Capacidades principais

Lembretes e alertas por email

Vê uma data importante num item que está a criar? Marque a data para lembrete e esqueça-a • Todos os dias, o sistema analisa todos os itens e envia um email consolidado com todos os assuntos "em aberto" dos mesmos. • Já não precisa do lembrete? Registe a execução e o sistema deixará de o lembrar. Esta é a base, e por cima dela - imensas capacidades avançadas...

Como funciona?

  • Defina facilmente lembretes para qualquer data importante em qualquer item, com um clique, com um ou mais destinatários, e um intervalo de tempo
  • Uma vez por dia, de manhã, o sistema analisa todos os itens e envia um email consolidado com todos os assuntos “em aberto” dos mesmos. Já não precisa do lembrete? Registe a execução e o sistema deixará de o lembrar
  • Todos os meus lembretes posso também vê-los num ecrã central do sistema – divididos em lembretes ativos, futuros e também históricos (encerrados)
  • Exemplo: se um contrato de arrendamento que introduzi no sistema tem um “prazo final para o exercício de uma opção” a 31.12, e eu pedir um lembrete 60 dias antes, a partir de 01.10 verei este “evento” no email diário consolidado de alertas. Se enviei ao senhorio uma carta de “exercício de opção” a 12.10, e recebi a sua confirmação a 13.10, poderei “desligar” o lembrete a 14.10, e deixarei de o ver no email (mas continuarei a receber lembretes para assuntos cuja execução não registei)

Características básicas dos lembretes: • múltiplos destinatários (com distinção entre os que são “para ação” e os que são “para conhecimento”) • o sistema gera títulos automáticos para os alertas e os seus itens para que seja fácil compreender de que se trata • a alteração da data desloca os lembretes associados a ela • o email de alertas apresenta o estado do tratamento e as observações dos restantes destinatários…

Capacidades avançadas adicionais:

  • Cada destinatário pode registar “ações que executou” (relatórios intermédios); todos os relatórios de todos são apresentados a todos os destinatários do mesmo alerta – tanto no email como no ecrã de gestão de alertas
  • Um destinatário pode “desligar” os alertas dos restantes destinatários (requer permissão) – assim “avisa-se o gestor” de que não há mais com que se preocupar…
  • É possível “adiar” alertas (snooze) por um período de tempo definido (não aparecerão no email, nem no ecrã de lembretes, mas voltarão automaticamente)
  • Os lembretes são criados também automaticamente pelo sistema numa variedade de casos – e “beneficiam” das mesmas capacidades

Mecanismo incorporado de um gerador de documentos revolucionário (MS-Word/PDF)

Tem de produzir repetidamente documentos com estrutura semelhante mas dados diferentes, como contratos uniformes, relatórios mensais, aprovações e resumos...? Com o DocsRobot poderá produzir esses documentos repetitivos com rapidez, sem erros e sem usar o WORD de todo, a partir de formulários eletrónicos organizados, de forma que a sua informação fica guardada como campos numa base de dados central, com possibilidades de apresentação em tabela, localização simples, criação de relatórios, etc. Os seus documentos transformam-se em informação, e informação é poder!

Como é que o gerador de documentos ajuda a minha organização?

  • Prevenção de riscos e contratempos – em vez de “substituir” valores num documento antigo e desatualizado, introduza-os num formulário organizado e estruturado, e crie a partir deles um documento complexo com um clique – o sistema funde-os sempre no modelo atualizado
  • Poupança de tempo – antes de mais, a criação de um documento é muito mais rápida quando a informação se introduz num formulário, e não no próprio documento! No mesmo contexto: localização rápida através de catalogação e de mecanismos de pesquisa nos campos, compreensão rápida da essência do documento a partir da visualização de um formulário conciso e das vistas em tabela alternadas no ecrã principal…

Como se ativa a magia do “gerador de documentos”?

  • Passo 1 (uma só vez) – preparação do modelo do documento: pegue num ficheiro Word que tenha usado até hoje e substitua nele o “conteúdo variável” por marcadores de posição textuais – “Eu, {{nome_colaborador}}, declaro pela presente que…”
  • Passo 2 (uma só vez): preparação de um formulário eletrónico correspondente (com o construtor de formulários) – para cada “marcador de posição” que criou no documento – crie um “campo” correspondente (por exemplo – um campo de texto chamado “nome do colaborador”)
  • A partir de agora – crie repetidamente documentos deste tipo com facilidade, sem usar o Word! Preencha os dados nos campos do formulário e, com um único clique – tem o seu documento…

