מערכת למנהלי משרד-מרחוק

לכל עסק יש מידע שההשלכות של אובדן שלו יכולות להיות קריטיות – מחיר ותנאים שנקבעו בשיחה, מאפייני התקנה של מערכת מורכבת, נהלי מניעת סיכון בעבודה, וכו'

• ניהול ידע כזה דורש שני דברים: יכולת להזין פריטי מידע במדויק, מהר, ומכל מקום (כולל מהשטח), ויכולת לשלוף ולעיין בפריטים אלה מהר, בקלות, ומכל מקום
• ל-DocsRobot יש בנאי טפסים אינטואיטיבי אך משוכלל, המאפשר לבעל העסק לבנות בעצמו, בקלות, וללא עלות נוספת, טופס אלקטרוני ייעודי לכל פריט ידע שנדרש לנהל, ומרגע שטופס זה בנוי, לקלוט במהירות "רשומות ידע" על בסיס הטופס, מכל מקום (כולל תמיכה בנייד)
• מגוון מנגנונים קיימים במערכת לאיתור מהיר של פריטי הידע – מחלונית-חיפוש לאיתור מהיר לפי טקסט, דרך בנאי-שאילתות לאיתור לפי תנאים מורכבים, עם יכולת הגדרה פשוטה של "תצוגות מתחלפות" במסך הראשי, המהווים "דוחות מהירים", ועד הפקת דוחות Excel בלחיצת כפתור עם אפשרות הגדרת תבניות Excel לשליטה במבנה הדוח
• מגוון מנגנונים נוספים במערכת מאפשרים הפקת תועלת מהמידע שנאגר בה – ניתן לשלוח בקשות לקבלת מידע ממקור חיצוני באמצעות קישור לטופס, לצרף תזכורות לתאריכים חשובים, לבצע ניהול תהליכי עם סטטוסים, להפיק מסמכים מורכבים, וכו'

הגדר תזכורת לכל תאריך חשוב, בכל פריט שאתה מנהל (סיום הסכם, תפוגת אחריות…), וקבל בכל יום הודעה מרכזת במייל, של כל הנושאים הפתוחים

• כל תזכורת מכילה מידע חיוני ושימושי – תאריכים, כותרת, תיאור, דיווחי ביניים, וכו'
• התזכורות במייל מכילות קישורים לפתיחת הפריט במערכת. עם תמיכה בנייד – תוכל לשלוף את כל המידע הדרוש לטיפול בתזכורת מכל מקום, כולל מסמכים ששמרת, וגם לערוך את הפריט
• קבע נמענים מרובים להתראה; הפרד בין אלה ש"לטיפול" לאלה ש"לידיעה"
• לא צריך את התזכורת יותר? דווח ביצוע והמערכת תחדל מלתזכר אותך; רשום דיווחי ביניים למה שעשית (אם יש נמענים אחרים להתראה – הם יראו את הדיווח שלך, וגם אתה תראה את שלהם)
• טיפלת בהתראה וצריך ליצור אחת נוספת חדשה לעוד שנה – שנה את התאריך, והמערכת תיצור אותה אוטומטית

טפסים אלקטרוניים המיועדים לגורמים מחוץ לארגון, לכל מטרה, גם קבלת מידע וגם לשליחתו, על המחשב או בנייד, בשליחת קישור פשוט!
שימושים נפוצים:

• איסוף מידע: כמו מידע ממבקר שהגיע ללובי, פרטי ספק לחוזה, וכו'…
• חתימה אלקטרונית/דיגיטלית: תהליך חתימה מהפכני, המפריד בין שדות המידע למסמך עליו חותמים (הזנת המידע – על ידיכם, על ידי הנמען, או במשותף)
• טפסי אישור: מציגים את המידע שנדרש לאשר ולחצן "אישור" מובנה
• טפסי דוח: במקום לשלוח מסמך, שלחו דף אינטרנט
• טפסי סקר: פרסום הקישור, ללא צורך בשליחה אינדיבידואלית שלו

שליחת בקשות לחתימה אלקטרונית לקבלת התחיבות מקדימה של הצד השני

• הגדר מסמך לחתימה בקלות ע"י עריכת מסמך Word שבו השתמשת עד היום, והוספת טקסט פשוט בכל מקום בו צריכה להופיע חתימה! Word!
• שליחת הבקשה לחתימה – בלחיצה כפתור, לחותם אחד או חותמים מרובים…
• אפשר לבקש מהחותמים לצרף הוכחת זהות.
• יכולות מתקדמות: החזר לתהליך חתימה מסמך Word שעבר שיצרת גם אחרי שבוצעו בו שינויים ידניים; סרוק מסמכים שנחתמו ידנית מחוץ לארגון, והעבר אותם לחתימה אלקטרונית פנים-ארגונית…

