? Como é que as “assinaturas eletrónicas” permitem remover os obstáculos ao fecho de negócios?

Muitos “negócios” exigem o compromisso da outra parte, e podem desvanecer-se se lhe colocar dificuldades técnicas, como ter de esperar por um documento de condições que lhe chegará numa fase posterior, para o assinar
O sistema permite-lhe preencher os dados essenciais durante uma chamada telefónica e, em seguida, executar a criação do documento e o seu envio para assinatura com um clique, enquanto a outra parte ainda está em linha. A outra parte receberá de imediato uma ligação para assinatura, abri-la-á a partir do computador ou do telemovel, assinará e enviará, ainda – enquanto está em linha. Agora, quando terminar a conversa com ela, saberá que está comprometida consigo – “fechou” um negócio!

? Como é que as “assinaturas eletrónicas” proporcionam comodidade e poupança de tempo?

Em vez de se encontrar fisicamente com a pessoa que assina, é possível obter a sua assinatura “à distância”, sem um encontro físico, com um clique. Uma assinatura assim é “imediata” – não é preciso marcar um encontro para ela.
Também a fase de configuração dos “modelos de assinatura” no DocsRobot pode ser feita de forma autónoma, sem ter de esperar por “serviços profissionais” que façam essas configurações para a sua organização.

? Em que é que o mecanismo de assinatura do DocsRobot constitui uma verdadeira revolução?

Todos os mecanismos de assinatura existentes hoje permitem definir assinaturas numa posição fixa sobre um formulário de estrutura fixa. O problema é que, em muitos casos, assim que se funde conteúdo diferente de cada vez no documento-modelo, o local onde se deve assinar no documento final “desloca-se” juntamente com o conteúdo, e a definição de uma assinatura numa posição fixa – deixa de servir!

O mecanismo de assinatura do DocsRobot funciona de forma diferente: as assinaturas definem-se através de “requisitos de assinatura” textuais (como “assine aqui: ____________”) em determinados locais dos documentos-modelo (no WORD) e, depois, não importa que conteúdo se funda no documento-modelo para criar o documento final para assinatura, o sistema deteta sempre para onde “se deslocou” a assinatura, e garante que o signatário recebe o painel de assinatura nesse mesmo local!

Assim é possível criar documentos complexos sem limite – verter neles textos longos, tabelas de informação, etc., e ainda assim – permitir a assinatura nos locais adequados!

? O que é preciso preparar antecipadamente para os processos de “assinatura eletrónica”?

Os processos de “assinatura eletrónica” podem ser ativados em qualquer documento PDF que o gerador de documentos crie a partir de um “tipo de documento” que tenha sido “definido para assinatura”. Por isso, é preciso “definir para assinatura” os tipos de documento relevantes – de uma de duas formas:
(1) A primeira, revolucionária na sua simplicidade, define-se acrescentando “requisitos de assinatura” textuais (como “assine aqui: ____________”) em determinados locais dos documentos-modelo dos vários tipos de documento (no WORD), e é tudo. Apesar da simplicidade da definição através dos “requisitos de assinatura” textuais, é possível expandi-los para definir vários signatários para o mesmo documento, bem como várias assinaturas para cada um dos signatários!
(2) A segunda – “desenhando” “caixas de assinatura” em posições fixas sobre um documento PDF que serve de exemplo aos documentos que o sistema irá gerar para as assinaturas com o gerador de documentos.

? Como se integra o processo de assinatura eletrónica do DocsRobot com outros sistemas da organização?