Vantagens adicionais do gerador de documentos do DocsRobot

  • Sim, é possível criar documentos WORD sem abrir o WORD! Mesmo documentos longos e complexos, com rapidez…
  • Os documentos transformam-se em informação valiosa: o sistema recolhe primeiro a informação num formulário e depois transforma-a em documento; mecanismos diversos no sistema permitem extrair grande valor desta informação, algo que não existe no mundo dos documentos – vistas em tabela alternadas de informação concisa, resumo do documento num formulário eletrónico, pesquisa rápida e consultas avançadas, relatórios Excel…
  • Serviço na nuvem consolidado, económico
  • Intuitivo e fácil de usar – pode ser implementado de imediato
  • Formulários bem concebidos, organizados, simples de preencher, com suporte para apresentação no telemóvel
  • Sistema “faça você mesmo” simples e rápido de instalar
  • Mecanismos para construir formulários com capacidades avançadas – definição de campos obrigatórios e campos ocultos, apresentação de resultados de cálculo através de fórmulas…
  • Integre o gerador de documentos com processos de outros sistemas através de interfaces API

Mecanismo incorporado revolucionário para assinaturas eletrónicas

Para quem envia repetidamente documentos para assinatura, com estrutura semelhante mas conteúdo variável (contratos de cliente, por exemplo) - trata-se de uma verdadeira revolução! A instalação do sistema - através do acréscimo de "marcadores de posição" para os campos e as assinaturas dentro do documento WORD destinado a assinatura! O preenchimento dos detalhes para fusão com o documento - num formulário eletrónico organizado, e não em "quadrados" sobre o documento!

O processo de assinatura revolucionário e as suas vantagens para o signatário e para o remetente

  • O sistema separa o preenchimento dos dados (no formulário) da ação de assinatura (no documento)
  • A introdução dos dados – num formulário eletrónico organizado e claro, com validações. Não é preciso copiar um documento anterior e editá-lo de novo no Word!
  • É possível pedir ao signatário que introduza os dados: poupa tempo e evita erros! Neste caso, o signatário não tem de procurar os campos saltando por um documento complexo, nem de se irritar por não ter espaço suficiente. É-lhe também mais fácil compreender quais são os pontos principais a que se compromete, em vez de os procurar dentro do documento…
  • A assinatura é feita sobre um documento PDF limpo, sem “quadrados” estranhos com conteúdo cortado ou assinaturas que aparecem numa posição sem sentido!
  • O documento para assinatura constrói-se uma só vez como modelo Word, com todas as suas capacidades avançadas e com a marca da empresa, e a partir desse momento – envia-se repetidamente para assinatura com dados variáveis que se fundem nele automaticamente. Todos os documentos são sempre criados a partir de um único modelo, atualizado.
  • Definir a posição da assinatura e dos campos no documento para assinatura é extremamente simples – através de “marcadores de posição” textuais…
  • O pedido de assinatura é enviado como uma ligação, e a assinatura é feita a partir do computador (rato) ou do telemóvel (dedo), sobre a infraestrutura da empresa israelita Comsign!

Adaptado à pequena empresa – tanto no preço como na simplicidade da instalação

  • Instalação simples – em minutos – em 2 ações pontuais:
    1. Abre-se um documento Word destinado a assinatura, substituem-se os seus “valores variáveis” por marcadores de posição (como {{nome_colaborador}}), acrescenta-se um marcador de posição para cada signatário (assinatura: {|_____|}) e guarda-se como “modelo” no sistema.
    2. Cria-se facilmente um formulário eletrónico correspondente com os mesmos campos, através do “construtor de formulários”.
  • O sistema é adaptado à pequena empresa também no preço, que é calculado em função do número de licenças e do número de documentos assinados por mês…

Capacidades avançadas do sistema

  • É possível integrar no formulário dados complexos, como imagens e tabelas
  • Se o conteúdo integrado fizer a assinatura “deslizar” para baixo – o sistema deteta automaticamente a sua nova posição.
  • Há suporte para múltiplos signatários – apenas o primeiro na ordem dos signatários recebe uma notificação no início; o seguinte recebe uma notificação depois de o primeiro signatário ter assinado, e vê as assinaturas dos que o precederam…
  • É possível exigir que o signatário anexe documentos de identificação
  • É possível exigir que o signatário introduza uma palavra-passe enviada para um meio de contacto verificado

Uma variedade de "construtores" para uma instalação autónoma simples e rápida

É possível construir todos os componentes do sistema de forma autónoma, com facilidade e rapidez: formulários, ecrãs principais, modelos de documento, modelos de relatório, mapas de estados, grupos de permissões...

  • Formulários: através do arrastamento de campos de tipos diversos para a área do formulário, da sua deslocação e da definição do seu tamanho. Nos formulários é também possível: dividir em secções e tabelas, escolher um aspeto (skin), definir um “nome automático” a partir dos valores dos campos… Nos campos é também possível: definir valores predefinidos, efetuar cálculos, definir condições de apresentação/ocultação…
  • Ecrãs principais: preparar vistas alternadas, “pesquisas guardadas”, árvore de categorias,…
  • Modelos de documento: documentos WORD nos quais se substitui o “conteúdo variável” por “marcadores de posição” textuais e, se forem também necessárias assinaturas eletrónicas, acrescentam-se nesses mesmos documentos “linhas de assinatura” (assinatura: {|___________|})
  • Com o módulo de relatórios: modelos de relatório em Excel
  • Com o módulo de gestão de processos: transições de estado permitidas, e opções avançadas de cada estado e de cada “ação” de mudança de estado.
  • Com o módulo “permissões avançadas”: grupos de permissões e o seu mapeamento para os diferentes tipos de itens