• יכולת מהפכנית החוסכת זמן ומונעת טעויות, למי שצריך להפיק שוב ושוב מסמכים/דוחות בעלי מבנה דומה אך תוכן משתנה – הצעת מחיר, סיכום טיפול בקריאת שירות, דיווח שעות עבודה לפרויקט, וכו'
• ההזנה פשוטה, בטפסים אלקטרוניים מתקדמים – מונעת השמטות וטעויות ומאפשרת גם לחסרי נסיון בעריכת מסמכים ליצור מסמכי Word מורכבים בלי לפתוח אותם ב-Word וללא סכנה לשיבוש תוכנם.
• הכנת מסמכי התבנית פשוטה ואינטואיטיבית – מסמכי Word לכל דבר, בהם צריך רק לשלב "שומרי מקום" טקסטואליים, כמו {{שם_העובד}}
• הכנת הטפסים האלקטרוניים גם היא פשוטה ואינטואיטיבית – גרירה ומתיחה של שדות, ומתן שמות תואמים לשומרי-המקום שבמסמכך התבנית
• אפשרות גם ליצירת PDF חסום לעריכה ממסמכי ה-Word שנוצרו במערכת.

ניהול נכון של חוזים מונע סיכונים והפסדים, מאפשר לממש הבטחות שהתקבלו, ומניב ערך לעסק

• בחוזים רבים גלומות הטבות שהושגו במשא ומתן מאומץ, ולרבות מהן – יש "תאריך תפוגה".
• גם "מוקשים" טמונים בחוזים – צריך לטפל בהם עד מועד שנקבע
• מנגנון התזכורות מאפשר לממש הטבות ולטפל בזמן בסיכונים – עם התראה יומית במייל מרכז של נושאים פתוחים
• המערכת מונעת סיכונים באמצעות קליטתם של חוזים בטפסים היוצרים תמצית מאורגנת שלהם ומאפשרת לוודא שלא נשכחו תנאים חשובים
• המערכת מונעת סיכונים גם באמצעות יצירה של מסמכי חוזי ממיזוג של מידע המוזן בטפסים עם תבניות עדכניות של מסמכי החוזה – ובכך משמרת את הידע הקשור איתם
• החתמה אלקטרונית על החוזה מאפשרת קבלת התחייבות הצד השני ללא מאמץ ובאופן מיידי

• המערכת מפותחת משנת 2005 על ידי חברה ישראלית, עם תמיכה מלאה בעברית, מימין לשמאל, ולא הוסבה ממערכת זרה באנגלית
• המחיר החודשי מותאם לעסק קטן ומתאים גם ליחידים – יש מערכת ליבה עשירה, אליה ניתן להוסיף מודולים רק אם צריך אותם. המחיר מתבסס בעיקר על מספר משתמשים פעילים ורק במקרים חריגים מושפע גם ממספר הפעולות החודשיות של חילול-מסמכים והחתמה אלקטרונית
• תהליך ההקמה קל ומהיר, ומאפשרים יישום מיידי מהיום למחר
• השימוש השוטף אינטואיטיבי – אין צורך בהכשרות ארוכות

ניתן לבנות את כל מרכיבי המערכת באופן עצמאי, בקלות ובמהירות

• טפסים: באמצעות גרירת שדות מסוגים מגוונים לשטח הטופס, הזזתם וקביעת גודלם. בטפסים אפשר גם: לחלק לפרקים וטבלאות, לבחור עיצוב (skin), לקבוע "שם אוטומטי" מערכי השדות… בשדות אפשר גם: לקבוע ערכי ברירת מחדל, לבצע חישובים, לקבוע תנאי הצגה/הסתרה…
• מסכים ראשיים: להכין תצוגות מתחלפות, "חיפושים שמורים", עץ קטגוריות,…
• תבניות-מסמך: מסמכי WORD בהם מוחלף "תוכן המשתנה" ב"שומרי מקום" טקסטואליים, ואם צריכים גם החתמות אלקטרוניות, מוסיפים באותם מסמכים "קוי חתימה" (חתימה: {|___________|})
• עם מודול דוחות: תבניות-דוח ב Excel
• עם מודול ניהול תהליכי: מעברי סטטוס מותרים, ואפשרויות מתקדמות של כל סטטוס וכל "פעולה" של החלפת סטטוס.
• עם מודול "הרשאות מתקדמות": קבוצות הרשאה ומיפוי שלהם לסוגי הפריטים השונים

