מערכת ניהול חוזים הוותיקה בארץ, בגרסה חדשה ומשופרת!

הגדר תזכורות לכל תאריך חשוב, וקבל הודעה יומית של כל הנושאים הפתוחים, עם קישור לחוזה במערכת

דווח ביצוע כדי לעצור הודעות; רשום דיווחי ביניים שכולם יכולים לראות

שתף התקדמות וסטטוס עם אחרים

• עץ קטגוריות משמש לניווט בין סוגי-החוזים
• לכל סוג חוזה מוצגת טבלה שהמבנה שלה מוגדר משתמש; ניתן לעבור בין "תצוגות" שונות כדי לצפות מייד במה שחשוב.
• אותה טבלה מאפשרת חיפוש מהיר.
• ניתן גם לבנות שאילתות מתקדמות בקלות, לשמור/לטעון אותן, ולהפיק מהן דוחות

• הפק שוב ושוב מסמכי חוזה בעלי מבנה דומה, בקלות וללא השמטות – מזג נתוניהם, המוזנים בטפסים אלקטרוניים, עם תבניות Word.
• צור מסמכי Word מורכבים בלי לפתוח Word.
• צור PDF מ Word ושלח לחתימות אלקטרוניות.
• יכולות מתקדמות: למשל – העבר לצד ב' לתיקונים וטען גרסה סופית להמשך תהליך….

• הגדר תהליכי חתימה לחוזים בקלות ע"י קביעת מיקומי חתימה טקסטואליים בתוך תבנית Word, בלי שום עקומת לימוד חדשה!
• את הנתונים שהמערכת משלבת במסמך מזינים בטופס אלקטרוני מאורגן וברור, עם בקרת-קלט (כדוגמת שדות רשימה, תאריכונים), ולא ב"ריבועים" מעל המסמך, ובלי לפתוח WORD בכלל
• שלח בקשה לחתימה בלחיצה כפתור, לחותם אחד או חותמים מרובים…
• המסמך לחתימה הוא נקי ומקצועי, ומעוצב כמו כל שאר מסמכי הארגון – בלי "ריבועים" מוזרים של תוכן חתוך או חתימות שמופיעות במיקום לא הגיוני.
• אם צריך, בקש מהחותמים לצרף הוכחת זהות.
• אם צריך, בקש מהחותמים להזין בעצמם חלק מהנתונים – למשל נתוני הזיהוי שלהם.
• יכולות מתקדמות: בצע סבב שינויים בחוזה ושלח גרסה מוסכמת אחרונה לחתימות; סרוק מסמכים שנחתמו ידנית מחוץ לארגון, והעבר אותם לחתימה אלקטרונית פנים-ארגונית…

המסמך/פריט שאתם מנהלים צריךלעבור בין תחנות (משפטית, כספים, סמנכ"ל…)? השתמשו במודול "ניהול תהליכי", הגדירו את התחנות והמעברים המותרים, וקבלו יכולת מעקב משוכללת!

• ניתן לקבוע (בהקמת המערכת) מהן התחנות (סטטוסים) של כל קטגורית פריטים, ומהן "הפעולות" המותרות למעבר ביניהן; המערכת חוסמת פעולות לא חוקיות.
• הסטטוס של כל רשומה מוצג במקום בולט, ויכול להופיע בתצוגות הטבלאיות של המסך הראשי.
• שינוי סטטוס רשומה – בלחיצת כפתור, כולל צפייה בהסטוריית שינויי הסטטוס המלאה.
• ניתן לקבוע מי רשאי לבצע "פעולות" מסויימות (ואפילו לקשר הרשאה כזו ל"בעל תפקיד"המוגדר אד-הוק ברמת הפריט)
• יכולות מתקדמות נוספות: ניתן לקבוע סטטוס ברירת מחדל לפי סוג פריט, סטטוס שאליו עובר פריט מיד עם קבלת חתימה-אלקטרונית, סטטוסים הנחשבים "ארכיון" (פריטים שלהם מוסתרים כברירת מחדל), סטטוסים שנועלים רשומות לביצוע פעולות מסויימות, וכו'…

מודול ההרשאות המתקדמות מאפשר ניהול-גישה מבוסס תפקיד/יחידה-ארגונית, עם קביעת הרשאות אוטומטיות לסוגי-פריטים, הסתרה דינמית של קטגוריות, וקביעות מתקדמות של הרשאות כדוגמת"המנהל הישיר של יוצר הפריט", או "כל היחידות-הארגוניות במעלה ההרככיה"…

