שליחת מסמך להחתמה אלקטרונית
אודות התהליך
| תהליך הבקשה להחתמה אלקטרונית מופעל בלחיצה על כפתור/צלמית מתאימה מאחד משני מקומות – מטבלת הרשומות שבמסך הראשי, או ממסך עריכה/צפייה ברשומה.
כשהתהליך מתחיל – מוצגת תיבת דיאלוג לשליטת נתוני הנמען, ותיבה זו ממשיכה ללוות את התהליך גם בהמשך – כאשר ממתינים לחתימה, ולאחר שהתקבלה חתימה – ובכל פעם – התוכן של תיבת הדיאלוג משתנה בהתאם – ראה מטה. |
כשיש חותם יחיד, מיד אחרי שנשלחת אליו הבקשה, הוא מקבל הודעה בדואר אלקטרוני או ב SMS [תלוי מה בחרנו – כתובת דוא”ל או טלפון נייד] – ובהודעה הוא צריך ללחוץ על קישור שייקח אותו לדף החתימה. בדף החתימה הוא יכול ל”נווט” בין החתימות [אחת או יותר], ולחתום בכולן. ראה מאמר זה להסבר נוסף על האופן בו חותמים על מסמכים…
אם יש מספר חותמים, ההודעה למספר 2 נשלחת רק אחרי שמספר 1 חתם, וכך גם לבאים. כל אחד מהגורמים מקבל לחתימה את המסמך עם החתימות של אלה שקדמו לו |
העבודה עם חלון הדיאלוג במצביו השונים
| מהם המצבים?
לתיבת הדיאלוג יש שלושה מצבים – בקשה חדשה, בקשה בהמתנה ובקשה שהסתיימה (ראה מטה) בכל אחד מהמצבים – התוכן של תיבת הדיאלוג משתנה, וכן הפעולות שאפשר לבצע. התיבה תציג את המצב העדכני בכל פעם שהיא תיפתח מהכפתור/צלמית שממנה נפתחה בתחילת התהליך – באופן אוטומטי. הצלמית עצמה תתעדכן במרבית המקרים גם היא, ותציג את המצב העדכני באמצעות חיווי ויזואלי מתאים |
בקשה חדשה
כשהתיבה נפתחת במצב זה ניתן להתניע את תהליך בקשת ההחתמה, ולשם כך חובה לספק ערכים בשני שדות – שם פרטי ו-אימייל/טלפון; כל השאר – אופציונלי. בכל אחד מהנתונים המופיעים בתיבת הדיאלוג – ניתן להזין ערך באחד משני אופנים:
לאחר הזנת הערכים, יש ללחוץ על “שליחה”:
|
בקשה בהמתנה
במצב זה, תיבת הדיאלוג תוצג עם נתוני הנמען במצב של “קריאה בלבד” במקום לחצן ה “שליחה”, תופיע בפינה הימנית התחתונה צלמית אנימציה קטנה של המתנה, לידה יהיה רשום:
בפינה השמאלית התחתונה יופיע קישור “התחל מחדש את תהליך החתימה” – לחיצה עליו תוביל להתנעה מחדש של תהליך החתימה, כמפורט מטה |
בקשה שהסתיימה
גם במצב זה, תוצג תיבת הדיאלוג עם נתוני הנמען במצב של “קריאה בלבד” במקום לחצן ה “שליחה”, יופיע בפינה הימנית התחתונה לחצן “הורדה”, לידו יהיה רשום:
לחיצה על לחצן זה – תוריד את הקובץ למחשב או לטלפון בפינה השמאלית התחתונה יופיע קישור “התחל מחדש את תהליך החתימה” – לחיצה עליו תוביל להתנעה מחדש של תהליך החתימה, כמפורט מטה |
| ביטול תהליך החתימה והפעלתו מחדש
ניתן לבטל תהליך חתימה שהחל, ולהתחיל אותו מחדש מכל אחד מהשלבים [המפורטים מעלה] – “בקשה בהמתנה” ו”בקשה שהסתיימה”. לחיצה על הקישור לביטול החתימה, מציגה את תיבת הדיאלוג של בקשת החתימה להקלדה מחדש של הערכים ב”שם פרטי / שם מלא”, “אימייל/טלפון” וכו’ [ללא אפשרות לבחירה משדות הרשומה]. לחיצה על “שליחה” שולחת מחדש את המסמך לנמען, וברגע שיחתום, המסמך החתום יחליף כל מסמך קודם שהיה שמור עם הרשומה. חתימה מחדש נדרשת במקרים נדירים – למשל אם הנמען לא מצליח למצוא באף מקום את ההודעה הראשונה שקיבל, ולכן לא יכול להשלים את תהליך החתימה, או שבמערכת היתה בעיה זמנית והמייל לא נשלח… |
הנחיות לעבודה עם מספר חותמים
ניתן להגדיר חתימה על ידי מספר גורמים ולקבוע את סדר החתימות שלהם. ניתן לבצע זאת רק על ידי חתימות מוטמעות [כאלה שנכתבות בתוך מסמכי התבנית ב Word] – למידע נוסף בנושא ראה מאמר זה. במערכת אין תמיכה בחתימות מרובות בשיטה השנייה – של קביעת מקיקומי החתימות על מסמך ה PDF עצמו… חתימות מרובות חייבות להיות “שמיות” – כלאמר כאלה שיש להן “שם” של החותם. אם מסמך תבנית מכיל מספר חתימות ללא שם החותם – כולן נחשבות חתימות של כורם יחיד והוא גורם “אנונימי”. תיבת הדיאלוג התוארת במאמר הנוכחי משתנה במקרה שבמסמך התבנית מתגלות חתימות מרובות שמיות: התיבה תציג את שמות החותמים כפי שנקראו ממסמך התבנית, וליד כל אחד מהם חץ קטן המאפשר לקבוע את מיקומו בסדר החתימות. ב”קופסא” שליד כל שם חותם, יש להזין את הנתונים שלו בדיוק באותו אופן בו הזנו אותם לחותם אנונימי יחיד. יש עוד שינוי אחד במקרה של חותמים מרובים [שמיים] – והוא שכאשר מבטלים תהליך חתימה ומתחילים אותו מחדש [כמוסבר מימין], אם חלק מהם כבר חתמו, אפשר יהיה לבקש מהמערכת להמשיך מחותם מסוים בתהליך קדימה בלבד, בלי לדרוש מאלה שחתמו כבר לחתום שוב… |
אאא