טבלת הרשומות שבמסך הראשי

ובכן, זה תלוי…

המערכת מאפשרת למנהלי-המערכת לקבוע שלסוגי טופס מסויימים, או/ו לקטגוריות מסויימות, יש משהו שנקרא "תצוגות-מידע" (ראה כאן הסבר לנושא) – קביעה של העמודות שמופיעות בטבלה

טבלת הרשומות מציגה אחד משלושה "מבנים" – או טבלה "כללית" עם עמודות שנקבעו מראש על ידי המערכת, או "תצוגת-מידע" שנקבעה עבור הקטגוריה, או "תצוגת מידע" שנקבעה עבור ”סוג הטופס" המסויים שנבחר לתצוגה מ”סרגל סוגי הטפסים” שמימין (יכול להיות שהוא “מצומצם” ואינך רואה אותו כרגע – במקרה כזה יש להרחיבו מה”מתג” שמופיע בו).

למה זה חשוב?

כיוון שהתצוגה בטבלה יכולה להיות שונה באופן דרסטי.

• במקרה שמוצגת טבלה עם המבנה הכללי, העמודות המוצגות בטבלה הן עמודות של “מידע מערכת” – השם שניתן לרשומה באופן אוטומטי על ידי המערכת (או נערך על ידי מי שיצר אותה), מי שינה את הרשומה לאחרונה, מתי, מה הגרסה שלה (כמה פעמים ערכו אותה עד היום), מאיזה סוג טופס היא, ומאיזה גרסה של סוג טופס זה. וזהו. אין מידע ש”נשלף” מהשדות ברשומה…
• במקרה שמוצגת טבלה עם "תצוגת מידע", מנהל המערכת קבע אילו עמודות מוצגות – בין אם עמודות “מידע מערכת” ובין אם עמודות של ערכים שנשלפים מהרשומות [או שילוב שלהם]

האם יכול להיות שקיימות רשומות שאני לא רואה?

כן. מנהלי מערכת יכולים להגביל גישה לרשומות של סוגי טפסים מסויימים, למשל באופן כזה שמאפשר רק למי שיצר אותן ולמנהלים מסויימים לראות אותן. במקרה כזה – לא תוצגנה רשומות שיצר מישהו אחר.

מעל הטבלה מצד שמאל תוכל לבחור כמה שורות להציג בה [דף]. ברגע שבטבלה יש יותר מ-10 שורות , יופיעו בתחתית הטבלה לחצנים המאפשרים “דפדוף”.

מעל חלק מהעמודות, יכולות להופיע תיבות “חיפוש מהיר”. הקלדת ערך בתיבות אלה, תבצע סינון מהיר של הרשומות בטבלה, כך שרק רשומות עם ערך זה בשדה שבעמודה – תופענה.

פעולות אפשריות בטבלה

כל הפעולות נגישות מהצלמיות שמופיעות כשלוחצים על "לחצן ההמבורגר" של התפריט הנמצא בצד ימין בכל שורה:

• מחיקה [צלמית הפח] – מחיקת הרשומה וכל הקבצים הקשורים אליה. פעולה זו עשויה להיות חסומה בתנאים מסויימים שניתן להגדיר ברמת הארגון, כמו למשל איסור על מחיקת רשומות שהמסמך הקשור אליהן נחתם אלקטרונית
• עריכה [צלמית העפרון] – כניסה למסך הרשומה – עריכה/צפייה במצב עריכה.
• צפייה [צלמית העין] – כניסה למסך הרשומה – עריכה/צפייה במצב קריאה בלבד.
• פעולות יצירת קובץ והחתמה (יכולות להיות חסומות) – ראה כאן הסבר אודות פעולות אלה

מעל הטבלה יש פאנל מסנן, באמצעותו ניתן לבנות שאילתא שתשמש לסינון הרשומות המוצגות. מבנה השאילתא:

• את השאילתא ניתן לבנות כאוסף של “חוליות” [אחת או יותר] ב”שרשרת“, כשבין החוליות יש תנאי של “ו” או “או”.
• כל “חוליה” כזו מורכבת מאחד או יותר “בלוקים” שיש ביניהם תנאי “ו” או “או”.
• כל “בלוק” מורכב מ”משפט תנאי” בן שלושה חלקים: [1] שדה, [2] תנאי ו-[3] ערך.

