ניהול ממוחשב של דיווחי עובדים - גם בנייד!

• לכל טופס יש שתי תצוגות: תצוגה-לנייד למי ששולח דיווח מהטלפון, ותצוגה-למחשב, למי שצופה בנתונים מהמשרד.
• גם למסכים הראשיים יש "מצב נייד", שמציג טבלאות עם מספר עמודות מצומצם.
• מצב Offline מאפשר עבודה ללא חיבור אינטרנט: הנתונים מסתנכרנים ברגע שהחיבור מתחדש.
• גם העובד, כמו כל גורם חיצוני אחר, לא חייב להזדהות כדי לשלוח דוח – פשוט לנווט לקישור מוגדר מראש, למלא ולשלוח…
• מודול הרשאות מאפשר ליצור מורשים אוטומטיים לכל דוח חדש שנוצר, המבוססים על קבוצות הרשאה – למשל – העובד שממלא את הדוח + מנהלו הישיר…
• אפשר לשלוח באופן יזום בקשה לעובד למילוי דוח, ולבצע "מילוי מקדים" של נתונים שמוצגים אצל העובד לצפייה בלבד (או אפילו מוסתרים ממנו)

• טפסים: בנייה על ידי גרירת שדות מסוגים מגוונים לשטח הטופס, הזזתם וקביעת גודלם.
• בטפסים אפשר גם: לחלק לפרקים וטבלאות, לבחור עיצוב (skin), לקבוע "שם אוטומטי" מערכי השדות… בשדות אפשר גם: לקבוע ערכי ברירת מחדל, לבצע חישובים, לקבוע תנאי הצגה/הסתרה…
• מסכים ראשיים: יצירת תצוגות מתחלפות, "חיפושים שמורים", עץ קטגוריות,…
• צריכים גם דוחות: בנו תבניות-דוח ב Excel

• המערכת מפותחת משנת 2005 על ידי חברה ישראלית, עם תמיכה מלאה בעברית, מימין לשמאל, ולא הוסבה ממערכת זרה באנגלית
• המחיר החודשי מותאם לעסק קטן ומתאים גם ליחידים – יש מערכת ליבה עשירה, אליה ניתן להוסיף מודולים רק אם צריך אותם. המחיר מתבסס בעיקר על מספר משתמשים פעילים ורק במקרים חריגים מושפע גם ממספר הפעולות החודשיות של חילול-מסמכים והחתמה אלקטרונית
• תהליך ההקמה קל ומהיר, ומאפשרים יישום מיידי מהיום למחר
• השימוש השוטף אינטואיטיבי – אין צורך בהכשרות ארוכות

מגוון יכולות פורצות-דרך מאפשרות בניית טפסים משוכללים בהרבה מאלה שכלים אחרים מציעים. הנה דוגמאות:

• שדות מחושבים עם נוסחאות (ואפילו הסתרה של חלק מהם כך שישמשו רק למחולל-המסמכים)
• תנאים-מבוססי-נוסחה להסתרה של שדות/פרקים בטפסים
• שם-אוטומטי לרשומה לפי ערכי השדות שלה
• פרקים משותפים: משתתפים בכמה סוגי-טופס; שינוי פעם אחת משפיע על כל הסוגים…
• מחולל מסמכים מובנה מאפשר ליצור מסמך מכל טופס
• חיבור לחתימות של Comsign מאפשר שליחה לחתימה אלקטרונית!
• הרשאות-אוטומטיות ו"בעלי-תפקיד" אד-הוק לכל רשומה חדשה שנוצרת מהטופס (עם מודול הרשאות)

• לכל סוג טופס, המערכת מאפשרת ליצור שני "מבטים מסונכרנים", אחד למחשב והשני לנייד. הם תמיד מכילים את אותם שדות וטבלאות, אבל ניתן לקבוע מיקום שונה של כל שדה. אם, למשל, שורה אחת מציגה 3 שדות המבט למחשב, אפשר להציג את אותם 3 שדות אחד מתחת לשני במבט לנייד
• המערכת מאפשרת לקבוע "תצוגות מתחלפות" שונות למחשב ולנייד – וכך להציג רק את העמודות החיוניות בנייד, כדי לא להזדקק לגלילה ימינה ושמאלה
• התפריט בנייד מציג מבט מצומצם ונוח יותר – רק רשומות והתראות. כל מסכי הניהול מופיעים רק על המחשב…
• העלאת תמונה אפשרית באמצעות המצלמה והגלריה.

המערכת בנויה כולה לאיתור מהיר וקל של פריטים

• המסך הראשי מציג "עץ קטגוריות וסוגי טפסים" לניווט קל (עם אפשרות להציג את אותו סוג טופס בכמה קטגוריות שונות)
• לכל סוג-טופס יש תצוגה טבלאית הניתנת לבחירה מתוך אוסף של "תצוגות מתחלפות" – כל אחת מראה רק את העמודות החשובות לנושא מסויים ("נתוני תוקף", "ביטוחים וערבויות",…); לא צריך "לפתוח" כל רשומה בנפרד…
• הקלד טקסט לחיפוש מהיר
• צור "שאילתה" לחיפוש מורכב יותר, מבוסס תנאים (כל הדוחות שנשלחו ללקוח מסויים בשנה מסויימת). את השאילתה אפשר לשמור עם שם, ואז לטעון מחדש בקלות.