Qualquer sistema da organização pode ativar um processo de assinatura eletrónica no DocsRobot de várias formas. A forma mais flexível é aquela em que se transmitem ao DocsRobot – tanto todos os dados necessários ao gerador de documentos para criar o documento, como os dados de contacto de cada um dos signatários. Os dados enviados são os que foram introduzidos no outro sistema organizacional, pelo que no DocsRobot nem sequer é preciso desenhar um formulário digital para os recolher…
O DocsRobot permite ainda uma integração adicional, num método “reforçado”, em que o sistema não gera de todo o documento para assinatura, mas recebe-o diretamente do outro sistema organizacional, como um ficheiro PDF fechado. Neste caso, será necessária uma definição prévia das posições das assinaturas de uma forma ligeiramente diferente.
Para o efeito, o sistema DocsRobot disponibiliza uma interface de programação rica (API/SDK)…

? Como é efetuada a “assinatura eletrónica” pelos “signatários”?

Cada um dos “signatários” recebe uma mensagem por email ou por SMS, com uma ligação para visualizar um documento PDF no telemóvel ou no computador. Ao visualizar o ecrã e terminar a sua consulta, cada um dos signatários pode “saltar” facilmente entre os locais onde precisa de assinar, e “desenhar” a sua assinatura com o dedo ou com o rato do computador. A assinatura é efetuada sobre a infraestrutura da empresa Comsign, a empresa mais antiga e estabelecida neste domínio em Israel.
No caso de uma “ronda de assinaturas”, o segundo signatário da ronda receberá o documento com a assinatura do primeiro signatário, o terceiro signatário recebê-lo-á com as assinaturas do 1.º e do 2.º, e assim por diante.

? Como se ativa um processo de assinatura eletrónica a partir do DocsRobot?

Um processo de assinatura eletrónica é ativado a partir do ecrã principal do sistema. No entanto – não é possível ativar um processo destes num sistema que não tenha documentos-modelo nos quais já estejam integrados “requisitos de assinatura” textuais (como “assine aqui: ____________”), ou num sistema “novo”, que ainda não tenha formulários para recolha de informação para o gerador de documentos…
A ativação do processo de assinatura é possível a partir de um ícone que aparece junto a cada “registo” apresentado no ecrã, que o sistema identifica como estando associado a um documento-modelo no qual está integrado um “requisito de assinatura”. Ao clicar nele, é apresentada uma janela de diálogo para introduzir endereços de email ou números de telefone para enviar o documento PDF criado a partir desse registo a cada um dos destinatários para os quais foram definidos os “requisitos de assinatura”.

? Que processos de “assinatura eletrónica” permite o sistema implementar?

O sistema permite implementar processos de “assinatura eletrónica” para “tipos de documentos” diversos, nos quais os “destinatários” recebem uma ligação para visualizar um documento PDF no telemóvel ou no computador, saltam facilmente entre os locais onde precisam de assinar, e “desenham” a sua assinatura com o dedo ou com o rato do computador. A assinatura é efetuada sobre a infraestrutura da empresa Comsign, a empresa mais antiga e estabelecida neste domínio em Israel.
Os documentos PDF que participam no processo são os que foram criados através do “gerador de documentos” do sistema – com base na combinação de documentos-modelo em WORD e de informação introduzida em formulários digitais, com todas as vantagens deste gerador!
É importante salientar que a definição dos “locais onde é necessário assinar” é feita de uma forma revolucionariamente simples – acrescentando “requisitos de assinatura” textuais (como “assine aqui: ____________”) em determinados locais dos documentos-modelo dos vários tipos de documento (no WORD), e é tudo!

? O que é a “assinatura eletrónica”?

Segundo a Lei da Assinatura Eletrónica de Israel, 5761-2001, uma “assinatura eletrónica” é uma assinatura que consiste em informação eletrónica ou num sinal eletrónico, anexado ou associado a uma mensagem eletrónica; uma “mensagem eletrónica” define-se como – informação que é criada, enviada, recebida ou guardada por meios eletrónicos ou óticos, sendo visível, legível, audível ou recuperável por esses meios;

A lei define ainda:
“assinatura eletrónica segura” – uma assinatura eletrónica que cumpre todos os seguintes requisitos:
(1) é exclusiva do titular do meio de assinatura;
(2) permite a identificação presumível do titular do meio de assinatura;
(3) foi produzida com um meio de assinatura sujeito ao controlo exclusivo do titular do meio de assinatura;
(4) permite identificar qualquer alteração efetuada na mensagem eletrónica após o momento da assinatura;
“assinatura eletrónica certificada” – uma assinatura eletrónica segura para a qual uma entidade certificadora emitiu um certificado eletrónico relativo ao meio de verificação da assinatura que a identifica;

? O gerador de documentos ajuda-me a usar um colaborador júnior em vez de um colaborador experiente?