המערכת בנויה כולה לאיתור מהיר וקל של פריטים

• המסך הראשי מציג "עץ קטגוריות וסוגי טפסים" לניווט קל (עם אפשרות להציג את אותו סוג טופס בכמה קטגוריות שונות)
• לכל סוג-טופס יש תצוגה טבלאית הניתנת לבחירה מתוך אוסף של "תצוגות מתחלפות" – כל אחת מראה רק את העמודות החשובות לנושא מסויים ("נתוני תוקף", "ביטוחים וערבויות",…); לא צריך "לפתוח" כל רשומה בנפרד…
• הקלד טקסט לחיפוש מהיר
• צור "שאילתה" לחיפוש מורכב יותר, מבוסס תנאים (כל הדוחות שנשלחו ללקוח מסויים בשנה מסויימת). את השאילתה אפשר לשמור עם שם, ואז לטעון מחדש בקלות.

• לכל סוג טופס, המערכת מאפשרת ליצור שני "מבטים מסונכרנים", אחד למחשב והשני לנייד. הם תמיד מכילים את אותם שדות וטבלאות, אבל ניתן לקבוע מיקום שונה של כל שדה. אם, למשל, שורה אחת מציגה 3 שדות המבט למחשב, אפשר להציג את אותם 3 שדות אחד מתחת לשני במבט לנייד
• המערכת מאפשרת לקבוע "תצוגות מתחלפות" שונות למחשב ולנייד – וכך להציג רק את העמודות החיוניות בנייד, כדי לא להזדקק לגלילה ימינה ושמאלה
• התפריט בנייד מציג מבט מצומצם ונוח יותר – רק רשומות והתראות. כל מסכי הניהול מופיעים רק על המחשב…
• העלאת תמונה אפשרית באמצעות המצלמה והגלריה.

מגוון יכולות פורצות-דרך מאפשרות בניית טפסים משוכללים בהרבה מאלה שכלים אחרים מציעים. הנה דוגמאות:

• שדות מחושבים עם נוסחאות (ואפילו הסתרה של חלק מהם כך שישמשו רק למחולל-המסמכים)
• תנאים-מבוססי-נוסחה להסתרה של שדות/פרקים בטפסים
• שם-אוטומטי לרשומה לפי ערכי השדות שלה
• פרקים משותפים: משתתפים בכמה סוגי-טופס; שינוי פעם אחת משפיע על כל הסוגים…
• מחולל מסמכים מובנה מאפשר ליצור מסמך מכל טופס
• חיבור לחתימות של Comsign מאפשר שליחה לחתימה אלקטרונית!
• הרשאות-אוטומטיות ו"בעלי-תפקיד" אד-הוק לכל רשומה חדשה שנוצרת מהטופס (עם מודול הרשאות)

המערכת בנויה להוספה מהירה של "פריטי מידע", גם מורכבים, ולהצגתם מהמחשב או מהנייד, באופן ברור המעודד שימוש

• ידע הוא כח, במיוחד כשהוא בכף ידך, בכל מקום ובכל זמן. רק צריך שיהיה קל לתעד ולשלוף אותו!
• המערכת מבוססת על טפסים, באמצעותם תארגן את הידע ותחלק אותו לקטגוריות, שב"עץ" שלהן תוכל לנווט בקלות כדי למצוא כל דבר בקלות
• לכל טופס יש מבנה משלו עם שדות (ופרקים), מסך-ראשי עם תצוגות טבלאיות מתחלפות, ואם צריך – תבניות דוח, חיפושים שמורים, וכו'.
• יש תמיכה מלאה בנייד – עם התאמת מיטבית של התצוגות
• יש חיפוש "מהיר" בכל תצוגה טבלאית, וגם "מסננים" לאיתור באמצעות שאילתות מורכבות יותר

בכל שימוש שהוא קצת מעבר לבסיס, זו היכולת הכי מבוקשת והכי מושקעת במערכת:

