שימושים נפוצים

מה במערכת?

• חתימה אלקטרונית / חתימות דיגיטליות: שליחת בקשות לחתימה אלקטרונית לקבלת התחיבות מקדימה של הצד השני
• טפסים להחלפת מידע עם גורמי חוץ: טפסים לאיסוף מידע, קבלת אישורים, הפצת דוחות אונליין, סקרים, וחתימות אלקטרוניות
• מערכת מעקב עם תזכורות לתאריכים חשובים: הגדר תזכורת לכל תאריך חשוב, בכל פריט שאתה מנהל, וקבל בכל יום הודעה מרכזת במייל
• ניהול ושימור ידע קריטי: לכל עסק יש מידע שההשלכות של אובדן שלו יכולות להיות קריטיות. דוגמאות: מחיר ותנאים שנקבעו בשיחה, מאפייני התקנה של מערכת מורכבת, נהלי מניעת סיכון בעבודה
• ניהול חוזים והתקשרויות: ניהול נכון של חוזים מונע סיכונים והפסדים, מאפשר לממש הבטחות שהתקבלו, ומניב ערך לעסק
• מחולל מסמכים פשוט – למסמכים/דוחות מורכבים (MS-Word/PDF): יכולת מהפכנית החוסכת זמן ומונעת טעויות, למי שצריך להפיק שוב ושוב מסמכים/דוחות בעלי מבנה דומה אך תוכן משתנה – הצעת מחיר, סיכום טיפול בקריאת שירות, דיווח שעות עבודה לפרויקט, וכו'

תועלות לעסק:

• חסכון בזמן והגברת היעילות: אוטומציה של תהליכים חוזרים, ריכוז מידע ונגישות מהירה, צמצום עבודה כפולה
• הגנה מפני סיכונים ושיפור האמינות: מניעת טעויות אנוש, הגנה מפני איבוד מידע, ניהול סיכונים פרואקטיבי
• שימור ידע ושימור נכסי המידע: בניית בסיס ידע ארגוני, המרת ידע אישי לידע ארגוני
• שיפור חוויית הלקוח והמוניטין הארגוני: מקצועיות בתקשורת חיצונית, מהירות מענה משופרת
• חסכון כספי – משאבים זמינים לחדשנות

דוגמאות
דוגמאות לידע חשוב פנים-ארגוני: • הסכמים והתקשרויות (מעקב אחר סיום, מימושי אופציה, תפוגת אחריות…) | • מבקרים בדוכן של העסק בתערוכה | • פריטים שהשאיל לאחרים | • דיווח שעות עבודה לפרויקט | • דיווח מפגשים עם יועץ | • מעקב תחזוקה לציוד
דוגמאות למידע חשוב שמוחלף עם גורמים חוץ-ארגוניים: [איסוף מידע] פרטי מבקר בכניסה לבניין מאובטח | קריאת שירות | הזמנת שירות • | • [אישורים] אישור הצעת מחיר שנשלחה ללקוח • | • [טפסי-סקר] טופס הרשמה לאירוע שאני מקיים | • סקר שביעות רצון  | • פרטי מועמד לעבודה • | • [דוחות אונליין] סיכום טיפולים חודשי

היתרונות העיקריים של DocsRobot
שירות ענן ותיק, בעברית, לא יקר | • אינטואיטיבי וקל לשימוש גם למי שיוצר טפסים, וגם למי שמשתמש בהם להזנת נתונים – למימוש מיידי | • מערכת עשה-זאת-בעצמך פשוטה ומהירה להקמה – משימוש בבנאי-טפסים משוכלל ואינטואיטיבי, עובר בשימוש בתבניות Word/Excel, ועד הגדרה קלה של תצוגות מתחלפות (דוחות מהירים) | • מנגנונים מגוונים מאפשרים הפקת ערך רב מהמידע האגור – חיפוש מהיר, בנאי שאילתות מתקדם, דוחות Excel (גם מיידיים וגם מבוססי תבניות), וכו'… | • תמיכה בעבודה מהנייד עם התאמת תצוגה | • מגוון יכולות פורצות-דרך לעולם הטפסים האלקטרוניים, שלא תמצאו באף מערכת טפסים אחרת!

