הרשומות (פריטי המידע)

למה צריך רשומות?

כדי לאפשר לכם לחולל מסמך (וכשצריך – גם להחתים אותו), המערכת צריכה שתזינו קודם את הנתונים שיש “למזג” אל תוך המסמך. למשל – אם תרצו ליצור “הצהרת ספק על שמירת סודיות”, תצטרכו להזין את שם החברה, שם העובד החותם, ותאריך…

לכל מסמך כזה, הנתונים יוזנו ויישמרו אל תוך “רשומה” מהסוג המתאים. כך, עם הזמן יכול להיות שיהיו לכם 10 רשומות מהסוג “הצהרת ספק על שמירת סודיות” (אחת לכל ספק שהצהיר), ועוד 150 רשומות של “דוח שעות חודשי לעובד”.

עובדות חשובות בקשר לרשומות

• המערכת מאפשרת לנהל רשומות מקטגוריות שונות (חוזים, הצהרות, דוחות וכו’), ובכל קטגוריה – מסוגים שונים (תחת “חוזים”, יהיו רשומות מסוג “חוזי סודיות”, “חוזי הלוואה לעובד” וכו’…) – לכל סוג-רשומה יהיה מעין “מסך ראשי” משלה, שמציג טבלה עם עמודות לבחירתכם, ומאפשר לסנן/לחפש בקלות…
• ניתן לנהל “רשומות” גם בלי לחולל מהן מסמכים או להחתים דיגיטלית – ואז DocsRobot היא פשוט מערכת מידע משוכללת…
• לכל רשומה יש “טופס דיגיטלי” מאורגן וברור (ראה הגדרה להלן), אותו אתם יכולים ליצור בעצמכם. טופס זה משמש גם להזנת נתוני הרשומה, וגם להצגתם בכל זמן בעתיד.
• לרשומות המיועדות לחילול מסמכים, יש גם קשר ל”תבנית מסמך” (ראה הגדרה להלן) – פעולת “חילול המסמך” למעשה “ממזגת” את המידע שהזנתם לתוך הרשומה באמצעות הטופס הדיגיטלי, למקומות המתאימים במסמך התבנית, ובכך יוצרת את המסמך הסופי