O sistema de gestão de contratos mais estabelecido do país, numa versão nova e melhorada!

Defina lembretes para cada data importante e receba uma notificação diária de todas as questões em aberto, com uma ligação para o contrato no sistema. Comunique a execução para parar as notificações; registe relatórios intercalares que todos podem ver. Partilhe o progresso e o estado com outros.

• Uma árvore de categorias serve para navegar entre os tipos de contratos.
• Para cada tipo de contrato é apresentada uma tabela cuja estrutura é definida pelo utilizador; é possível alternar entre diferentes “visualizações” para ver de imediato o que é importante.
• Essa mesma tabela permite uma pesquisa rápida.
• É também possível criar facilmente consultas avançadas, guardá-las/carregá-las e gerar relatórios a partir delas.

• Gere vez após vez documentos de contrato com uma estrutura semelhante, com facilidade e sem omissões – fundindo os seus dados, introduzidos em formulários eletrónicos, com modelos Word.
• Crie documentos Word complexos sem abrir o Word.
• Crie um PDF a partir do Word e envie para assinaturas eletrónicas.
• Capacidades avançadas: por exemplo – transferir para a parte B para correções e carregar uma versão final para a continuação do processo….

Em poucos minutos poderá instalar um sistema de assinaturas sobre os contratos, que parece ter exigido anos de trabalho e que é, ao mesmo tempo, muito cómodo para os signatários

• Defina processos de assinatura para os contratos com facilidade, determinando posições de assinatura textuais dentro de um modelo Word, sem qualquer nova curva de aprendizagem!
• Os dados que o sistema integra no documento são introduzidos num formulário eletrónico organizado e claro, com controlo de entrada (como campos de lista, seletores de data), e não em “quadrados” sobre o documento, e sem sequer abrir o WORD.
• Envie um pedido de assinatura com o premir de um botão, a um signatário ou a múltiplos signatários…
• O documento a assinar é limpo e profissional, e está formatado como todos os restantes documentos da organização – sem “quadrados” estranhos de conteúdo cortado ou assinaturas que surgem numa posição sem lógica.
• Se necessário, peça aos signatários que anexem prova de identidade.
• Se necessário, peça aos signatários que introduzam eles próprios parte dos dados – por exemplo, os seus dados de identificação.
• Capacidades avançadas: realize uma ronda de alterações ao contrato e envie a última versão acordada para assinaturas; digitalize documentos assinados manualmente fora da organização e transfira-os para assinatura eletrónica interna…

O sistema analisa todas as manhãs todos os contratos e encontra aqueles cuja data de fim já passou. Se o contrato tiver definida uma renovação automática (e as condições permitirem tal renovação; por exemplo, não se tratar de uma quinta renovação quando está definido um máximo de 4 renovações) – o sistema “desloca” a data de fim para o momento adequado à renovação atual e mantém o estado do contrato como “ativo” (com a possibilidade de definir um estado específico de “ativo após renovação” diferente do “ativo” normal). Se o contrato tiver definida uma “opção de renovação”, e o sistema detetar que foi comunicado o cumprimento das condições para o exercício da opção, o sistema “desloca” a data de fim para o momento adequado ao exercício da opção atual e mantém o estado do contrato como “ativo”. Se o contrato não tiver nenhuma das opções acima definida, o sistema altera o seu estado para “expirado”. Todos os nomes dos estados indicados acima são “flexíveis” e podem ser definidos de forma diferente em cada instalação. Além disso, os processos subsequentes associados à alteração de estado são ativados automaticamente (por exemplo – a criação de um alerta automático para o responsável…).

O documento/item que está a gerir precisa de passar entre estações (jurídica, financeira, diretor-geral adjunto…)? Utilize o módulo “gestão de processos”, defina as estações e as transições permitidas, e obtenha uma capacidade de acompanhamento sofisticada!

• É possível definir (na configuração do sistema) quais são as estações (estados) de cada categoria de itens, e quais as “ações” permitidas para a transição entre elas; o sistema bloqueia ações não permitidas.
• O estado de cada registo é apresentado num local destacado e pode surgir nas visualizações em tabela do ecrã principal.
• A alteração do estado de um registo – com o premir de um botão, incluindo a consulta do histórico completo das alterações de estado.
• É possível definir quem está autorizado a realizar determinadas “ações” (e até associar tal permissão a um “titular de função” definido ad-hoc ao nível do item).
• Capacidades avançadas adicionais: é possível definir um estado predefinido por tipo de item, um estado para o qual um item transita imediatamente após receber uma assinatura eletrónica, estados considerados “arquivo” (cujos itens ficam ocultos por predefinição), estados que bloqueiam registos para a realização de determinadas ações, etc…