למשל, אפשר ליצור בלוק שבו “משפט התנאי” מורכב משדה “שם משפחה”, מתנאי “מכיל ערך” ומערך “כהן”, ומשמעותו – סינון כל הרשומות שהשדה “שם” בהן  מכיל את הערך “כהן”. אם יוצרים “בלוק” שני, עם תנאי “ו” בינוי לבין הבלוק הראשון, ובבלוק השני השדה הוא “שם פרטי”, התנאי הוא “מכיל ערך” והערך הוא “בועז”,אז הסינון יציג רק רשומות שבהן גם השם הפרטי מכיל “בועז”, וכם שם המשפחה מכיל “כהן”…

השדות שניתן להכניס ל”משפטי התנאי” ב”בלוקים” תלויים ב”סרגל סוגי הטפסים” שמימין:

• תמיד אפשר להוסיף לבלוק את "נתוני המערכת" של הרשומה – שם הרשומה, תאריך יצירה, שם הטופס, גרסת טופס, שם היוצר… שימוש בנתונים אלה יוצר שאילתא “כללית” שאינה מותאמת לסוג טופס ספציפי.
• במידה והרשומות מוצגות כשב”סרגל סוגי הטפסים” שמימין (ראה מעלה) מסומן שם של “סוג טופס מסויים”, ניתן גם להוסיף לבלוק שדות שהם חלק מהרשומות של סוג-טופס זה (ואז השאילתא מותאמת לסוג הטופס ולא “כללית”)

• הפעלת סינון – יש לפתוח את פאנל המסנן על ידי לחיצה על המשולש הקטן שבצד השמאלי של הפאנל בו כתוב “מסנן רשומות”
• בחירת השדה – את השדה של כל “בלוק” אפשר לבחור מאחד משני מקומות – (1) שדה רגיל או נתון מערכת של רשומה, (2) שדה מתוך טבלה
• בחירת תנאי – את התנאי בוחרים מתיבת הרשימה “רשימת תנאים” שליד “תיבת השדות”
• בחירת ערך – הערך שניתן להזין תלוי בסוג ה”שדה” שנבחר לפני התנאי שלו, וגם בתנאי עצמו

כדי להתחיל את הפעלת הסינון, יש לפתוח את פאנל המסנן על ידי לחיצה על המשולש הקטן שבצד השמאלי של הפאנל בו כתוב “מסנן רשומות”.

סגירת המסנן – על ידי לחיצה נוספת על אותו משולש. שים לב שסגירה של המסנן בצורה זו אינה מבטלת את הסינון של הרשומות, אלא רק מסתירה את מאפייניו, אז כדי שזה לא יבלבל אותך, המערכת מציגה “[מסנן פעיל]” ליד הטקסט “מסנן רשומות” במקרה זה…

כדי להפעיל את הסינון [אחרי שבחרת את חלקיו של בלוק אחד לפחות – ראה להלן], יש ללחוץ על “הפעלת מסנן”

כדי לבטל את פעולת הסינון ולהחזיר את טלת הרשומות למצב הרגיל בו היא מציגה את כל הרשומות, יש ללחוץ על “ניקוי מסנן”

הלחצנים “שמירה” ו”טעינה” מאפשרים לשמור חיפוש, ולטעון חיפוש שכבר נשמר…

את השדה של כל “בלוק” אפשר לבחור מאחד משני מקומות:

• שדה רגיל או נתון מערכת של רשומה
• שדה מתוך טבלה

איך בוחרים?

