פעולות יצירת קבצים והחתמה​

פעולות אלה נגישות מהצלמיות שמצד שמאל בכל שורה בטבלת הרשומות שבמסך הראשי, וכן מלחצנים המופיעם במסך העריכה/צפייה ברשומות, אך הן יכולות להיות חסומות – ראה משמאל להסבר נוסף…

הפעולות הן:

• יצירת קובץ Word
• יצירת קובץ PDF
• שליחת מסמך להחתמה אלקטרונית – ראה כאן הסבר על מסך הדיאלוג של שליחה להחתמה

היות שהמערכת מבוססת על מכסות של פעולות יצירת מסמכים והחתמות, החוקים הבאים מומשו על מנת לשמור על התקציב:

• אם אתה מנסה ליצור מסמך בפעם הראשונה מרשומה – המערכת תבקש את אישורך, ורק אז תיצור את המסמך.
• אם קיים כבר קובץ מאותו הסוג שביקשת ליצור, ומאז שנוצר הקובץ בפעם האחרונה לא היו שינויים ברשומה – המערכת פשוט תבצע פעולת הורדה [download] ולא תיצור את המסמך שוב.
• אם קיים כבר קובץ מאותו הסוג שביקשת ליצור, אך היו שינויים ברשומה מאז שנוצר הקובץ בפעם האחרונה – המערכת תבקש ממך להחליט אם מספיק לך להוריד את הקובץ הישן [ואז הפעולה לא תיספר כניצול מהמכסה], או שאתה מבקש ליצור מחדש את המסמך עם הנתונים החדשים ברשומה [פעולה זו תיספר כניצול מהמכסה].
• יצירת מסמך PDF נספרת פעם אחת כניצול מהמכסה, על אף שהיא דורשת קודם כל מהמערכת ליצור מסמך Word

.

חלק מהפעולות, או אף כולן, יכולות להיות חסומות, ממגוון סיבות, ובמקרה זה – תופיע צלמית “חסימה” ויוצג טקסט המסביר את סיבת החסימה. חסימה יכולה לקרות, לדוגמא, במקרים הבאים:

• נוצלה כל מכסת הפעולות המתאימה למנוי של הארגון. נאמר שהמנוי מאפשר יצירה של עד 20 קבצים בחודש, והעובדים יצרו כבר 20 קבצים – תהיה חסימה על פעולת יצירת קובץ. כנ”ל לגבי מכסת החתמות.
• אין אוסף מסמכים מקושר לסוג הטופס ממנו בנויה הרשומה – במקרה כזה – לא ניתן יהיה ליצור קבצים או להחתים.
• אוסף מסמכים מכיל יותר ממסמך אחד, או שהמסמך היחיד שבו לא “הוגדר” ככזה המאפשר חתימה אלקטרונית – במקרה כזה – לא ניתן יהיה ליצור להחתים.