O módulo de permissões avançadas permite uma gestão de acesso baseada em função/unidade organizacional, com a definição de permissões automáticas para tipos de itens, ocultação dinâmica de categorias, e definições avançadas de permissões como “o superior direto do criador do item”, ou “todas as unidades organizacionais acima na hierarquia”…

• Definem-se uma só vez as permissões para cada tipo de item – obtém-se um mapeamento automático entre novos registos e funcionários, mas o “proprietário” de um registo pode alterar a respetiva lista de autorizados.
• O módulo baseia-se em “grupos de permissões” com características diversas, e no seu mapeamento para os tipos de itens.
• Por exemplo, é possível definir que um determinado tipo de item seja mapeado para todos os utilizadores do sistema com permissão apenas de leitura, mas conceda a todos os funcionários do departamento jurídico permissão de edição total. Assim, cada novo registo deste tipo recebe automaticamente permissão de edição para quem o criou (o seu “proprietário”) e para todos os funcionários do departamento jurídico, e todos os restantes funcionários podem consultá-lo sem editar…
• Exemplo de características dos “grupos de permissões”: um grupo que inclui o “proprietário” do registo, o seu superior direto, e todos os superiores acima na hierarquia (os superiores do superior direto).
• A cada grupo é também possível acrescentar funcionários por nome, por função, e por unidades organizacionais.
• É possível mapear cada “grupo de permissões” para permissões diversas, exemplos: acrescentar registo, editar, consultar, criar documento, assinar eletronicamente, eliminar…

Uma variedade de “construtores” permite a quem tem capacidade tecnológica montar o sistema por si próprio, com facilidade e rapidez

• O “construtor de formulários” serve para a criação rápida e intuitiva de formulários – através de arrastar e redimensionar campos, divisão em secções (incluindo a utilização de secções “partilhadas” – idênticas em diferentes tipos de formulários), escolha de um design (skin), e definição de propriedades avançadas para os campos, como valores predefinidos, fórmulas de cálculo, condições de apresentação/ocultação,…
• O “construtor de visualizações” permite definir visualizações alternáveis para o ecrã principal de cada tipo de item.
• Ao gerador de documentos pode ligar documentos WORD que criou facilmente com “marcadores de posição” textuais.
• Para as assinaturas eletrónicas, acrescenta-se a esse mesmo ficheiro WORD também uma “linha de assinatura”.
• No ecrã principal é possível guardar e recarregar “pesquisas” que executámos.
• Com o módulo de relatórios, é possível criar modelos de relatório para reutilização.
• Com o módulo de gestão de processos, é possível definir mapas de estados e automações que ocorrem quando um estado muda.
• Com o módulo de “permissões avançadas” é possível definir grupos de permissões e mapeá-los para os diferentes tipos de itens.

• Muitos contratos encerram benefícios obtidos numa negociação árdua, e muitos deles – “têm data de validade”.
• Também há “minas” escondidas nos contratos – é preciso tratá-las antes do prazo-limite definido.
• O mecanismo de alertas permite concretizar benefícios e tratar a tempo os riscos – com um email diário das questões em aberto, relatórios intercalares que todos veem, marcação de intervenientes “para tratamento” e “para conhecimento”, e outras capacidades avançadas.

As organizações que replicam vez após vez contratos com uma estrutura semelhante podem criar novos contratos com rapidez e sem omissões, a partir de formulários eletrónicos organizados e intuitivos. Não é preciso copiar documentos e substituir o seu conteúdo, não há risco de omissão de informação, não é necessário realizar edição manual dentro do Word, e é também possível deixar funcionários juniores fazê-lo no sistema.

Faça a gestão tanto de rondas de aprovação internas como de assinaturas eletrónicas, dentro/fora da organização.

• O mecanismo de assinaturas oferece capacidades avançadas como múltiplos signatários, exigência de documentos de identificação, deteção automática da posição da assinatura no documento, e mais.
• A ronda de aprovações é gerida através de um mecanismo de estados avançado, com a possibilidade de definir estações e transições permitidas, alertas automáticos para os interessados, escalonamento com prazos-padrão, etc.

• Um sistema estabelecido, em utilização desde 2005, com desenvolvimento contínuo na vanguarda da tecnologia, e a especialização do fornecedor no mundo da gestão de contratos!
• O sistema é desenvolvido por uma empresa com suporte total em português.
• O sistema vem “out-of-the-box” com uma grande variedade de formulários úteis, mas se precisar de outros – pode construí-los facilmente por si próprio, ou copiar e colar de outros sistemas.
• Preçário modular: existe um sistema central rico, ao qual é possível acrescentar módulos apenas se forem necessários. O preço baseia-se sobretudo no número de utilizadores ativos.
• O processo de configuração é fácil e rápido, e permite uma implementação imediata, de um dia para o outro.
• A utilização corrente é intuitiva – não são necessárias formações longas.

