Utilizações comuns

O que há no sistema?

• Assinatura eletrónica / assinaturas digitais: envio de pedidos de assinatura eletrónica para obter o compromisso prévio da outra parte
• Formulários para troca de informação com entidades externas: formulários para recolha de informação, obtenção de aprovações, distribuição de relatórios online, inquéritos e assinaturas eletrónicas
• Sistema de acompanhamento com lembretes para datas importantes: defina um lembrete para cada data importante, em cada item que gere, e receba todos os dias uma mensagem consolidada por email
• Gestão e preservação de conhecimento crítico: todo o negócio tem informação cuja perda pode ter consequências críticas. Exemplos: preços e condições acordados numa conversa, características de instalação de um sistema complexo, procedimentos de prevenção de riscos no trabalho
• Gestão de contratos e acordos: a gestão correta de contratos evita riscos e perdas, permite concretizar os compromissos obtidos e gera valor para o negócio
• Gerador de documentos simples – para documentos/relatórios complexos (MS-Word/PDF): uma capacidade revolucionária que poupa tempo e evita erros, para quem precisa de produzir repetidamente documentos/relatórios com estrutura semelhante mas conteúdo variável – orçamentos, resumos de intervenções de assistência, registo de horas de trabalho por projeto, etc.

Benefícios para o negócio:

• Poupança de tempo e aumento da eficiência: automação de processos repetitivos, centralização da informação e acesso rápido, redução de trabalho duplicado
• Proteção contra riscos e melhoria da fiabilidade: prevenção de erros humanos, proteção contra perda de informação, gestão proativa de riscos
• Preservação de conhecimento e dos ativos de informação: construção de uma base de conhecimento organizacional, conversão de conhecimento individual em conhecimento organizacional
• Melhoria da experiência do cliente e da reputação organizacional: profissionalismo na comunicação externa, maior rapidez de resposta
• Poupança financeira – recursos disponíveis para a inovação

Exemplos
Exemplos de conhecimento interno importante: • acordos e contratos (acompanhamento de términos, exercício de opções, fim de garantias…) | • visitantes no stand do negócio numa feira | • itens emprestados a terceiros | • registo de horas de trabalho por projeto | • registo de reuniões com um consultor | • acompanhamento de manutenção de equipamento
Exemplos de informação importante trocada com entidades externas: [recolha de informação] dados de visitante à entrada de um edifício seguro | pedido de assistência | encomenda de serviço • | • [aprovações] aprovação de um orçamento enviado ao cliente • | • [formulários de inquérito] formulário de inscrição num evento que organizo | • inquérito de satisfação | • dados de candidato a emprego • | • [relatórios online] resumo mensal de intervenções

As principais vantagens do DocsRobot
serviço na nuvem consolidado, económico | • intuitivo e fácil de usar tanto para quem cria formulários, como para quem os usa para introduzir dados – para implementação imediata | • sistema “faça você mesmo” simples e rápido de instalar – desde o uso de um construtor de formulários sofisticado e intuitivo, passando pelo uso de modelos Word/Excel, até à configuração fácil de vistas alternadas (relatórios rápidos) | • mecanismos diversos permitem extrair grande valor da informação acumulada – pesquisa rápida, construtor de consultas avançado, relatórios Excel (imediatos e baseados em modelos), etc.… | • suporte para trabalho a partir do telemóvel com adaptação da vista | • uma variedade de capacidades inovadoras para o mundo dos formulários eletrónicos, que não encontrará em nenhum outro sistema de formulários!

O sistema separa o preenchimento dos dados dinâmicos (aqueles que mudam de uma assinatura para outra) da ação de assinatura sobre o documento, obtendo assim vantagens substanciais:

• A introdução dos dados é feita num formulário eletrónico organizado e claro, com validação de entrada e capacidades avançadas. Não é preciso copiar um documento anterior e editá-lo de novo!
• É possível pedir ao signatário que introduza os dados – poupa tempo e evita erros! O signatário não tem de procurar os campos saltando por um documento complexo, nem de se irritar por não ter espaço suficiente para escrever tudo. É-lhe também mais fácil compreender quais são os pontos principais a que se compromete, em vez de os procurar dentro do documento…
• A assinatura é feita sobre um documento PDF limpo, sem “quadrados” estranhos com conteúdo cortado ou assinaturas que aparecem numa posição sem sentido!
• O documento para assinatura constrói-se uma só vez como “modelo” – um ficheiro Word normal.
• O pedido de assinatura é enviado como uma ligação, e a assinatura é feita a partir do computador (rato) ou do telemóvel (dedo), sobre a infraestrutura da empresa israelita Comsign!