Formulários de troca de informação com entidades externas

É assim que se constrói reputação: quem vê uma comunicação organizada e eficiente fica com boa impressão e acredita que essa eficiência se reflete em todas as operações da organização. Utilizações comuns: formulários de recolha de informação, formulários que conduzem a assinatura eletrónica, formulários de obtenção de aprovação, formulários de relatório online, formulários de inquérito

Tipos de ações/formulários e exemplos

  • Formulários de recolha de informação (como o registo de um visitante à entrada de um edifício seguro, a obtenção de dados de um visitante numa feira…) – pode definir quais os dados que você introduz antes do envio, e quais os dados que o destinatário introduz
  • Formulários preparatórios para assinatura eletrónica (por exemplo – contratos…) – uma comodidade revolucionária graças à separação entre a introdução dos dados no formulário e a assinatura sobre o documento
  • Formulários de aprovação com botão “aprovar” incorporado (aprovação de um orçamento que a empresa enviou…)
  • Formulários de relatório online apenas para visualização (como um relatório mensal de operações de manutenção…)
  • Formulários de inquérito – publicação de uma ligação aberta a todos (proposta de melhoria…)

Os benefícios para a organização

  • Melhore a eficiência e a fiabilidade dos dados que recolhe, sobretudo quando provêm de uma entidade externa
  • Enorme poupança de tempo na gestão corrente (formulários organizados para captar e apresentar informação, suporte em dispositivos móveis, construtor de consultas para localização rápida…)
  • Os formulários acrescentam à reputação do seu negócio – quem vê uma comunicação organizada e eficiente fica com boa impressão e acredita que essa eficiência se reflete em todas as operações da organização

As principais vantagens do DocsRobot

  • Formulários bem concebidos, organizados, simples de preencher, com suporte para apresentação no telemóvel
  • Capacidades avançadas na construção de formulários – preenchimento prévio antes do envio com bloqueio do lado do destinatário, definição de campos obrigatórios e campos ocultos, apresentação de resultados de cálculo através de fórmulas…
  • Intuitivo e fácil de usar tanto para quem cria formulários como para quem os usa para introduzir dados
  • Sistema “faça você mesmo” simples e rápido de instalar – desde o uso de um construtor de formulários sofisticado e intuitivo, passando pelo uso de modelos Word/Excel, até à configuração fácil de vistas alternadas (relatórios rápidos)
  • Serviço na nuvem consolidado, económico
  • Gerador de documentos incorporado
  • Sistema incorporado para assinatura eletrónica
  • Mecanismos diversos permitem extrair grande valor da informação acumulada – pesquisa rápida, construtor de consultas avançado, relatórios Excel (imediatos e baseados em modelos), etc.…

Mecanismos para a introdução rápida de informação e a sua recuperação cómoda a partir de qualquer lugar

O sistema foi concebido para a adição rápida de "itens de informação" de qualquer tipo, incluindo complexos, e para a sua apresentação a partir do computador ou do telemóvel, de forma clara que incentiva a utilização. Informação é poder, sobretudo quando está na palma da sua mão, em qualquer lugar e a qualquer momento. Só é preciso que seja fácil registá-la e recuperá-la!

Na base do sistema estão os formulários eletrónicos. Estes dividem-se em diferentes tipos e cada tipo está associado a uma ou mais categorias

  • A árvore de categorias no ecrã principal permite navegar com facilidade e rapidez entre os tipos de formulário, e apresentar o “ecrã principal” de cada tipo de formulário
  • Adição rápida: navegue até ao tipo de formulário adequado e crie a partir daí um “novo registo”. Como cada tipo de formulário tem a sua própria estrutura (com campos e secções) – poderá adicionar apenas os dados necessários, sem campos supérfluos, e com validação de dados.
  • A estrutura do formulário constitui também uma “vista concisa” clara do registo – que permite uma compreensão rápida e evita a necessidade de abrir documentos relacionados complexos

O que mais ajuda à utilização rápida?

  • Cada ecrã principal de cada tipo de formulário tem “vistas em tabela” entre as quais se pode alternar com um clique. Cada uma apresenta colunas com um determinado “tema” (“validade do contrato”, “características do projeto”…). Assim é possível visualizar de imediato os dados que nos interessam em relação aos registos apresentados, sem “abrir” cada um separadamente…
  • Faça uma filtragem dos dados apresentados no ecrã principal através dos controlos de pesquisa acima das colunas da tabela, ou através do construtor de consultas avançado.
  • O ecrã não apresenta todos os dados? Gere um relatório Excel com mais um clique – completo ou baseado num modelo
  • Em todos os ecrãs há suporte total para dispositivos móveis – com uma adaptação ideal da apresentação