מסך עריכת/הצגת הרשומה
| מהן רשומות? תזכורת
הרשומות הן המקום בו שומרת המערכת את המידע שאתם מנהלים, בין אם אתם מחוללים ממנו מסמך או/ו מחתימים אותו, ובין אם לאו. לכל רשומה יש סוג-טופס ממנו היא נוצרת, וסוג טופס זה, קובע את מבנה הרשומה – הפרקים, השדות, הטבלאות, וכן הלאה. סוג הטופס קובע גם [ראה מידע בנושא במסך עורך הטפסים]:
שים לב שעריכת סוגי טפסים היא פעולה של מנהל המערכת ורק הוא יכול לבצע אותה… |
מה מוצג במסך?
המסך מציג נתונים של רשומה בודדת [כזו שאתה מוסיף כרגע, כזו שאתה עורך, או כזו בה אתה צופה], המחולקים למספר "לשוניות" (חלקן מופיעות רק כשיש רישוי למודולים מסויימים):
הנתונים יכולים להיות מאורגנים לפרקים [לא תמיד]. במקרה שיש חלוקה לפרקים – תוכל לכווץ ולהרחיב כל פרק בנפרד [מצלמית החץ שבצידו השמאלי] עזרה אודות התוכן של הרשומה בה אתה מתבונן לא נוכל לתת לך, היות שכל ארגון בונה את סוגי-הטפסים שלו לפי הצרכים שלו, ומאמרי עזרה אלה הם מאמרים כלליים… שים לב שאת המסך ניתן לפתוח במצב עריכה או במצב צפייה. אם הוא נפתח במצב צפייה, הוא לא מאפשר את עריכת נתוני הרשומה, כמוסבר משמאל… |
איך עורכים נתוני רשומה?
בצורה אינטואיטיבית…: הקלד ערך ישירות אל תוך שדות מסוג טקסט, בחר ערך [או ערכים] בשדות מסוג רשימה, פתח את התאריכון לבחירת תאריך [או רשום אותו ידנית], סמן כן/לא בשדות מסוג זה, ושים לב להקליד רק ערכים מספריים בשדות מסוג מספר ומחיר… ומה עם טבלאות? ראה הסבר בהמשך העמוד… פעולות במסך, פרט לעריכה… שמירת שינויים – שומרת את הנתונים שהוזנו, ונשארת במצב עריכה ביטול שינויים – מבטלת את כל השינויים שנעשו בנתונים מאז השמירה האחרונה (או מאז פתיחת מסך עריכת הרשומה), ונשארת במצב עריכה יציאה – חזרה למסך הראשי צור קובץ Word, צור קובץ PDF, שלח להחתמה – ראה כאן הסבר לנושא. |
| עבודה עם טבלאות
אם יש טבלאות על המסך, תוכל לבצע איתן את הפעולות הבאות:
למחוק שורה בטבלה – לחץ על צלמית המחיקה שבקצה השורה [פח] מעל הטבלה מצד שמאל תוכל לבחור כמה שורות להציג בה [דף]. ברגע שבטבלה יש יותר שורות מהמספר שבחרת, יופיעו בתחתית הטבלה לחצנים המאפשרים “דפדוף”. שים לב שיכול להיות שלחצנים אלה מוסתרים, במידה והטבלה “נמוכה” מידי – במקרה זה – גלול קודם מטה לתחתיתה, ואז דפדף… אם גובה הטבלה נמוך מלהציג את כל השורות שלה – יופיע “סרגל גלילה” משמאל… |
גרסאות סוג-הטופס וההתאמה לרשומה
המערכת עוקבת אחר שינוי גרסאות של סוג-ההטופס ממנו בנויה הרשומה, והיא מאפשרת לשנות את סוג הטופס. שינויים כאלה יכולים לגרום לכך ששדות מסויימים נמחקים מהטופס, או מתווספים אליו. רשומות שנוצרו טרם השינוי בטופס, לא יתאימו לגרסה החדשה שלו, אבל אין בעיה – המערכת יודעת להתמודד – רק שתופיע הודעת אזהרה על כך שהנתונים המוצגים יכולים לא להתאים למבנה החדש [יהיו שדות חסרים, יהיו שדות חדשים ללא ערך, וכו’]. זכור כי שמירת רשומה מגרסה ישנה עם גרסת הטופס החדשה, תסב את הרשומה לגרסה החדשה, ואזהרה זו לא תופיע, אך יכול להיות שהנתנים ששייכים לשדות שנמחקו – יאבדו לנצח… נוסח האזהרה: “הרשומה המוצגת נשמרה בפעם האחרונה עם גרסה קודמת של הטופס. מידע שנשמר בשדות שנמחקו – לא יופיע. שדות שהתווספו – יופיעו ריקים או עם ערכי ברירת מחדל. אם תשמרו עכשיו, הרשומה תישמר בגרסת הטופס האחרונה, וכל השינויים בין הגרסאות יעלמו, ללא יכולת לשחזר מידע הסטורי” |
עוד…