É precisamente um dos objetivos do gerador de documentos – libertar os colaboradores experientes para realizarem tarefas que só eles conseguem fazer, transformando a tarefa de gerar documentos, que antes só eles conseguiam executar, em algo que qualquer colaborador sem experiência consegue fazer facilmente.
Por experiência de anos no setor – pedir a um colaborador sem experiência que prepare um documento complexo no WORD – é correr um risco. O WORD assusta os colaboradores inexperientes, e não sem razão – trata-se de um software bastante complexo. Cada toque no ENTER no local errado pode apagar algo por engano, estragar a formatação e, de um modo geral – transformar um documento excelente em algo com mau aspeto.
Com o DocsRobot – a preparação do documento, por mais complexo que seja, é feita a partir de um formulário digital simples e organizado, e não a partir do próprio WORD. Não há qualquer possibilidade de quem introduz dados no formulário apagar texto do documento – porque o documento nem sequer está aberto.

? Como é que o gerador de documentos me ajuda a evitar omissões e erros?

No “processo” de criar uma nova cópia de um documento existente, há muitos sítios onde errar: será que o documento que escolhi como fonte para copiar é mesmo a cópia mais atualizada? Será que consegui encontrar e substituir todos os valores anteriores pelos novos (não me esqueci de nada?) Será que os valores que escolhi introduzir no novo documento estão corretos (como se chama o departamento responsável? Contabilidade? Departamento de contas? Controlo financeiro? Finanças?…)
Em vez de tudo isto – o DocsRobot evita todos os erros possíveis – o documento-modelo que serve de base ao novo documento é sempre o mais atualizado, os novos valores são introduzidos em campos de um formulário e não dentro do próprio documento WORD (com validação, escolha a partir de uma lista, campos obrigatórios, etc.), é fácil saber quando terminámos de introduzir tudo o que é necessário e, por último mas não menos importante – a criação do documento é feita sem abrir o WORD de todo – uma ação que pode sempre provocar erros durante a introdução de dados em documentos complexos (apagar por engano parte do documento, por exemplo, ou danificar a sua formatação final)

? Como é que o gerador de documentos me poupa tempo?

Todas as etapas do “processo” de criar uma cópia do documento levam tempo – localizar um documento de “origem” adequado para copiar (por onde se começa a procurar? Será que o que encontrei é mesmo a cópia mais atualizada?), procurar os dados que é preciso substituir dentro do documento e substituí-los por novos valores (os dados a substituir não estão “realçados” nem se limitam a uma parte específica do documento), etc.
Em vez de tudo isto – é possível criar um novo “registo” do tipo adequado, preencher os seus dados de forma ordenada e organizada, e criar o documento com um clique no fim do preenchimento dos dados. O preenchimento dos dados num formulário é muito mais rápido – tanto porque não é preciso procurá-los dentro do texto, como porque não é preciso esforçar-se por lembrar como os preencher corretamente – por exemplo, um valor que está limitado a uma lista de valores está efetivamente limitado a essa lista no formulário e não permite escolher valores inválidos…; do mesmo modo – valores que são “obrigatórios” não permitirão criar o documento sem eles, e pelo formulário ficará claro quando terminou de preencher tudo o que é necessário – sem ter de procurar repetidamente no documento…
O gerador de documentos permite ainda criar vários documentos numa só ação a partir de um único formulário – por exemplo quando parte dos dados é comum a todos os novos documentos – e então não é preciso introduzi-los novamente…

? Que processo é que o gerador de documentos “poupa” à minha organização?

