יכולות עיקריות

איך זה עובד?

• קבע בקלות תזכורות לכל תאריך חשוב בכל פריט, בקליק אחד, עם נמען אחד או יותר, וטווח זמן
• פעם ביום, בבוקר, המערכת סורקת את כל הפריטים, ושולחת מייל מרוכז של כל הנושאים ה"פתוחים" שלהם. לא צריך את התזכורת יותר? דווח ביצוע והמערכת תחדל מלתזכר אותך
• את כל התזכורות שלי אוכל גם לראות במסך מרכז במערכת – בחלוקה לתזכורות פעילות, עתידיות, וגם היסטוריות (סגורות)
• דוגמא: אם בחוזה שכירות שהזנתי למערכת יש "מועד אחרון למימוש אופציה" ב-31.12, ואבקש תזכורת 60 יום קודם, החל מ-01.10 אראה "אירוע" זה במייל ההתראות המרוכז היומי. אם שלחתי למשכיר מכתב "מימוש אופציה" ב 12.10, וקיבלתי ממנו אישור ב 13.10, אוכל "לכבות" את התזכורת ב-14.10, ולא אראה אותה יותר במייל (אבל אמשיך לקבל תזכורות לנושאים שלא דיווחתי ביצוע עבורם)

מאפיינים בסיסיים של התזכורות: • ריבוי נמענים (עם הפרדה בין אלה שהם "לטיפול" לאלה שהם "לידיעה" • המערכת מייצרת להתראות ולפריטים שלהם כותרות אוטומטיות כדי שיהיה קל להבין במה מדובר • שינוי התאריך מזיז את התזכורות הקשורות אליו • מייל ההתראות מציג סטטוס הטיפול והערות של שאר הנמענים…

יכולות מתקדמות נוספות:

• כל נמען יכול לתעד "פעולות שביצע" (דיווחי ביניים); כל הדיווחים של כולם מוצגים לכל הנמענים של אותה התראה – גם במייל וגם במסך ניהול ההתראות
• נמען יכול "לכבות" את ההתראות של שאר הנמענים (דורש הרשאה) – כך "מודיעים למנהל" שאין מה לדאוג יותר…
• ניתן "להקפיץ" התראות (snooze) לתקופת זמן מוגדרת (לא יופיעו במייל, ולא במסך התזכורות, אבל יחזרו אוטומטית)
• תזכורות נוצרות גם באופן אוטומטי על ידי המערכת במגוון מקרים – ו"נהנות" מאותן יכולות

איך מחולל המסמכים עוזר לארגון שלי?

• מניעת סיכונים ותקלות – במקום "להחליף" ערכים במסמך ישן ולא עדכני, הזינו אותם בטופס מאורגן ומסודר, וצרו מהם מסמך מורכב בקליק – המערכת ממזגת אותם תמיד לתבנית המעודכנת
• חסכון בזמן – קודם כל, יצירת מסמך היא מהירה בהרבה כשאת המידע מזינים בטופס, ולא במסמך עצמו! עוד באותו הקשר: איתור מהיר באמצעות קיטלוג ומנגנוני חיפוש בשדות, הבנה מהירה של מהות המסמך מצפייה בטופס תמציתי ומתצוגות טבלאיות מתחלופת במסך הראשי…

איך מפעילים את הקסם של "מחולל המסמכים"?

 יתרונות נוספים של מחולל המסמכים של DocsRobot

• כן, אפשר ליצור מסמכי WORD, בלי לפתוח WORD! גם מסמכים ארוכים ומורכבים, במהירות…
• המסמכים הופכים למידע בעל ערך: המערכת אוספת קודם כל מידע בטופס ואז הופכת אותו למסמך; מנגנונים מגוונים במערכת מאפשרים הפקת ערך רב ממידע זה, שאין בעולם המסמכים – תצוגות טבלאיות מתחלפות של מידע תמציתי, תמצית מסמך בטופס אלקטרוני, חיפוש-מהיר ושאילתות מתקדמות, דוחות Excel…
• שירות ענן ותיק, בעברית, לא יקר
• אינטואיטיבי וקל לשימוש – ניתן למימוש מיידי
• טפסים מעוצבים, מאורגנים, פשוטים למילוי, כולל תמיכה להצגה בטלפון הנייד
• מערכת עשה-זאת-בעצמך פשוטה ומהירה להקמה
• מנגנונים לבניית טפסים עם יכולות מתקדמות – הגדרת שדות חובה ושדות מוסתרים, הצגת תוצאות חישוב בעזרת נוסחאות…
• שלב מחולל-מסמכים עם תהליכים של מערכות אחרות באמצעות ממשקי API