המערכת מפרידה בין מילוי הנתונים הדינמיים (אלה שמשתנים בין חתימה אחת לאחרת), לפעולת החתימה על המסמך, ומשיגה בכך יתרונות מהותיים:

• הזנת הנתונים מתבצעת בטופס אלקטרוני מאורגן וברור, עם בקרת-קלט ויכולות מתקדמות. לא צריכים להעתיק מסמך קודם ולערוך אותו מחדש!
• אפשר לבקש מהחותם להזין את הנתונים – חוסך זמן, ומונע טעויות! החותם לא צריך לחפש את השדות בדילוגים במסמך מורכב, או להתעצבן שאין לו מספיק מקום לכתוב הכל. קל לו גם להבין מהם הדברים העיקריים שעליהם הוא מתחייב, במקום לחפש אותם בתוך המסמך…
• החתימה מתבצעת על מסמך PDF נקי , בלי "ריבועים" מוזרים של תוכן חתוך או חתימות שמופיעות במיקום לא הגיוני!
• את המסמך לחתימה בונים פעם אחת כ"תבנית" – קובץ Word רגיל.
• בקשת החתימה נשלחת כקישור, והחתימה מתבצעת מהמחשב (עכבר) או מהנייד (אצבע), על תשתית חברת Comsign הישראלית!

תועלות עיקריות לעסק:

• חסכון בזמן והגברת היעילות: אוטומציה של תהליכים חוזרים
• הגנה מפני סיכונים: קבלת התחייבות הצד השני בחתימה
• שיפור חוויית הלקוח והמוניטין הארגוני: תהליך חתימה נוח

התאמה לעסק קטן

• הקמה פשוטה – בתוך דקות – ב-2 פעולות חד-פעמיות:
  • פותחים מסמך Word שאותו רוצים להחתים – מחליפים את "הערכים המשתנים" שלו לשומרי מקום (כמו {{שם_עובד}}), מוסיפים לו "קו חתימה" עם שומר-מקום נוסף (חתימה: {|___________|}) ושומרים אותו כ"מסמך תבנית" במערכת.
  • יוצרים בקלות טופס אלקטרוני עם אותם שדות, באמצעות "בנאי טפסים", ומחברים בינו לבין מסמך-התבנית
• גם במחיר: שמחושב לפי מספר הרשיונות ומספר המסמכים שנחתמים בכל חודש

 יכולות מתקדמות של המערכת

• ניתן למזג לתוך הטופס נתונים מורכבים, כדוגמת תמונות וטבלאות
• תמיכה בריבוי חותמים
• ניתן לדרוש מהחותם לצרף מסמכי זיהוי
• ניתן לדרוש מהחותם להזין סיסמא שנשלחה אליו לאמצעי קשר מאומת

 סוגי פעולות/טפסים ודוגמאות

• טופסי איסוף מידע (כמו רישום מבקר בכניסה לבניין מאובטח, קבלת פרטי מבקר בתערוכה…) – אפשר להגדיר אילו נתונים אתם מזינים לפני המשלוח, ואילו נתונים מזין הנמען
• טפסים מקדימים לחתימה אלקטרונית (למשל – חוזים…) – נוחות מהפכנית בשל הפרדה בין הזנת הנתונים בטופס לחתימה על המסמך
• טפסי אישור עם לחצן "אישור" מובנה (אישור משתתף…)
• טפסי דוח מקוון לצפייה בלבד (דוח פעולות תחזוקה חודשי…)
• טפסי סקר – פרסום קישור פתוח לכולם (הצעת ייעול…)

  התועלות לארגון

• שפר את היעילות והאמינות של הנתונים שאתה אוסף, בעיקר כשהם מגיעים מגורם חיצוני
• חסכון עצום בזמן הניהול השוטף (טפסים מאורגנים לקליטת מידע והצגתו, תמיכה בנייד, בנאי שאילתות לאיתור מהיר…)
• הטפסים מוסיפים למוניטין של העסק שלך!

