חוקים של “שומרי מקום” לשדות ולחתימות במסמכי Word

שומרי מקום לשדות הטופס

לכל שדה בטופס הדיגיטלי המקושר אל מסמך התבנית ב Word (למעט שדות מיוחדים כמו שדות נוסחה), יש לשבץ “שומר מקום” במסמך התבנית. שומר-מקום זה ישמש ל”מיזוג” הערך של אותו שדה מהרשומה אל תוך המסמך שמיצצר מחולל המסמכים. למשל, אם אנחנו רוצים שבמסמך הסופי יופיע משפט כמו “הנני, מוישלה זוכמיר, חתום מטה…”, אז אותו משפט עם “שומר מקום” ייכתב כך: “הנני, {{שם_מלא}}, חתום מטה…”,
מבנה שומר המקום לשדה הוא, לפי הסדר: סוגריים מסולסלים כפולים לפתיחה {{ לאחריהם השם שנבחר עבור השדה (ללא רווחים ותווים מיוחדים – ראה להלן) ולאחריו סוגריים מסולסלים כפולים לסגירה }}
חוקים למתן שמות לשדות:

אסור שיהיה רווח בין הסוגריים המסולסלים לשם שהקלדת ביניהם! אם אתה מבצע פעולה של העתק-הדבק בתוך Word, הרבה פעמים Word מוסיף באופן אוטומטי רווח לפני או אחרי – שים לב ומחק רווחים אלה אם הם מופיעים…
אסור שהשמות בין הסוגריים יכילו רווחים או תווים מיוחדים – רק אותיות, מספרים, ותוים פשוטים, כמו _ ו –
מותר לעצב את שומרי המקום – קו-תחתי, הדגשה, צבע טקסט, צבע רקע, או כל עיצוב אחר…
דוגמאות לשמות תקינים ושאינם תקינים:

שומרי מקום לחתימות

ניתן ליצור במסמכים שומרי מקום לחתימות משני סוגים:

• חותמים אנונימיים – לחותמים אלה לא תהיה “נוכחות” מיוחדת במסך הדיאלוג של שליחת מסמך להחתמה אלקטרונית. כלומר – מי ששולח את בקשת החתימה לא יראה שום דבר שמאפיין את החותם הנדרש – הוא פשוט ישלח אל נמען עם כתובת דוא”ל או מספר טלפון…
• חותמים שֵׁמִיים (כאלה שיש להם שם) – לחותמים אלה יש “נוכחות” מיוחדת במסך הדיאלוג של שליחת מסמך להחתמה אלקטרונית. אפשר לראות במי מדובר. למשל, אם לחותם יש שם “לקוח” – נוכל לראות שמדובר בלקוח. אם יש לו שם “ספק” – נוכל לראות שמדובר בספק…

כמו כן, ברגע שיוצרים שומרי מקום ל”חותמים שמיים”, ניתן לקבוע תהליך חתימה שיש בו מספר גורמים שונים – ובמסך הדיאלוג של שליחת מסמך להחתמה אלקטרונית – נקבע להם גם סדר
מבנה שומר המקום לחתימה של חותם אנונימי הוא צירוף התווים הבאים לפי הסדר – סוגרים מסולסלים פתיחה { אחר כך “קו ניצב” (כמוסבר כאן), אחר כך מספר כלשהו של “קו תחתון” _ (כמוסבר כאן) אחר כך “קו ניצב” שוב ובסוף סוגריים מסולסלים סגירה }.

מבנה שומר המקום לחתימה של חותם ששֵׁמִ, הוא צירוף התווים הבאים לפי הסדר – סוגרים מסולסלים פתיחה {, אחר כך שם או מספר המציינים את החותם (בלי רווחים או תווים מיוחדים), אחר כך “קו ניצב” | (כמוסבר כאן), אחר כך מספר כלשהו של “קו תחתון” _ (כמוסבר כאן) אחר כך “קו ניצב” | שוב ובסוף סוגריים מסולסלים סגירה }.