• קובעים פעם אחת הרשאות לכל סוג פריט – מקבלים מיפוי אוטומטי בין רשומות חדשות לעובדים, אך ה"בעלים" של רשומה יכול לשנות את רשימת המורשים שלה.
• המודול מתבסס על "קבוצות הרשאה" עם מאפיינים מגוונים, ומיפוי שלהם לסוגי-הפריטים.
• למשל, אפשר לקבוע שסוג פריט מסויים ממופה לכלל משתמשי המערכת עם הרשאת קריאה בלבד, אך מעניק לכל עובדי המחלקה המשפטית הרשאת עריכה מלאה. כך, כל רשומה חדשה מסוג זה מקבלת אוטומטית הרשאת עריכה למי שיצר אותה (ה"בעלים" שלה) ולכל עובדי המחלקה המשפטית, וכל שאר העובדים רשאים לצפות בה ללא עריכה…
• דוגמא למאפייני "קבוצות הרשאה": קבוצה הכוללת את ה"בעלים" של הרשומה, מנהלו הישיר, וכל המנהלים במעלה ההיררכיה (המנהלים של המנהל הישיר).
• לכל קבוצה ניתן להוסיף גם עובדים לפי שם, לפי תפקיד, ולפי יחידות ארגוניות.
• ניתן למפות כל "קבוצת הרשאה" להרשאות מגוונות, דוגמאות: הוספת רשומה, עריכה, צפייה, יצירת מסמך, החתמה אלקטרונית, מחיקה…

מגוון "בנאים" מאפשרים לבעלי יכולת טכנולוגית לבנות את המערכת בעצמם, בקלות ובמהירות

• "בנאי טפסים" משמש להקמה מהירה ואינטואיטיבית של טפסים – באמצעות גרירה ושינוי גודל של שדות, חלוקה לפרקים (כולל שימוש בפרקים "משותפים" – זהים לסוגי טפסים שונים), בחירת עיצוב (skin), וקביעת תכונות מתקדמות לשדות כמו ערכי ברירת מחדל, נוסחאות חישוב, תנאי הצגה/הסתרה,…
• "בנאי תצוגות" מאפשר לקבוע תצוגות מתחלפות למסך הראשי של כל סוג-פריט.
• למחולל המסמכים אפשר לחבר מסמכי WORD שיצרתם בקלות עם "שומרי מקום" טקסטואליים.
• להחתמות אלקטרוניות מוסיפים לאותו קובץ ה-WORD גם "קו חתימה"
• במסך הראשי ניתן לשמור ולטעון מחדש "חיפושים" שהפעלנו.
• עם מודול דוחות, אפשר ליצור תבניות-דוח לשימוש חוזר
• עם מודול ניהול תהליכי, אפשר לקבוע מפות סטטוסים ואוטומציות המתרחשות כשסטטוס משתנה
• עם מודול "הרשאות מתקדמות" ניתן לקבוע קבוצות הרשאה ולמפות אותן לסוגי הפריטים השונים

• בחוזים רבים גלומות הטבות שהושגו במשא ומתן מאומץ, ולרבות מהן – "יש תאריך תפוגה"
• גם "מוקשים" טמונים בחוזים – צריך לטפל בהם לפני המועד-האחרון שנקבע
• מנגנון ההתראות מאפשר לממש הטבות ולטפל בזמן בסיכונים – עם אימייל יומי של נושאים פתוחים, דיווחי ביניים שכולם רואים, סימון גורמים "לטיפול" ול"ידיעה", ויכולות מתקדמות נוספות

ארגונים המשכפלים שוב ושוב חוזים בעלי מבנה דומה, יכולים ליצור חוזים חדשים במהירות וללא השמטות, מטפסים אלקטרוניים מאורגנים ואינטואיטיביים.

לא צריך להעתיק מסמכים ולהחליף את תוכנם, אין סכנה להשמטת מידע, אין צורך לבצע עריכה ידנית בתוך Word, וניתן לתת גם לעובדים זוטרים לבצע
במערכת

נהל גם סבבי אישורים פנים-ארגוניים וגם החתמות אלקטרוניות, בתוך/מחוץ לארגון.

• מנגנון ההחתמות מציע יכולות מתקדמות כמו חותמים מרובים, דרישת מסמכי זיהוי, איתור אוטומטי של מיקום חתימה במסמך, ועוד
• סבב אישורים מנוהל באמצעות מנגנון סטטוסים מתקדם, עם אפשרות לקבוע תחנות ומעברים מותרים, התראות אוטומטיות לבעלי עניין, אסקלציה עם זמני תקן וכו'.

• מערכת וותיקה, בשימוש מ-2005, עם פיתוח רציף בקדמת הטכנולוגיה, והתמחות של הספק בעולם ניהול החוזים!
• המערכת מפותחת ידי חברה ישראלית, עם תמיכה מלאה בעברית, מימין לשמאל, ולא הוסבה ממערכת זרה באנגלית
• המערכת מגיעה Out-of-the-box עם מגוון גדול של טפסים שימושיים, אבל אם אתה צריך אחרים – אתה יכול לבנות אותם בקלות בעצמך, או להעתיק ולהדביק ממערכות אחרות
• תמחור מודולרי: יש מערכת ליבה עשירה, אליה ניתן להוסיף מודולים רק אם צריך אותם. המחיר מתבסס בעיקר על מספר משתמשים פעילים
• תהליך ההקמה קל ומהיר, ומאפשר יישום מיידי מהיום למחר
• השימוש השוטף אינטואיטיבי – אין צורך בהכשרות ארוכות

• מחולל מסמכי חוזה – הקלד נתונים בטופס וצור מסמך
• מערכת לניהול אישורים כולל חתימות אלקטרוניות
• התראות מרובות לכל תאריך, עם ריבוי נמענים, עדכון אוטומטי בשינוי התאריך, דיווחי ביניים, הקצאת אחריות
• ניהול גישה מתקדם מבוסס תפקיד/יחידה-ארגונית

לארגונים שונים יש דרישות שונות בתכלית, ורמות מורכבות שונות לכל אחת מהן.