 הייתרונות העיקריים של DocsRobot

• טפסים מעוצבים, מאורגנים, פשוטים למילוי, כולל תמיכה להצגה בטלפון הנייד
• יכולות מתקדמות בבניית טפסים – מילוי מקדים לפני שליחה עם נעילה בצד הנמען, הגדרת שדות חובה ושדות מוסתרים, הצגת תוצאות חישוב בעזרת נוסחאות
• אינטואיטיבי וקל לשימוש גם למי שיוצר טפסים, וגם למי שמשתמש בהם להזנת נתונים
• מערכת עשה-זאת-בעצמך פשוטה ומהירה להקמה – משימוש בבנאי-טפסים משוכלל ואינטואיטיבי, עובר בשימוש בתבניות Word/Excel, ועד הגדרה קלה של תצוגות מתחלפות (דוחות מהירים)
• שירות ענן ותיק, בעברית, לא יקר
• מחולל מסמכים מובנה וכן מערכת מובנית לחתימה אלקטרונית
• מנגנונים מגוונים מאפשרים הפקת ערך רב מהמידע האגור – חיפוש מהיר, בנאי שאילתות מתקדם, דוחות Excel (גם מיידיים וגם מבוססי תבניות), וכו'…

 איך מחולל המסמכים עוזר לארגון שלי?

• המסמכים שלכם הופכים למידע, ומידע הוא כח! DocsRobot אוסף קודם מידע ואז הופך אותו למסמך, ובמידע זה אפשר לעשות שימוש רב (חיפושים, דוחות, תצוגות טבלאיות, תמצית מסמך בטופס אלקטרוני…)
• מניעת סיכונים ותקלות – במקום "להחליף" ערכים במסמך ישן ולא עדכני, הזינו אותם בטופס מאורגן ומסודר, וצרו את המסמך המורכב בקליק – תוך שימוש בתבנית עדכנית
• חסכון בזמן – קודם כל על ידי האצת התהליך של יצירה חוזרת של מסמכים דומים על ידי הזנת המידע שלהם בטופס, אבל גם: איתור מהיר באמצעות חלוקה לקטגוריות ומנגנוני חיפוש על בסיס המידע בשדות, הבנה מהירה של מהות המסמך מצפייה בטופס תמציתי או אף מהתצוגות הטבלאיות המתחלופת במסך הראשי…

  איך מפעילים את הקסם של "מחולל המסמכים"?

• שלב א' (חד פעמי) – הכנת תבנית המסמך: קובץ Word עם שומרי מקום
• שלב ב' (חד פעמי): הכנת טופס-אלקטרוני תואם (עם בנאי הטפסים)
• מעכשיו – צור שוב ושוב מסמכים מסוג זה בקלות, ללא שימוש ב Word

 הייתרונות העיקריים של DocsRobot

• אפשר ליצור מסמכי WORD, בלי לפתוח WORD!
• המסמכים נוצרים מהזנת ערכים בשדות – מנגנונים מגוונים מאפשרים הפקת ערך רב ממידע זה, שאין בעולם המסמכים – תצוגות טבלאיות מתחלפות של מידע תמציתי, שאילתות מתקדמות, דוחות Excel…
• שירות ענן ותיק, בעברית, לא יקר
• אינטואיטיבי וקל לשימוש | • טפסים מעוצבים, מאורגנים, פשוטים למילוי, כולל תמיכה להצגה בטלפון הנייד
• מערכת עשה-זאת-בעצמך פשוטה ומהירה להקמה
• מנגנונים לבניית טפסים עם יכולות מתקדמות – הגדרת שדות חובה ושדות מוסתרים, הצגת תוצאות חישוב בעזרת נוסחאות…

תועלות עיקריות לארגון:

• שפר את היעילות והאמינות של הנתונים שאתה אוסף
• חסכון עצום בזמן הניהול השוטף (טפסים מאורגנים לקליטת מידע והצגתו, תמיכה בנייד, בנאי שאילתות לאיתור מהיר…)
• הטפסים מוסיפים למוניטין של העסק שלך – כל מי שרואה תקשורת מסודרת ויעילה, מתרשם ומאמין שיעילות זו משתקפת בל פעולות הארגון?