• לבחירת שדה רגיל או נתון מערכת של רשומה – פתח את “תיבת השדות” – תיבת הרשימה שצמודה לדופן הימנית של פאנל המסנן, ובחר את השדה/נתון מהרשימה…
• לבחירת שדה מתוך טבלה – בחר קודם את הטבלה על ידי פתיחת “תפריט הטבלאות” שמעל “תיבת השדות”, ורק אחר כך את השדה מטבלה זו ב”תיבת השדות”.  שים לב ש”תפריט הטבלאות” יופיע רק אם בסוג הטופס שמסומן ב”סרגל סוגי הטפסים” שמימין, יש לפחות טבלה אחת…

את התנאי בוחרים מתיבת הרשימה “רשימת תנאים” שליד “תיבת השדות”.

רשימת התנאים המוצגים על ידי המערכת, תלויה בסוג ה”שדה” שנבחר לפני התנאי. אם מדובר בשדה טקסט, התנאים היחידים הם “יש ערך כלשהו”, “אין ערך”, או “יש ערך שמכיל”. אם מדובר בשדות מספר או תאריך, ניתן יהיה לבחור “תחומים” – גדול מ, גדול שווה ל, גדול מ וקטן שווה ל, וכו’.

הערך שניתן להזין תלוי בסוג ה”שדה” שנבחר לפני התנאי שלו, וגם בתנאי עצמו. אם התנאי הוא “יש ערך כלשהו”, “אין ערך”, לא ניתן יהיה כלל להזין ערך. אם התנאי הוא או “יש ערך שמכיל” – ניתן יהיה להקליד טקסט

אם מדובר בתנאי על שדות מספר או תאריך, ניתן יהיה להזין ערך אחד או יותר [תלוי בתחום], והערך יתאים לסוג השדה – מספר לשדה מספרי, ותאריך לשדה מסוג תאריך…

כל “חוליה” חדשה שנוצרת [גם כזו שמופיעה מיד עם פתיחת פאנל המסנן, וגם חוליות שנוסיף לשאילתא בעצמנו – ראה בהמשך], מכילה “בלוק” ראשוני עם “משפט תנאי”.

ברגע שהבלוק מכיל “משפט תנאי שלם”, המערכת תאפשר להוסיף בלוק חדש. מה זה “משפט תנאי שלם”? זהו “משפט תנאי” המכיל את כל הדרוש לביצוע החיפוש שלו.
למשל המשפט “השדה שם מכיל ערך כלשהו”, הוא “משפט תנאי שלם”, אבל המשפט “בשדה שם יש ערך שמכיל”, כשלא הוזן עדיין שום ערך – אינו “משפט תנאי שלם” שלם – הוא יהפוך אוטומטית לשלם מיד עם הזנת הערך.

איך מוסיפים “בלוק” חדש? הבלוק יופיע מתחת לבלוק שאת המשפט שלו הפכנו ל”שלם”, מיד לאחר שעשינו זאת, ולנו נותר רק להזין בתוכו שדה/תנאי/ערך, כמו בכל בלוק אחר…

מה התנאי המקשר בין הבלוקים? התנאי המקשר הוא זה שרשום בתיבה שבצידו הימני של כל בלוק – “וגם” ו”או”. ניתן לשנות תנאי זה.

האם אפשר למחוק בלוק? כן – אבל בכל פעם רק את ה”משפט תנאי שלם” האחרון ברשימה שבתוך ה”חוליה” – באמצעות צלמית ה-X האדום.

עם פתיחת פאנל המסנן, תוצג חוליה אחת. עם בלוק אחד. אפשר להוסיף מספר בלתי מוגבל של חוליות.

ברגע שהחוליה האחרונה נכיל בלוק שיש בו “משפט תנאי שלם” [ראה לעיל תחת “עבודה עם בלוקים”], המערכת תאפשר להוסיף חוליה חדשה.

איך מוסיפים “חוליה” חדשה? על ידי לחיצה על אחד מהלחצנים [+וגם] ו-[+או] שמתחת לחוליה האחרונה.

האם אפשר למחוק חוליה? כן – את כולן חוץ מהראשונה – באמצעות צלמית ה-X האדום.