 תהליך החתימה המהפכני ויתרונותיו לחותם ולשולח

• המערכת מפרידה בין מילוי הנתונים (בטופס), לפעולת החתימה (על המסמך)
• הזנת הנתונים – בטופס אלקטרוני מאורגן וברור, עם בקרות. לא צריכים להעתיק מסמך קודם ולערוך אותו מחדש ב-Word!
• אפשר לבקש מהחותם להזין את הנתונים: גם חוסך זמן, וגם מונע טעויות! במקרה זה, החותם לא צריך לחפש את השדות בדילוגים במסמך מורכב, או להתעצבן שאין לו מספיק מקום. קל לו גם להבין מהם הדברים העיקריים שעליהם הוא מתחייב, במקום לחפש אותם בתוך המסמך…
• החתימה מתבצעת על מסמך PDF נקי , בלי "ריבועים" מוזרים של תוכן חתוך או חתימות שמופיעות במיקום לא הגיוני!
• את המסמך לחתימה בונים פעם אחת כתבנית Word, עם כל היכולות המתקדמות שלו ועם המיתוג של החברה, ומרגע זה – שולחים שוב ושוב לחתימה עם נתונים משתנים שמתמזגים בו אוטומטית. כל המסמכים נוצרים תמיד מתבנית אחת, עדכנית.
• קביעת מיקום החתימה והשדות במסמך לחתימה, פשוט מאין כמוהו – באמצעות "שומרי מקום" טקסטואליים…
•  בקשת החתימה נשלחת כקישור, והחתימה מתבצעת מהמחשב (עכבר) או מהנייד (אצבע), על תשתית חברת Comsign הישראלית!

 התאמה לעסק קטן – גם במחיר וגם בפשטות ההקמה

• הקמה פשוטה – בתוך דקות – ב-2 פעולות חד-פעמיות:
  1. פותחים מסמך Word המיועד להחתמה, מחליפים את "הערכים המשתנים" שלו לשומרי מקום (כמו {{שם_עובד}}), מוסיפים לו שומר-מקום לכל חותם (חתימה: {|_____|}) ושומרים כ"תבנית" במערכת.
  2. יוצרים בקלות טופס אלקטרוני תואם עם אותם שדות, באמצעות "בנאי טפסים".
• המערכת מותאמת לעסק הקטן גם במחיר, שמחושב לפי מספר הרשיונות ומספר המסמכים שנחתמים בכל חודש…

 יכולות מתקדמות של המערכת

• טפסים: באמצעות גרירת שדות מסוגים מגוונים לשטח הטופס, הזזתם וקביעת גודלם. בטפסים אפשר גם: לחלק לפרקים וטבלאות, לבחור עיצוב (skin), לקבוע "שם אוטומטי" מערכי השדות… בשדות אפשר גם: לקבוע ערכי ברירת מחדל, לבצע חישובים, לקבוע תנאי הצגה/הסתרה…
• מסכים ראשיים: להכין תצוגות מתחלפות, "חיפושים שמורים", עץ קטגוריות,…
• תבניות-מסמך: מסמכי WORD בהם מוחלף "תוכן המשתנה" ב"שומרי מקום" טקסטואליים, ואם צריכים גם החתמות אלקטרוניות, מוסיפים באותם מסמכים "קוי חתימה" (חתימה: {|___________|})

• עם מודול דוחות: תבניות-דוח ב Excel
• עם מודול ניהול תהליכי: מעברי סטטוס מותרים, ואפשרויות מתקדמות של כל סטטוס וכל "פעולה" של החלפת סטטוס.
• עם מודול "הרשאות מתקדמות": קבוצות הרשאה ומיפוי שלהם לסוגי הפריטים השונים

