המסך הראשי

מאמר זה מציג עזרה אודות הפעולות שניתן לבצע מהמסך הראשי. אם נדרשת לך עזרה בכל נושא אחר – אנא פתח את מאמר העזרה הקשור לאותו נושא ישירות מהמסך שלו [מערכת העזרה “רגישה להקשר” ממנו היא נפתחת] או נווט לכאן על מנת לראות מבוא לשימוש במערכת ורשימה כללית של נושאי עזרה.

ברוב המקרים בהם תגיע אל המסך הראשי, הוא יוצג לך במצב “רגיל”, ותוכל לצפות ממנו בנתונים, ולבצע פעולות, כמפורט מטה, אך במידה ועל המסך הראשי מופיע משפט המציין כי במערכת אין עדיין טפסים, וזה הנושא שאתה מעוניין ללמוד כעת, דלג לכאן כדי לקרוא עוד.

• אם במסך מופיעה ההודעה “צור מסמך / רשומה מסוג טופס”:
  עדיין לא שמרת אף רשומה במערכת [יכול להיות שלא יצרת רשומה עדיין, אבל יכול להיות גם שלארגון שלך יש רישוי שלא מאפשר שמירת רשומות – כנראה רישוי “חינמי” – ולכן לא תוכל גם לשמור רשומות בהמשך – ראה הסבר נוסף בהמשך המאמר.
• במסך מופיעה “טבלת הרשומות” – טבלה עם רשומות מידע (הטבלה יכולה להיות גם ריקה) – ראה כאן להסבר נוסף אודות טבלה זו.
  שמרת כבר רשומות במערכת [לארגון שלך יש רישוי שמאפשר שמירת רשומות – רישוי שאינו “חינמי”] – ראה הסבר נוסף בהמשך המאמר.

אם אתה רואה בתפריט הראשי את המילים “ניהול מערכת”, הרי שאתה מחובר למערכת בתור “מנהל מערכת”, ובאפשרותך לבצע פעולות רבות שאינן נגישות למשתמש רגיל. במקרה בו אתה הקמת את המערכת, הוענקו לך הרשאות “מנהל מערכת” באופן אוטומטי. לסקירת הפעולות שמנהלי מערכת יכולים לבצע מן התפריט, ראה כאן.

• שם הארגון מופיע יחד עם שם המשתמש המחובר. במידה ועדכנת את תמונת הפרופיל שלך, תמונה זו תופיע בפינה השמאלית העליונה, ליד שם המשתמש וצלמית פתיחת התפריט.
• לחצן העזרה מופיע ומאפשר את פתיחת מאמר העזרה הרלוונטי לעמוד בו אתה נמצא.
• לחיצה על צלמית פתיחת התפריט תפתח תפריט ממנו ניתן לבצע פעולות נוספות:
  • “הפרופיל שלי” פותח מסך עדכון פרופיל והעדפות של המשתמש המחובר – ראה כאן עזרה למסך זה.
  • “הגדרות” פותח מסך עדכון הגדרות ושינוי סיסמא של המשתמש המחובר – ראה כאן עזרה למסך זה.
  • “אודותינו” – פותח מסך “אודות המערכת” בו מוצגת גרסת המערכת.
  • “התנתק” – מנתק את המשתמש המחובר מן המערכת [log out] ומעביר אותו אל מסך ההתחברות.

• האשף יכול לעזור לך להכין במהירות ובקלות טופס חדש לקליטת מידע, עם או בלי חילול מסמכים או/ו החתמה אלקטרונית שלהם. ראה כאן עזרה בנושא.
• אם “כיבית” אותו ואתה רוצה שיופיע שוב, לך אל מסך עדכון הפרופיל [ראה כאן], ו”הדלק” אותו בחזרה.
• לצמצום התצוגה של אשף הטפסים – לחץ על החץ האדום שלצידו. לחיצה נוספת על החץ האדום תרחיב מחדש את האשף.
  לכיבוי אשף הטפסים – לחץ על “אל תציג אשף זה יותר” ואשר.

• בשעות השירות הרגילות:
  • לקיים צ’אט עם עובד שירות לקוחות
  • לעבור למסך בו מוצגים מספר קישורים עיקריים למערכת העזרה של DocsRobot
• מחוץ לשעות השירות הרגילות – לשלוח בקשה לתמיכה ביום העסקים הבא.

