Benefícios principais

Benefícios:

• Automação de processos repetitivos – o sistema substitui o trabalho manual por mecanismos automáticos: criação de documentos a partir de modelos, recolha de informação em formulários estruturados e gestão de processos de aprovação. Em vez de desperdiçar tempo em tarefas rotineiras, a equipa pode concentrar-se em atividades mais produtivas.
• Centralização da informação e acesso rápido – toda a informação é armazenada num só lugar com mecanismos de pesquisa avançados. Os colaboradores podem encontrar informação em segundos, em vez de procurar em emails, pastas ou documentos físicos. O suporte para dispositivos móveis permite o acesso à informação a partir de qualquer lugar.
• Redução de trabalho duplicado – o sistema evita a necessidade de recriar documentos semelhantes, de voltar a digitar dados existentes, ou de executar tarefas idênticas repetidamente.

Meios para alcançar estes benefícios:

• Serviço na nuvem com suporte para apresentação no telemóvel – acessível em qualquer lugar
• Formulários bem organizados – tanto a introdução rápida de dados como uma apresentação concisa e clara de informação complexa
• Vistas alternadas de informação concisa no ecrã principal de cada tipo de formulário
• Mecanismos de pesquisa avançados
• Gerador de documentos – crie documentos complexos e repetitivos introduzindo os seus dados em formulários, em vez da sua edição manual no WORD
• Envio de documentos para assinatura eletrónica com um clique, em vez de imprimir e assinar manualmente
• Relatórios Excel com ligações abríveis para os registos e os ficheiros! Excelente para reuniões com vários participantes
• Formulários online para troca de informação com entidades externas sem usar documentos – receção de informação (preenchem por si), relatórios, aprovações, inquéritos…

Benefícios:

• Prevenção de erros humanos – mecanismos de validação de entrada, modelos padronizados e processos de aprovação incorporados reduzem significativamente a probabilidade de erros. Em vez de copiar e atualizar documentos existentes, o sistema garante que cada documento é criado com os dados corretos.
• Proteção contra a perda de informação – toda a informação é armazenada na nuvem de forma segura e acessível. Acabou o receio de perder ficheiros, de avarias de computadores ou da saída de colaboradores com informação crítica.
• Gestão proativa de riscos – o sistema de lembretes garante que não se falham datas críticas, validades de contratos ou tarefas essenciais. Os alertas diários transformam a gestão de riscos de reativa em proativa.

Meios para alcançar estes benefícios:

• Sistema de lembretes avançado: alerta diário consolidado por email para assuntos em aberto, definição de um lembrete para cada data importante em cada item que se gere, acompanhamento da validade de contratos e de datas críticas, prevenção de tarefas e datas essenciais falhadas
• Controlo de qualidade e prevenção de erros: validação de entrada avançada nos formulários, uso de modelos padronizados em vez de edição manual, separação entre a introdução de dados e a assinatura de documentos, prevenção de omissões e erros em documentos repetitivos, envio de formulários para preenchimento por entidades externas – para informação que conhecem melhor
• Segurança e controlo de acessos: controlo de acessos sofisticado com permissões adaptadas, grupos de permissões definíveis, proteções dos formulários para entidades externas, exigência de documentos de identificação e palavras-passe para assinatura
• Cópia de segurança e preservação de informação: armazenamento seguro na nuvem, proteções no mundo dos documentos, preservação automática de toda a informação captada, prevenção da perda de informação crítica

Conversão de conhecimento individual em conhecimento organizacional: o sistema capta o conhecimento dos colaboradores em modelos, processos e bases de dados estruturadas. Assim, o conhecimento preserva-se mesmo quando os colaboradores saem, e fica disponível para toda a organização.

Documentação sistemática dos processos – cada atividade passa por um sistema estruturado que documenta automaticamente quem, quando, o quê e como. Isto cria um acompanhamento completo dos processos e permite uma melhoria contínua.

Construção de uma base de conhecimento organizacional – com o tempo, o sistema acumula informação sobre padrões, tendências e desempenho que pode servir para a tomada de decisões baseada em dados

Meios para alcançar estes benefícios:

• Repositório central de informação: uma base de dados central para toda a informação organizacional, conversão de documentos em informação estruturada em campos, preservação de informação crítica cuja perda pode ter consequências graves, registo de preços, condições e características acordados em conversas
• Modelos e processos padronizados: criação de modelos Word/PDF para reutilização, preservação de procedimentos de prevenção de riscos no trabalho, documentação de instruções de operação e especificações técnicas, criação de uma base de conhecimento a partir de modelos e formulários
• Mecanismos “faça você mesmo”: construtor de formulários para documentar processos, construtor de vistas de tabela, construtor de pesquisas guardadas, construtor de mapas de estado e de processos
• Documentação e pesquisa avançada: localização rápida de informação com base em campos estruturados, divisão em categorias personalizadas, conservação de um histórico completo das atividades, possibilidade de criar relatórios com base na informação acumulada

Profissionalismo na comunicação externa – formulários bem concebidos, documentos uniformes e processos de assinatura fluidos transmitem profissionalismo e eficiência aos clientes e parceiros externos.