Criar várias cópias do mesmo documento exige de um colaborador da organização: (1) encontrar um documento semelhante do passado, (2) criar uma cópia a partir dele, (3) “limpar” da cópia a informação “antiga” e substituí-la por informação “atualizada”.

No exemplo do “contrato de arrendamento” que é preciso criar vezes sem conta, por exemplo – há que substituir todos os dados relativos ao arrendatário, ao próprio negócio de arrendamento, e ao imóvel…

O gerador de documentos “poupa” a necessidade do processo acima – uma vez que a criação de um documento é feita a partir de um “formulário digital”, sem procurar um documento anterior (o documento-modelo associado ao formulário digital servirá para criar o novo documento), e sem substituir valores no próprio documento WORD.

? É possível gerar mais do que um documento numa só ação?

Sim, claro que é possível, embora o número exato de documentos que se podem gerar numa só ação dependa do tipo de subscrição.
O gerador de documentos permite criar vários documentos numa só ação a partir de um único formulário – por exemplo quando parte dos dados é comum a todos os novos documentos – e então não é preciso introduzi-los novamente…
Todos os documentos a gerar numa única ação agrupam-se sob uma “coleção de documentos”, e a coleção de documentos é associada ao formulário digital.

? É possível gerar documentos PDF? O processo é diferente da geração de documentos WORD?

Sim, claro que é possível.
O processo é idêntico.

? Que tipos de documentos é possível gerar?

É possível gerar documentos WORD e documentos PDF. Em ambos os casos o documento original é um documento WORD, e a informação integrada no documento provém do “registo” a ele associado

? O que é um “registo” e como se relaciona com o gerador de documentos?

Sempre que quisermos gerar um novo documento do mesmo tipo – criaremos para ele um “registo”, abrindo o formulário digital adequado e introduzindo nele os dados. Esses dados serão “fundidos” no documento-modelo adequado, para criar o novo documento.
Podemos guardar o registo separadamente do documento criado a partir dele – e por isso ele se chama “registo de informação”. Estes registos são geridos de forma autónoma – por isso é fácil encontrar através deles os documentos que foram criados a partir deles, por exemplo – não é preciso executar uma pesquisa dentro dos documentos, e é possível criar “consultas” compostas por valores de diferentes campos do registo…

? O que é preciso preparar antecipadamente para o gerador de documentos?

O gerador de documentos funciona com base em “tipos de documento” – decide-se quais são os tipos de documentos que se querem gerar e, depois, prepara-se para cada um deles um “par” composto por um “formulário digital” e um documento-modelo (ou uma coleção desses documentos). Cada organização tem um ou mais administradores de sistema que podem preparar esses pares – a maioria dos utilizadores “normais” não lida com definições deste género…

O administrador do sistema prepara o formulário digital com facilidade e rapidez através de um gerador de formulários incorporado, e o documento-modelo prepara-se com o próprio WORD, a partir de um documento semelhante já usado no passado (substituindo o texto-a-substituir por “marcadores de posição” simples)

É possível gerir vários tipos de documentos diferentes no sistema (o número exato depende da subscrição) – exemplos: contrato de arrendamento, documento de pedido de empréstimo, documento de comunicação de avaria, etc.…

? Afinal, o que é o gerador de documentos?

O gerador de documentos é uma ferramenta que permite criar com facilidade e rapidez várias cópias do mesmo “tipo” de documento, de modo que todas sejam estruturadas de forma semelhante, mas contenham conteúdo diferente, e tudo isto sem sequer abrir o WORD.

A criação do documento é feita a partir de um “formulário digital” no qual se introduzem os dados relevantes para o documento e, depois – com um clique, esses dados são “fundidos” num modelo de documento adequado, para criar o documento final.

Exemplo – uma organização cuja atividade é a gestão de imóveis pode criar vezes sem conta o mesmo “contrato de arrendamento”, introduzindo, no formulário digital, os dados do contrato, como os dados do arrendatário, as datas e o preço do arrendamento, e os dados do imóvel arrendado, e depois criar o contrato longo e complexo com um clique.