Benefícios principais para o negócio:

• Poupança de tempo e aumento da eficiência: automação de processos repetitivos
• Proteção contra riscos: obtenção do compromisso da outra parte através da assinatura
• Melhoria da experiência do cliente e da reputação organizacional: um processo de assinatura cómodo

Adaptado à pequena empresa

• Instalação simples – em minutos – em 2 ações pontuais:
  • Abre-se o documento Word que se pretende assinar – substituem-se os seus “valores variáveis” por marcadores de posição (como {{nome_colaborador}}), acrescenta-se uma “linha de assinatura” com outro marcador (assinatura: {|___________|}) e guarda-se como “documento modelo” no sistema.
  • Cria-se facilmente um formulário eletrónico com os mesmos campos, através do “construtor de formulários”, e liga-se ao documento-modelo
• Também no preço: calculado em função do número de licenças e do número de documentos assinados por mês

Capacidades avançadas do sistema

• É possível integrar no formulário dados complexos, como imagens e tabelas
• Suporte para múltiplos signatários
• É possível exigir que o signatário anexe documentos de identificação
• É possível exigir que o signatário introduza uma palavra-passe enviada para um meio de contacto verificado

Tipos de ações/formulários e exemplos

• Formulários de recolha de informação (como o registo de um visitante à entrada de um edifício seguro, a obtenção de dados de um visitante numa feira…) – pode definir quais os dados que você introduz antes do envio, e quais os dados que o destinatário introduz
• Formulários preparatórios para assinatura eletrónica (por exemplo – contratos…) – uma comodidade revolucionária graças à separação entre a introdução dos dados no formulário e a assinatura sobre o documento
• Formulários de aprovação com botão “aprovar” incorporado (aprovação de participante…)
• Formulários de relatório online apenas para visualização (relatório mensal de operações de manutenção…)
• Formulários de inquérito – publicação de uma ligação aberta a todos (proposta de melhoria…)

Os benefícios para a organização

• Melhore a eficiência e a fiabilidade dos dados que recolhe, sobretudo quando provêm de uma entidade externa
• Enorme poupança de tempo na gestão corrente (formulários organizados para captar e apresentar informação, suporte em dispositivos móveis, construtor de consultas para localização rápida…)
• Os formulários acrescentam à reputação do seu negócio!

As principais vantagens do DocsRobot

• Formulários bem concebidos, organizados, simples de preencher, com suporte para apresentação no telemóvel
• Capacidades avançadas na construção de formulários – preenchimento prévio antes do envio com bloqueio do lado do destinatário, definição de campos obrigatórios e campos ocultos, apresentação de resultados de cálculo através de fórmulas
• Intuitivo e fácil de usar tanto para quem cria formulários como para quem os usa para introduzir dados
• Sistema “faça você mesmo” simples e rápido de instalar – desde o uso de um construtor de formulários sofisticado e intuitivo, passando pelo uso de modelos Word/Excel, até à configuração fácil de vistas alternadas (relatórios rápidos)
• Serviço na nuvem consolidado, económico
• Gerador de documentos incorporado, bem como um sistema incorporado para assinatura eletrónica
• Mecanismos diversos permitem extrair grande valor da informação acumulada – pesquisa rápida, construtor de consultas avançado, relatórios Excel (imediatos e baseados em modelos), etc.…

Como é que o gerador de documentos ajuda a minha organização?

• Os seus documentos transformam-se em informação, e informação é poder! O DocsRobot recolhe primeiro a informação e depois transforma-a em documento, e essa informação pode ter muitos usos (pesquisas, relatórios, vistas em tabela, resumo do documento num formulário eletrónico…)
• Prevenção de riscos e contratempos – em vez de “substituir” valores num documento antigo e desatualizado, introduza-os num formulário organizado e estruturado, e crie o documento complexo com um clique – usando um modelo atualizado
• Poupança de tempo – antes de mais, acelerando o processo de criação repetida de documentos semelhantes através da introdução da sua informação num formulário, mas também: localização rápida através da divisão em categorias e de mecanismos de pesquisa baseados na informação dos campos, compreensão rápida da essência do documento a partir da visualização de um formulário conciso ou até das vistas em tabela alternadas no ecrã principal…

Como se ativa a magia do “gerador de documentos”?

• Passo 1 (uma só vez) – preparação do modelo do documento: um ficheiro Word com marcadores de posição
• Passo 2 (uma só vez): preparação de um formulário eletrónico correspondente (com o construtor de formulários)
• A partir de agora – crie repetidamente documentos deste tipo com facilidade, sem usar o Word

As principais vantagens do DocsRobot

• É possível criar documentos WORD sem abrir o WORD!
• Os documentos são criados a partir da introdução de valores em campos – mecanismos diversos permitem extrair grande valor desta informação, algo que não existe no mundo dos documentos – vistas em tabela alternadas de informação concisa, consultas avançadas, relatórios Excel…
• Serviço na nuvem consolidado, económico
• Intuitivo e fácil de usar | • formulários bem concebidos, organizados, simples de preencher, com suporte para apresentação no telemóvel
• Sistema “faça você mesmo” simples e rápido de instalar
• Mecanismos para construir formulários com capacidades avançadas – definição de campos obrigatórios e campos ocultos, apresentação de resultados de cálculo através de fórmulas…

Benefícios principais para a organização:

• Melhore a eficiência e a fiabilidade dos dados que recolhe
• Enorme poupança de tempo na gestão corrente (formulários organizados para captar e apresentar informação, suporte em dispositivos móveis, construtor de consultas para localização rápida…)
• Os formulários acrescentam à reputação do seu negócio – quem vê uma comunicação organizada e eficiente fica com boa impressão e acredita que essa eficiência se reflete em todas as operações da organização