המערכת מאפשרת לבחור רק את מה שאתה צריך, ואת רמת המורכבות המדויקת עבורו.

ממשק המשתמש מתאים את עצמו אוטומטית למודולים שנבחרו – ושומר על פשטות

• ניהול הגישה מתבסס על קבוצות-הרשאה גמישות (יוצר הרשומה, המנהל שלו, היחידות הארגוניות שלו ובמעלה ההררכיה, כולל המנהלים של יחידות אלה…), אותן יוצרים לפי הצורך וממפים לסוגי-החוזים השונים, עם קביעה מה מותר ואסור לעשות בכל מיפוי כזה; קיים גם מיפוי של קטגוריות לקבוצות ההרשאה.
• – עם מיפוי סוג-טופס, כל חוזה חדש שנוצר ממנו, מקבל הרשאות אוטומטיות. ניתן לשנות הרשאות אלה בכל עת.
• – עם מיפוי קטגוריות, ניתן להציג עץ קטגוריות-חוזים מותאם לתפקידו של הצופה

המערכת בנויה כולה לאיתור מהיר וקל של פריטים

• המסך הראשי מציג "עץ קטגוריות וסוגי טפסים" לניווט קל (עם אפשרות להציג את אותו סוג טופס בכמה קטגוריות שונות)
• לכל סוג-טופס יש תצוגה טבלאית הניתנת לבחירה מתוך אוסף של "תצוגות מתחלפות" – כל אחת מראה רק את העמודות החשובות לנושא מסויים ("נתוני תוקף", "ביטוחים וערבויות",…); לא צריך "לפתוח" כל רשומה בנפרד…
• הקלד טקסט לחיפוש מהיר
• צור "שאילתה" לחיפוש מורכב יותר, מבוסס תנאים (כל הדוחות שנשלחו ללקוח מסויים בשנה מסויימת). את השאילתה אפשר לשמור עם שם, ואז לטעון מחדש בקלות.

• לכל סוג טופס, המערכת מאפשרת ליצור שני "מבטים מסונכרנים", אחד למחשב והשני לנייד. הם תמיד מכילים את אותם שדות וטבלאות, אבל ניתן לקבוע מיקום שונה של כל שדה. אם, למשל, שורה אחת מציגה 3 שדות המבט למחשב, אפשר להציג את אותם 3 שדות אחד מתחת לשני במבט לנייד
• המערכת מאפשרת לקבוע "תצוגות מתחלפות" שונות למחשב ולנייד – וכך להציג רק את העמודות החיוניות בנייד, כדי לא להזדקק לגלילה ימינה ושמאלה
• התפריט בנייד מציג מבט מצומצם ונוח יותר – רק רשומות והתראות. כל מסכי הניהול מופיעים רק על המחשב…
• העלאת תמונה אפשרית באמצעות המצלמה והגלריה.

המערכת עוזרת לשפר את היעילות והאמינות של כל הפעילות החוזית, השואבת יתרון מפונקציונליות הליבה שלה – מאגר מידע מרכזי עם תצוגות מסודרות, שיתוף, התראות, יצירת מסמכים, חתימה וכו'.

יעילות מתגמלת – עובדים פשוט אוהבים לעשות יותר כשהם מרגישים שהזמן שלהם לא מבוזבז!

לעולם לא תשכח מה עליך לעשות: אין צורך לבדוק מדי יום מהם הנושאים הפתוחים ולחשוש להחמיץ אילו מהם – כל תאריך של כל חוזה שמנוהל במערכת יכול להיות "מסומן" ב"התראה", וברגע שכך – ניתן לשכוח ממנו.

המערכת תזכיר לך מדי יום אודות נושאים רלוונטיים, ולא תפסיק לתזכר אותך עד שתדווח על ביצוע

כל היבט של המערכת נועד לחסוך לך זמן, כך שתוכל לעשות יותר עבור העסק שלך:

• שירות ענן עם תמיכה בתצוגה בנייד – נגיש בכל מקום
• טפסים מאורגנים היטב – הזנת נתונים מהירה ותצוגה ברורה של מידע מורכב
• בנאי שאילתות ודוחות – מצא הכל במהירות; הצג בצורה ברורה.
• מחולל מסמכים – צור מסמכי חוזה מורכבים במהירות וללא השמטות.
• קבל מסמכים חתומים בלחיצת כפתור