? Posso preparar eu próprio tudo o que é necessário para o gerador de documentos?

Sim, claro (desde que esteja definido como administrador do sistema).
Primeiro – identificam-se quais os dados que é preciso “introduzir” em cada documento desse género, e constrói-se para eles um formulário digital adequado através do gerador de formulários incorporado.
Na segunda fase, escolhe-se um documento semelhante do passado e transforma-se num documento-modelo, localizando todos os segmentos de texto que é preciso substituir por novos valores sempre que se cria um documento desse género (de acordo com os campos que construímos no formulário digital), e substituindo-os por “marcadores de posição” textuais, compostos por chavetas duplas e o nome do campo no formulário digital (por exemplo – {{nome_do_colaborador}}).
É verdade que o documento-modelo pode ser preparado facilmente de forma manual, mas existe também um suplemento para o WORD (descarregue a partir desta ligação) que permite ligar a um formulário digital que preparou no DocsRobot a partir do WORD, e escolher de forma simples os campos do formulário a adicionar como marcadores de posição, sem ter de lembrar os nomes dos campos e sem escrever nada…

? Como se chega ao gerador de documentos?

O gerador de documentos é ativado a partir do ecrã principal do sistema – não é preciso “chegar até ele”. No entanto – não é possível ativar o gerador de formulários num sistema “novo”, no qual ainda não foram definidos formulários ou documentos-modelo. Num sistema desses, o ecrã principal estará vazio e não permitirá a criação de novos registos…

Para ativar o gerador de formulários para um registo existente, é preciso clicar no ícone adequado (criar documento WORD, ou criar documento PDF) junto à linha correspondente na tabela de registos apresentada no ecrã principal. Em alternativa, é possível primeiro visualizar o registo (clicando no ícone “ver registo” ou “editar registo”) e depois gerar um documento a partir do registo clicando no botão adequado no topo do ecrã.

Para ativar o gerador de formulários com um novo registo, é necessário criá-lo clicando no botão “novo registo” no ecrã principal, introduzir os dados adequados e depois gerar um documento a partir do registo clicando no botão adequado no topo do ecrã (criar documento WORD, ou criar documento PDF).

? Preciso de saber como trabalhar com “modelos” do WORD (também chamados Word templates)?

Não. O trabalho é feito com ficheiros WORD normais – como todos os que preparou até hoje…

? A preparação de formulários digitais exige formação e tempo de aprendizagem?

Mesmo nada. Os formulários podem ser preparados arrastando “campos” de tipos intuitivos (texto de uma linha, texto de várias linhas, caixa de lista, etc.…) para dentro de um formulário, posicionando-os no local adequado do formulário (também por arrastamento), e definindo valores para algumas das suas propriedades (título, campo obrigatório, etc.)

? O meu gestor já se registou no sistema. Posso aderir a uma organização que ele já criou?

Claro. Há duas formas de o fazer:

  1. Peça ao seu gestor para o adicionar à organização. Receberá uma mensagem de Email com uma palavra-passe temporária e uma ligação. Navegue para a ligação e utilize a palavra-passe temporária. Ser-lhe-á pedido que altere a palavra-passe, e é tudo. Está dentro….
  2. Entre na página de registo do sistema, escolha “registo numa organização existente”, e preencha os dados que aparecem no ecrã. Tenha o cuidado de introduzir o número de comerciante autorizado ou o número da empresa exatamente como foi introduzido pelo seu gestor. Se introduziu o número corretamente e concluiu o processo de registo, terá de pedir ao gestor que o aprove, e assim que for aprovado – poderá entrar no sistema.

 

? Como me registo como uma nova organização?

Para escolher a subscrição e registar-se, navegue para a página de registo do sistema. A ação de registo no sistema criará para si a sua “organização”, na qual será o administrador do sistema.
Para criar a sua organização, munha-se de um número de comerciante autorizado ou de um número de empresa, com os quais se irá registar.