• Gerador de documentos de contrato – introduza dados num formulário e crie um documento.
• Sistema de gestão de aprovações, incluindo assinaturas eletrónicas.
• Múltiplos alertas para cada data, com vários destinatários, atualização automática quando a data muda, relatórios intercalares, atribuição de responsabilidade.
• Gestão de acesso avançada baseada em função/unidade organizacional.

Organizações diferentes têm requisitos totalmente distintos, e níveis de complexidade diferentes para cada um deles.

O sistema permite escolher apenas aquilo de que precisa, e o nível de complexidade exato para isso.

A interface do utilizador adapta-se automaticamente aos módulos escolhidos – e mantém a simplicidade.

• A gestão de acesso baseia-se em grupos de permissões flexíveis (o criador do registo, o seu superior, as suas unidades organizacionais e as que estão acima na hierarquia, incluindo os superiores dessas unidades…), que se criam conforme necessário e se mapeiam para os diferentes tipos de contratos, definindo o que é permitido e proibido fazer em cada um desses mapeamentos; existe também um mapeamento de categorias para os grupos de permissões.
• – Com o mapeamento de um tipo de formulário, cada novo contrato criado a partir dele recebe permissões automáticas. Estas permissões podem ser alteradas a qualquer momento.
• – Com o mapeamento de categorias, é possível apresentar uma árvore de categorias de contratos adaptada à função de quem a visualiza.

O sistema foi inteiramente construído para a localização rápida e fácil de itens

• O ecrã principal apresenta uma “árvore de categorias e tipos de formulários” para uma navegação fácil (com a possibilidade de apresentar o mesmo tipo de formulário em várias categorias diferentes).
• Cada tipo de formulário tem uma visualização em tabela que pode ser selecionada a partir de um conjunto de “visualizações alternáveis” – cada uma mostra apenas as colunas importantes para um determinado tema (“dados de validade”, “seguros e garantias”,…); não é preciso “abrir” cada registo separadamente…
• Escreva texto para uma pesquisa rápida.
• Crie uma “consulta” para uma pesquisa mais complexa, baseada em condições (todos os relatórios enviados a um determinado cliente num determinado ano). A consulta pode ser guardada com um nome e depois recarregada facilmente.

• Para cada tipo de formulário, o sistema permite criar duas “vistas sincronizadas”, uma para o computador e outra para o telemóvel. Contêm sempre os mesmos campos e tabelas, mas é possível definir uma posição diferente para cada campo. Se, por exemplo, uma linha apresentar 3 campos na vista para computador, é possível apresentar esses mesmos 3 campos um por baixo do outro na vista para telemóvel.
• O sistema permite definir diferentes “visualizações alternáveis” para o computador e para o telemóvel – e assim apresentar apenas as colunas essenciais no telemóvel, para não ser necessário deslocar para a direita e para a esquerda.
• O menu no telemóvel apresenta uma vista reduzida e mais cómoda – apenas registos e alertas. Todos os ecrãs de gestão surgem apenas no computador…
• O carregamento de uma imagem é possível através da câmara e da galeria.

O sistema ajuda a melhorar a eficiência e a fiabilidade de toda a atividade contratual, tirando partido da funcionalidade central do mesmo – uma base de dados central com visualizações organizadas, partilha, alertas, criação de documentos, assinatura, etc.

A eficiência compensa – os funcionários simplesmente gostam de fazer mais quando sentem que o seu tempo não está a ser desperdiçado!

Nunca se esquecerá do que tem de fazer: não é preciso verificar diariamente quais são as questões em aberto e recear deixar escapar alguma delas – cada data de cada contrato gerido no sistema pode ser “marcada” com um “alerta”, e a partir desse momento – é possível esquecê-la. O sistema lembrá-lo-á diariamente das questões relevantes, e não deixará de o avisar até que comunique a execução.

Cada aspeto do sistema foi concebido para lhe poupar tempo, de modo a que possa fazer mais pelo seu negócio:

• Serviço em nuvem com suporte para visualização em dispositivos móveis – acessível em qualquer lugar.
• Formulários bem organizados – introdução rápida de dados e apresentação clara de informação complexa.
• Construtor de consultas e relatórios – encontre tudo rapidamente; apresente de forma clara.
• Gerador de documentos – crie documentos de contrato complexos com rapidez e sem omissões.
• Receba documentos assinados com o premir de um botão.