סוגי פעולות/טפסים ודוגמאות

• טופסי איסוף מידע (כמו רישום מבקר בכניסה לבניין מאובטח, קבלת פרטי מבקר בתערוכה…) – אפשר להגדיר אילו נתונים אתם מזינים לפני המשלוח, ואילו נתונים מזין הנמען
• טפסים מקדימים לחתימה אלקטרונית (למשל – חוזים…) – נוחות מהפכנית בשל הפרדה בין הזנת הנתונים בטופס לחתימה על המסמך
• טפסי אישור עם לחצן "אישור" מובנה (אישור על הצעת מחיר שהחברה שלחה…)
• טפסי דוח מקוון לצפייה בלבד (כמו דוח פעולות תחזוקה חודשי…)
• טפסי סקר – פרסום קישור פתוח לכולם (הצעת ייעול…)

התועלות לארגון

• שפר את היעילות והאמינות של הנתונים שאתה אוסף, בעיקר כשהם מגיעים מגורם חיצוני
• חסכון עצום בזמן הניהול השוטף (טפסים מאורגנים לקליטת מידע והצגתו, תמיכה בנייד, בנאי שאילתות לאיתור מהיר…)
• הטפסים מוסיפים למוניטין של העסק שלך – כל מי שרואה תקשורת מסודרת ויעילה, מתרשם ומאמין שיעילות זו משתקפת בל פעולות הארגון

היתרונות העיקריים של DocsRobot

• טפסים מעוצבים, מאורגנים, פשוטים למילוי, כולל תמיכה להצגה בטלפון הנייד
• יכולות מתקדמות בבניית טפסים – מילוי מקדים לפני שליחה עם נעילה בצד הנמען, הגדרת שדות חובה ושדות מוסתרים, הצגת תוצאות חישוב בעזרת נוסחאות…
• אינטואיטיבי וקל לשימוש גם למי שיוצר טפסים, וגם למי שמשתמש בהם להזנת נתונים
• מערכת עשה-זאת-בעצמך פשוטה ומהירה להקמה – משימוש בבנאי-טפסים משוכלל ואינטואיטיבי, עובר בשימוש בתבניות Word/Excel, ועד הגדרה קלה של תצוגות מתחלפות (דוחות מהירים)
• שירות ענן ותיק, בעברית, לא יקר
• מחולל מסמכים מובנה
• מערכת מובנית לחתימה אלקטרונית
• מנגנונים מגוונים מאפשרים הפקת ערך רב מהמידע האגור – חיפוש מהיר, בנאי שאילתות מתקדם, דוחות Excel (גם מיידיים וגם מבוססי תבניות), וכו'…

בבסיס המערכת יש את הטפסים האלקטרוניים. אלה מחולקים לסוגים שונים וכל סוג מקושר לקטגוריה אחת או יותר

• עץ הקטגוריות שבמסך הראשי מאפשר לנווט בקלות ובמהירות בין סוגי-הטפסים, ולהציג את "המסך הראשי" של כל סוג טופס
• הוספה מהירה: נווט לסוג-הטופס המתאים וצור משם "רשומה חדשה". היות שלכל סוג-טופס יש מבנה משלו (עם שדות ופרקים) – תוכל להוסיף רק את הנתונים שצריך, בלי שדות מיותרים, ועם אימות-נתונים.
• מבנה הטופס מהווה גם "מבט תמציתי" ברור של הרשומה – שמאפשר הבנה מהירה שלה ומונע צורך לפתוח מסמכים קשורים מורכבים

מה עוד עוזר לשימוש המהיר?

• לכל מסך הראשי של כל סוג-טופס יש "תצוגות טבלאיות" ביניהן ניתן להחליף בקליק. כל אחת מציגה עמודות בעלות "נושא" מסויים ("תוקף חוזה", מאפייני פרוייקט"…). כך ניתן לצפות מיידית בנתונים שמעניינים אותנו בקשר לרשומות המוצגות בלי "לפתוח" כל אחת בנפרד…
• בצע סינון של הנתונים המוצגים במסך הראשי באמצעות פקדי החיפוש שמעל העמודות בטבלה, או באמצעות בנאי-השאילתות המתקדם.
• המסך לא מציג את כל הנתונים? הפק דוח Excel בלחיצה נוספת – מלא או מבוסס תבנית
• בכל המסכים יש תמיכה מלאה בנייד – עם התאמה מיטבית של התצוגה