אוספי מסמכים - תזכורת

אוספי מסמכים מאפשרים למשתמשי המערכת לחולל מסמכי Word/PDF מרשומות מידע בלחיצת כפתור אחת, ובמידת הצורך, גם לשלוח מסמכים אלה להחתמה אלקטרונית. יכולת זו מבוססת על כך שכל רשומה נבנית מטופס דיגיטלי מסויים, אליו קשור “מסמך תבנית” [ב Word] אחד או יותר [“אוסף מסמכים”]: ברגע שמשתמש מבקש לחולל מסמך מהרשומה – המערכת “ממזגת” את הנתונים ברשומה אל תוך מסמכי התבנית שבאוסף.
על אף שלרוב כל “אוסף מסמכים” מכיל מסמך תבנית בודד, המערכת מאפשרת לשמור יותר ממסך אחד באובף, ולכן הוא נקרא “אוסף מסמכים” ולא פשוט “מסמך”. הסיבה לכך היא שלפעמים רוצים לחולל מספר מסמכים בו זמנית מרשומה יחידה.

הפעולות במסך

המסך משמש ליצירה או עדכון של “אוסף מסמכים”. לאוסף מסמכים יש שני “רכיבים” – [1] המאפיינים של האוסף עצמו, ו-[2] הקבצים שהוא מכיל

את המאפיינים של האוסף עצמו, ניתן לקבוע/לשנות מהחלק העליון במסך – שם אפשר לתת שם לאוסף, ולקבוע עבורו תיאור.

בחלק התחתון מופיע “טבלת המסמכים” ממנה אפשר לנהל את הקבצים שבאוסף. כשפותחים אוסף חדש, הפעולה מבקשת קודם לבחור קובץ ורק אז ממשיכה למסך ניהול זה, ולפיכך, הקובץ הראשון שבחרתם כבר מופיע בטבלה. הפעולות האפשריות בטבלה הן:

  • הורד קובץ – הורד את הקובץ למחשב שלך
  • מחק קובץ – מחק קובץ זה מן האוסף
  • החלף קובץ – החלף את הקובץ הקיים באוסף, בקובץ מעודכן
  • עריכת נתוני מסמך – הצג מסך עריכת נתוני מסמך [ראה כאן]