• רואים תאריך של "אירוע" חשוב בפריט שאתם יוצרים? סמנו מיד את התאריך לקבלת תזכורת ושכחו ממנו… המערכת סורקת כל יום את כל הפריטים ושולחת הודעת מייל יומית מרוכזת של כל הנושאים ה"פתוחים" – עם קישורים לפתיחת כל פריט במערכת.
• לא צריך את התזכורת יותר? דווח ביצוע והמערכת תחדל מלתזכר אותך; רשום דיווחי ביניים למה שעשית (אם יש נמענים אחרים להתראה – הם יראו את הדיווח שלך, וגם אתה תראה את שלהם)
• קבע תזכורת מהמחשב או מהנייד, וצפה בפריט מכל מקום (עם התאמת תצוגה לנייד)
• קבע נמענים מרובים להתראה; הפרד בין אלה ש"לטיפול" לאלה ש"לידיעה"
• שנה את התאריך להזזה אוטומטית של ההתראה לתאריך החדש

למערכת מנגנונים רבים ומגוונים לאיתור מהיר וקל של הפריטים המאוחסנים בה

• המסך הראשי מציג "עץ קטגוריות וסוגי טפסים" המאפשר ניווט קל לתוכן לפי הסוג שלו (ניתן גם לקשר את אותו סוג טופס לקטגוריות שונות, ולהגיע אליו מכמה "כיוונים")
• לכל סוג-טופס יש "תצוגה טבלאית" שהמשתמש יכול להגדיר, ומציגה רק את העמודות החשובות. ניתן להגדיר "תצוגות מתחלפות" וכך לעבור בין מבטים שונים של אותו מידע בקלות – כל תצוגה לנושא אחר ("נתוני תוקף", "ביטוחים וערבויות",…); לא צריך "לפתוח" כל רשומה בנפרד…
• חיפוש מהיר מהמסך הראשי באמצעות הקלדת טקסט
• פאנל-מסנן ליצירת "שאילתות" לחיפוש מורכב יותר, מבוסס תנאים; את השאילתה אפשר לשמור עם שם, ואז לטעון מחדש בקלות.
• דוחות Excel מהירים מהמסך הראשי בקליק אחד – לעיבוד נתונים נוסף ב-Excel, כולל דוחות על בסיס תבניות מוגדרות משתמש

תוך דקות תוכלו להקים מערכת חתימות שגם נראית כאילו השקיעו בה שנים של עבודה, וגם נוחה מאוד לחותמים

• המערכת יוצרת מסמך PDF לחתימה משילוב של תבנית מסמך ב-WORD ונתונים שמוזנים בטופס אלקטרוני, שולחת לחותם קישור אליו, והוא מציג אותו במחשב או על הטלפון הנייד, וחותם במקומות המתאימים.
• המסמך לחתימה הוא נקי ומקצועי, ומעוצב כמו כל שאר מסמכי החברה שלכם – בלי "ריבועים" מוזרים של תוכן חתוך או חתימות שמופיעות במיקום לא הגיוני.
• את הנתונים שהמערכת משלבת במסמך מזינים בטופס אלקטרוני מאורגן וברור, עם בקרת-קלט (כדוגמת שדות רשימה, תאריכונים), ולא ב"ריבועים" מעל המסמך, ובלי לפתוח WORD בכלל.
• אתם יכולים לבחור מי ממלא את הנתונים – רק אתם, רק החותם, או חלק אתם וחלק החותם (כולל שדות נסתרים וכאלה לקריאה בלבד)
• ניתן למזג לתוך הטופס נתונים מורכבים, כדוגמת תמונות וטבלאות.
• אם התוכן שמוזג גורם לחתימה "להדחף" מטה – המערכת מזהה את המיקום החדש שלה באופן אוטומטי!
• ישנן עוד יכולות מתקדמות רבות, לדוגמא: תמיכה בריבוי חותמים (עם או בלי סדר), העלאת מסמכי זיהוי, וכו'…

הגדירו טפסים לגורמי חוץ – לדוחות אונליין, איסוף מידע, קבלת אישור, וקבלת חתימה אלקטרונית

• נצלו את היכולות המתקדמות של טפסי המערכת לחסוך זמן לעצמכם ולאחרים, ולהציג את הארגון כמתקדם ויעיל!
• בטפסים לאיסוף מידע – הגורם החיצוני מזין פרטים בנוחות, בלי טעויות, בלי שאתם תשרפו זמן. ניתן לחלק את המידע לשדות שאתם מזינים קודם, ושדות שמוקלדים על ידי הנמען, כולל יכולות מתקדמות כמו שדות מוסתרים וקריאה-בלבד
• בטפסים לאישור – אתם מזינים את המידע, והלקוח צופה בו ו"מאשר" אותו עם לחצן "אישור" מובנה. הטופס המאושר חוזר אליכם ומתוייק עם נתוני החותם וזמן האישור
• בטפסים לחתימה – הנמען מזין את הנתונים הרלוונטיים וממשיך ישירות לחתימנה על המסמך שהמערכת מייצרת ממיזוג נתונים אלה עם תבנית מסמך ה WORD שהכנתם
• בדוחות – הנמען צופה בנתונים ששלחתם לו בנוחות
• תמיכה מלאה בצפייה מהנייד!