בארגונים שלא הקימו טפסים עדיין [כולל, כמובן, התקנות חדשות שזו הפעם הראשונה שנכנסים אליהן], תופיע אחת משתי ההודעות הבאות על המסך – אנא פעל בהתאם לאמור מטה:

• ההודעה שמופיעה היא: “נראה שלארגון שלך אין עדיין טפסים. ללא טפסים, לא ניתן ליצור מסמכים. יש לפנות למנהל המערכת כדי להוסיף טפסים”
  • אינך יכול להשתמש במערכת עדיין היות שהיא לא מוכנה.
  • אנא פנה למי שמנהל את המערכת בארגון שלך, ובקש ממנו להוסיף טפסים, על מנת שתוכל ליצור רשומות, לחולל מסמכים, ובמידת הצורך לשלוח אותם לחתימה…
• ההודעה שמופיעה היא: “נראה שלא יצרת עדיין אף טופס. ללא טפסים, לא ניתן ליצור מסמכים. לחץ כאן כדי ליצור את הטופס הראשון שלך”? כנראה שרק נרשמת, ועדיין לא יצרת טפסים לקליטת מידע. ללא טפסים לא תוכל ליצור רשומות מסמכים וחתימות, לכן בתור מנהל מערכת תצטרך ליצור את הטופס הראשון בהקדם האפשרי, ולכן כדאי שתעשה אחד מהשניים:
  • תיצור את טופס קליטת המידע הראשון של הארגון בצורה ידנית – עבור למסך רשימת הטפסים להמשך, או
  • תיצור את טופס קליטת המידע הראשון של הארגון על ידי אשף הטפסים של DocsRobot – ראה כאן הסבר נוסף.

בארגון שלא יצר עדיין רשומות [או שיש רשומות, אך המשתמש הנוכחי לא יכול לראות אותן בשל בקרת גישה – ראה נושא בקרת הגישה במסך עורך הטופס], במסך הראשי תופיע ההודעה “צור מסמך / רשומה מסוג טופס” [אם הודעה זו אינה מופיעה, ובמקומה מופיעה הודעה אחרת המציינת כי אין עדיין טפסים המערכת, התבונן מימין כדי ללמוד מה לעשות…]. הודעה זו תופיע תמיד אם לארגון שלך יש רישוי שלא מאפשר שמירת רשומות [כנראה רישוי “חינמי”].

מתחתיה מופיעה תיבה נפתחת עם סוגי הטפסים הקיימים במערכת. יש לבחור בתיבה זו סוג טופס וללחוץ על “צור רשומה חדשה”. כעת תועבר למסך הזנת נתונים ברשומה, בהתאם למבנה של הטופס שהוכן עבורה. במסך זה תוכל לבצע פעולות שונות בהתאם לרישוי – ראה עזרה כאן.
במידה ויצרת כבר רשומות בעבר מסוגי טפסים שונים [בין אם שמרת אותם או לא], יופיעו מתחת לתיבה הנפתחת גם מספר “קיצורי דרך” תחת הכותרת “יצירה מחדש של רשומות מטפסים שהיו בשימוש לאחרונה” – לחיצה על כל אחד מהם תעביר אותך למסך יצירת רשומה חדשה מאותו סוג טופס

מבנה המסך המתואר במאמר זה מתייחס למקרה של ארגון שיש לו רישוי המאפשר לשמור רשומות [רישוי בתשלום], ושכבר יצר ושמר רשומות כאלה. אם במקום המבנה המתואר כאן אתה רואה את המשפט “צור מסמך / רשומה מסוג טופס” – התבונן מימין במאמר זה כדי לראות מה עליך לעשות.

מבנה המסך:

• משמאל לתפריט הראשי, מופיע “סרגל סוגי הטפסים”. סרגל זה מציג רשימה של סוגי הטפסים/מסמכים המנוהלים בארגון שלך – לחיצה על שמו של כל אחד מהם, תציג את הרשומות שנוצרו מטופס זה [רק רשומות שאתה רשאי לראות – להסבר על מניעת גישה לרשומות באמצעות הרשאות (למנהלי מערכת בלבד) – ראה את המאמר אודות עורך הטפסים]. הסרגל מאפשר לך גם לאתר בקלות סוג טופס אם רשימת סוגי הטפסים ארוכה, לנעוץ סוגי טפסים מסויימים לראש הרשימה, ולצמצם או להרחיב את התצוגה שלו – ראה הרחבה במאמר זה.
• משמאל לסרגל סוגי הטפסים, תופיע “טבלת הרשומות”. טבלה זו מאפשרת לך לצפות ברשומות האחרונות שנוצרו, לסנן אותן לאיתור מהיר של רשומה, להפעיל שאילתא שמציגה רק רשומות שעונות לתנאי מסויים, לדפדף בין רשומות, לפתוח רשומה לצפייה או עריכה, ולהוסיף רשומה חדשה – ראה כאן להסבר נוסף אודות טבלה זו.