר מומלץ עבורך, במידה ואתה רוצה:
  • לעשות יותר מאשר עם המערכת החינמית - להפיק יותר מ-5 מסמכים בחודש, לשמור יותר מ-2 סוגי מסמכים, ליצור יותר ממסמך אחד מטופס בודד, וכו'...
  • לשמור רשומות מהם יצרת טפסים, לשמירת הסטוריה ולשימוש חוזר,
  • להשתמש בדגלים כדי להסתיר/להציג חלקים שלמים במסמך,
  • לחלוק את המערכת עם מורשים נוספים...

תוכנית לעסק בינוני

הרשם לחודש נסיון בתוכנית לעסק בינוני

מנוי לעסק בינוני מומלץ עבורך, במידה ואתה רוצה:

  • לעשות יותר: ליצור עד 60 מסמכים בכל חודש, ליצור עד 30 טפסים שונים, לחבר עד 10 מסמכים לכל טופס
  • להוסיף עוד מורשים לארגון (עד 10), עם תכונות מתקדמות
  • לקבל תמיכה טלפונית

תוכנית לעסק גדול

הרשם לחודש נסיון בתוכנית לעסק גדול

מנוי לעסק-גדול מומלץ עבורך, במידה ואתה רוצה להסיר את כל המגבלות:
  • להפיק מסמכים ללא הגבלה בכל חודש (בהנחת "שימוש נאות"), לנהל סוגי מסמכים ללא הגבלה, ליצור מטופס בודד אוסף מסמכים שונים ללא הגבלה במספר המסמכים באוסף, וכו'...
  • לרשום למערכת מורשים ללא הגבלה...