• ניתן למפות גם את הקטגוריות וגם את סוגי הטופס לעובדים, תפקידים ויחידות ארגוניות.
• – עם מיפוי קטגוריות – ניתן להציג עץ קטגוריות מותאם לתפקידו של הצופה
• – עם מיפוי סוגי-טופס – כל רשומה חדשה שנוצרת מהם מקבלת הרשאות אוטומטיות
• אפשר ליצור קבוצות-הרשאה גמישות (יוצר הרשומה, המנהל שלו, היחידות הארגוניות שלו ובמעלה ההררכיה, כולל המנהלים של יחידות אלה…), ולמפות אותם לסוגי-החוזים השונים, עם הגדרת ההרשאות בכל מיפוי כזה
• טפסים לאיסוף/הצגת מידע – ניתן לקבוע כ"פנימיים" (מאובטחים), או פומביים (כאלה שאפשר להפיץ לגורמי חוץ בלי לבקש מהם להזדהות)

• לקוחות שחווים תקשורת מסודרת ויעילה, מתרשמים שיעילות זו משתקפת בכל פעולות הארגון
• עובדים שמדווחים בצורה מסודרת, מבינים מצד אחד שהערך שהם מביאים ברור להנהלה, ומהצד השני, שכל מעשיהם חשופים ומפוקחים – שני אלה מבטיחים שהם מבצעים את תפקידם על הצד הטוב ביותר
• מקצועיות בתקשורת חיצונית – טפסים מעוצבים, מסמכים אחידים ותהליכי חתימה חלקים משדרים מקצועיות ויעילות ללקוחות ושותפים חיצוניים.
• מהירות מענה משופרת – יכולת לספק מידע, ליצור מסמכים ולהשלים תהליכים בזמן קצר יותר משפרת את רמת השירות ומעלה את שביעות הרצון.

כל היבט של המערכת נועד לחסוך זמן, כך שתוכל להקדיש יותר למה שחשוב לעסק שלך:

• אוטומציה של תהליכים חוזרים – המערכת מחליפה עבודת כפיים במכניזמים אוטומטיים: יצירת מסמכים מתבניות, איסוף מידע בטפסים מובנים, וניהול תהליכי אישור. במקום לבזבז זמן על משימות שגרתיות, הצוות יכול להתמקד בפעילויות יצרניות יותר.
• ריכוז מידע ונגישות מהירה – כל המידע מאוחסן במקום אחד עם מנגנוני חיפוש מתקדמים. עובדים יכולים למצוא מידע תוך שניות במקום לחפש במיילים, תיקיות או מסמכים פיזיים. תמיכה בנייד מאפשרת גישה למידע מכל מקום.
• צמצום עבודה כפולה – המערכת מונעת צורך ליצור מחדש מסמכים דומים, להקליד שוב נתונים קיימים, או לבצע משימות זהות שוב ושוב

• חיסכון בעלויות תפעול – צמצום זמן עבודה, הפחתת טעויות ושיפור יעילות מתרגמים לחיסכון כלכלי משמעותי בטווח הארוך.
• איחוד פעילויות שונות תחת מערכת אחת – פחות צורך בתוכנות מותאמות אישית או בשירותי ייעוץ לתהליכים בסיסיים.
• משאבים זמינים לחדשנות – כשתהליכים שגרתיים מתבצעים בצורה אוטומטית ויעילה, הארגון יכול להקדיש יותר משאבים לפיתוח, שיפור המוצר והתרחבות עסקית

• המרת ידע אישי לידע ארגוני: המערכת לוכדת את הידע של עובדים בתבניות, תהליכים ומסדי נתונים מובנים. כך הידע נשמר גם כשעובדים עוזבים, והוא זמין לכל הארגון.
• בניית בסיס ידע ארגוני – עם הזמן, המערכת צוברת מידע על דפוסים, מגמות וביצועים שיכולים לשמש לקבלת החלטות מבוססות נתונים.
• תיעוד סיסטמטי של תהליכים – כל פעילות עוברת דרך מערכת מובנית שמתעדת בצורה אוטומטית מי, מתי, מה ואיך. זה יוצר מעקב מלא אחר תהליכים ומאפשר שיפור מתמיד.

המערכת עוזרת לשפר את היעילות והאמינות של כל המידע שאתה אוסף  או משתף, בין אם בתוך הארגון או מחוצה לו.

• מניעת טעויות אנוש – מנגנוני בקרת קלט, תבניות סטנדרטיות ותהליכי אישור מובנים מצמצמים משמעותית את הסיכוי לטעויות. במקום להעתיק ולעדכן מסמכים קיימים, המערכת מבטיחה שכל מסמך נוצר עם הנתונים הנכונים.
• הגנה מפני איבוד מידע – כל המידע מאוחסן בענן בצורה מאובטחת ונגישה. לא עוד חשש מאובדן קבצים, קריסת מחשבים או עזיבת עובדים עם מידע קריטי.
• ניהול סיכונים פרואקטיבי – מערכת התזכורות מבטיחה שלא יחמיצו תאריכים קריטיים, תוקף חוזים, או משימות חיוניות. ההתראות היומיות הופכות ניהול סיכונים מתגובתי לפרואקטיבי

יעילות מתגמלת – עובדים פשוט אוהבים לעשות יותר כשהם מרגישים שהזמן שלהם לא מבוזבז!