מגוון "בנאים" מאפשרים לבעלי יכולת טכנולוגית לבנות את המערכת בעצמם, בקלות ובמהירות

• "בנאי טפסים" משמש להקמה מהירה ואינטואיטיבית של טפסים – באמצעות גרירה ושינוי גודל של שדות, חלוקה לפרקים (כולל שימוש בפרקים "משותפים" – זהים לסוגי טפסים שונים), בחירת עיצוב (skin), וקביעת תכונות מתקדמות לשדות כמו ערכי ברירת מחדל, נוסחאות חישוב, תנאי הצגה/הסתרה,…
• "בנאי תצוגות" מאפשר לקבוע תצוגות מתחלפות למסך הראשי של כל סוג-פריט.
• למחולל המסמכים אפשר לחבר מסמכי WORD שיצרתם בקלות עם "שומרי מקום" טקסטואליים.
• להחתמות אלקטרוניות מוסיפים לאותו קובץ ה-WORD גם "קו חתימה"
• במסך הראשי ניתן לשמור ולטעון מחדש "חיפושים" שהפעלנו.
• עם מודול דוחות, אפשר ליצור תבניות-דוח לשימוש חוזר
• עם מודול ניהול תהליכי, אפשר לקבוע מפות סטטוסים ואוטומציות המתרחשות כשסטטוס משתנה
• עם מודול "הרשאות מתקדמות" ניתן לקבוע קבוצות הרשאה ולמפות אותן לסוגי הפריטים השונים

מחולל מסמכי WORD מהפכני – צור שוב ושוב מסמכים שחוזרים על עצמם, בקלות ובמהירות, מטופס אלקטרוני נוח, בלי לפתוח WORD…

• השתמש בטופס אלקטרוני ליצירת המסמך, ולא ב WORD – המנע מהשמטת מידע נחוץ, מנע טעויות הקלדה…
• כל המידע שמוזן למסמכים נשמר כשדות במסד נתונים מרכזי, עם אפשרויות הצגה טבלאית, איתור פשוט, יצירת דוחות…! המסמכים מתוייקים יחד עם רשומות המידע.
• הכנת תבניות המסמך פשוטה ומהפכנית: פתח מסמך קיים ב-WORD, והחלף את "התוכן המשתנה" שלו ב"שומרי מקום" (כמו – {{שם_העובד}}…
• המחולל עובד מהר, ומאפשר יצירת מסמכים מורכבים ככל הנדרש, כולל עם תמונות וטבלאות

כל היבט של המערכת נועד לחסוך זמן, כך שתוכל להקדיש יותר למה שחשוב לעסק שלך:

• אוטומציה של תהליכים חוזרים – המערכת מחליפה עבודת כפיים במכניזמים אוטומטיים: יצירת מסמכים מתבניות, איסוף מידע בטפסים מובנים, וניהול תהליכי אישור. במקום לבזבז זמן על משימות שגרתיות, הצוות יכול להתמקד בפעילויות יצרניות יותר.
• ריכוז מידע ונגישות מהירה – כל המידע מאוחסן במקום אחד עם מנגנוני חיפוש מתקדמים. עובדים יכולים למצוא מידע תוך שניות במקום לחפש במיילים, תיקיות או מסמכים פיזיים. תמיכה בנייד מאפשרת גישה למידע מכל מקום.
• צמצום עבודה כפולה – המערכת מונעת צורך ליצור מחדש מסמכים דומים, להקליד שוב נתונים קיימים, או לבצע משימות זהות שוב ושוב

המערכת עוזרת לשפר את היעילות והאמינות של כל המידע שאתה אוסף  או משתף, בין אם בתוך הארגון או מחוצה לו.