Maior rapidez de resposta – a capacidade de fornecer informação, criar documentos e concluir processos em menos tempo melhora o nível de serviço e aumenta a satisfação.

Transparência e acompanhamento – clientes e entidades externas podem acompanhar o estado dos seus pedidos e receber atualizações em tempo real, o que melhora a confiança e a transparência.

Meios para alcançar estes benefícios:

• Sistema de assinatura digital avançado: separação entre o preenchimento dos dados e a assinatura sobre o documento, assinatura sobre um documento PDF limpo sem “quadrados” estranhos, suporte para múltiplos signatários com um processo faseado, possibilidade de obter um compromisso imediato durante uma chamada telefónica.
• Formulários profissionais para entidades externas: formulários bem concebidos e organizados para recolha de informação, formulários de relatório online apenas para visualização, formulários de aprovação com botão de aprovação incorporado, formulários de inquérito com publicação de ligação aberta
• Comunicação organizada e eficiente: apresentação da informação de forma profissional e clara, marca da empresa nos documentos e formulários, fluxos de trabalho fluidos e rápidos, resposta imediata a pedidos e consultas

Capacidade de instalação autónoma – o sistema permite que cada departamento construa por si próprio os formulários, os processos e as vistas de acordo com as suas necessidades específicas.

Expansão gradual – é possível começar com uma única utilização e expandir gradualmente para outras áreas, de forma que a implementação se faz ao ritmo que convém ao departamento.

Integração com processos existentes – o sistema não substitui as ferramentas existentes, mas complementa-as e melhora a sua eficiência. O sistema tem também uma API para integração noutros processos informatizados da organização.

Meios para alcançar estes benefícios:

• Mecanismos “faça você mesmo”: construtor de formulários avançado para adaptação a necessidades específicas, construtor de modelos de relatório personalizados, construtor de vistas de tabela alternadas, construtor de pesquisas guardadas segundo critérios personalizados
• Adaptação a diferentes tipos de processo: mapas de estado adaptados a cada tipo de processo, grupos de permissões flexíveis por funções e necessidades, possibilidade de definir diferentes processos de aprovação, adaptação a diversos tipos de documentos e contratos
• Facilidade de instalação e adaptação: instalação autónoma simples e rápida, edição de modelos em documentos Word normais, alteração e adaptação do sistema sem dependência do fornecedor, início com uma única utilização e expansão gradual
• Flexibilidade técnica: integração de conteúdos complexos como imagens e tabelas, deteção automática da posição das assinaturas nos documentos, suporte para diferentes formatos (Word, PDF), adaptação a diferentes dispositivos (computador, telemóvel)

Poupança nos custos operacionais – a redução do tempo de trabalho, a diminuição de erros e a melhoria da eficiência traduzem-se numa poupança económica significativa a longo prazo.

Unificação de diferentes atividades sob um único sistema – menos necessidade de software personalizado ou de serviços de consultoria para processos básicos.

Recursos disponíveis para a inovação – quando os processos rotineiros são executados de forma automática e eficiente, a organização pode dedicar mais recursos ao desenvolvimento, à melhoria do produto e à expansão do negócio.

Meios para alcançar estes benefícios:

• Poupança no tempo de trabalho: o gerador de documentos poupa horas de trabalho manual, os formulários organizados encurtam os tempos de introdução de informação, a localização rápida de informação poupa tempo de pesquisa, a automação de processos repetitivos
• Redução dos custos operacionais: instalação autónoma sem necessidade de desenvolvimento externo, adaptações autónomas, redução dos custos de impressão e envio de documentos, poupança nos custos de erros e enganos
• Melhoria operacional mensurável: prevenção da perda de oportunidades de negócio por datas falhadas, concretização de benefícios contratuais que antes eram esquecidos, redução dos tempos de espera dos clientes pela receção de documentos, melhoria da eficiência da equipa de serviço e de vendas
• Prevenção de perdas: prevenção de multas e custos por falhar datas críticas, redução de riscos jurídicos nos contratos, prevenção da perda de informação crítica e dos custos da sua recuperação, redução dos custos de erros em processos importantes
• Aumento da capacidade do negócio: capacidade de lidar com mais carga sem aumentar a equipa, libertação de tempo para atividades mais rentáveis, melhoria da qualidade do serviço, o que permite cobrar mais, capacidade de oferecer serviços digitais adicionais aos clientes