• מניעת טעויות אנוש – מנגנוני בקרת קלט, תבניות סטנדרטיות ותהליכי אישור מובנים מצמצמים משמעותית את הסיכוי לטעויות. במקום להעתיק ולעדכן מסמכים קיימים, המערכת מבטיחה שכל מסמך נוצר עם הנתונים הנכונים.
• הגנה מפני איבוד מידע – כל המידע מאוחסן בענן בצורה מאובטחת ונגישה. לא עוד חשש מאובדן קבצים, קריסת מחשבים או עזיבת עובדים עם מידע קריטי.
• ניהול סיכונים פרואקטיבי – מערכת התזכורות מבטיחה שלא יחמיצו תאריכים קריטיים, תוקף חוזים, או משימות חיוניות. ההתראות היומיות הופכות ניהול סיכונים מתגובתי לפרואקטיבי

יעילות מתגמלת – עובדים פשוט אוהבים לעשות יותר כשהם מרגישים שהזמן שלהם לא מבוזבז!

• לקוחות שחווים תקשורת מסודרת ויעילה, מתרשמים שיעילות זו משתקפת בכל פעולות הארגון
• עובדים שמדווחים בצורה מסודרת, מבינים מצד אחד שהערך שהם מביאים ברור להנהלה, ומהצד השני, שכל מעשיהם חשופים ומפוקחים – שני אלה מבטיחים שהם מבצעים את תפקידם על הצד הטוב ביותר
• מקצועיות בתקשורת חיצונית – טפסים מעוצבים, מסמכים אחידים ותהליכי חתימה חלקים משדרים מקצועיות ויעילות ללקוחות ושותפים חיצוניים.
• מהירות מענה משופרת – יכולת לספק מידע, ליצור מסמכים ולהשלים תהליכים בזמן קצר יותר משפרת את רמת השירות ומעלה את שביעות הרצון.

• המרת ידע אישי לידע ארגוני: המערכת לוכדת את הידע של עובדים בתבניות, תהליכים ומסדי נתונים מובנים. כך הידע נשמר גם כשעובדים עוזבים, והוא זמין לכל הארגון.
• בניית בסיס ידע ארגוני – עם הזמן, המערכת צוברת מידע על דפוסים, מגמות וביצועים שיכולים לשמש לקבלת החלטות מבוססות נתונים.
• תיעוד סיסטמטי של תהליכים – כל פעילות עוברת דרך מערכת מובנית שמתעדת בצורה אוטומטית מי, מתי, מה ואיך. זה יוצר מעקב מלא אחר תהליכים ומאפשר שיפור מתמיד.

• חיסכון בעלויות תפעול – צמצום זמן עבודה, הפחתת טעויות ושיפור יעילות מתרגמים לחיסכון כלכלי משמעותי בטווח הארוך.
• איחוד פעילויות שונות תחת מערכת אחת – פחות צורך בתוכנות מותאמות אישית או בשירותי ייעוץ לתהליכים בסיסיים.
• משאבים זמינים לחדשנות – כשתהליכים שגרתיים מתבצעים בצורה אוטומטית ויעילה, הארגון יכול להקדיש יותר משאבים לפיתוח, שיפור המוצר והתרחבות עסקית

• חתימה ויזואלית היא פעולת חתימה שמתבצעת על ידי "נמען" אליו נשלחה הבקשה, על מחשב (באמצעות העכבר) או על טלפון נייד (בעזרת האצבע, עם התאמת התצוגה), באמצעות "פאנל חתימה" שמופיע על גבי מסמך ה PDF.
• תעודה דיגיטלית היא קובץ מוצפן, המצורף למסמך, ומבטיח שהתוכן המקורי של המסמך לא השתנה אחרי החתימה.

תהליך החתימה שלנו ייחודי ומהפכני:

• מילוי הנתונים לפני החתימה מתבצע בטופס-אלקטרוני המציג אותם באופן ברור, כולל אמצעים לבדיקת-נכונות (תאריכון, שליפה מרשימה, שדות חובה וכו'), ולא במפוזר בתוך "ריבועים" שונים במסמך-לחתימה!
• המערכת מציעה שתי אפשרויות למילוי הנתונים בטופס: על ידי עובד החברה, טרם שליחת בקשת-החתימה, או על ידי החותם עצמו.
• המסמך נוצר ממיזוג הנתונים שהוזנו לתוך מסמך-תבנית (המערכת מבצעת זאת אוטומטית): אין "ריבועים מוזרים" עם תוכן חתוך או קצר מידי, וניתן לשלב תוכן מתקדם כמו טבלאות בלי לשבש את מראה המסמך!
• החתימה ב"קשקוש" – עם עכבר מהמחשב או בעזרת האצבע מהטלפון, עם יכולות מתקדמות כמו שמירת חתימה לשימוש חוזר…