מה מוצג בטבלה?

ובכן, זה תלוי…

המערכת מאפשרת למנהלי-המערכת לקבוע “תצוגות” לסוגי הטפסים השונים [ראה כאן הסבר לנושא]

טבלת הרשומות מציגה אחד משניים – או רשומות “מכל סוג שהוא”, או רשומות מ”סוג טופס מסויים”.
איך יודעים?
התשובה מופיעה ב”סרגל סוגי הטפסים” שמימין [יכול להיות שהוא “מצומצם” ואינך רואה אותו כרגע – במקרה כזה יש להרחיבו מה”מתג” שמופיע בו] – אם מסומן שם “כל סוג טופס”, הרי שהטבלה מציגה רשומות מכל סוגי הטפסים. אם מסומן שם משהו אחר – הטבלה מציגה רשומות מסוג טופס זה בלבד…

למה זה חשוב?
כיוון שהתצוגה בטבלה יכולה להיות שונה באופן דרסטי.

  • במקרה שמוצגות רשומות מכל סוגי הטפסים, העמודות המוצגות בטבלה הן עמודות של “מידע מערכת” – שם שניתן לה אוטומטית (או נערך על ידי מי שיצר אותה), מי שינה את הרשומה לאחרונה, מתי, מה הגרסה שלה, מאיזה סוג טופס היא, ומאיזה גרסה של סוג טוםס זה. וזהו. אין מידע ש”נשלף” מהשדות ברשומה…
  • אם הרשומות מוצגות לסוג טופס מסויים, ומנהל המערכת בנה “תצוגה” עבור סוג טופס זה, הרי שהוא קובע אילו עמודות מוצגות – בין אם עמודות “מידע מערכת” ובין אם עמודות של ערכים שנשלפים מהרשומות [או שילוב שלהם]

האם יכול להיות שקיימות רשומות שאני לא רואה?

כן. מנהלי מערכת יכולים להגביל גישה לרשומות של סוגי טפסים מסויימים, למשל באופן כזה שמאפשר רק למי שיצר אותן ולמנהלים מסויימים לראות אותן. במקרה כזה – לא תוצגנה רשומות שיצר מישהו אחר.

דפדוף וחיפוש מהיר

מעל הטבלה מצד שמאל תוכל לבחור כמה שורות להציג בה [דף]. ברגע שבטבלה יש יותר מ-10 שורות , יופיעו בתחתית הטבלה לחצנים המאפשרים “דפדוף”.

מעל חלק מהעמודות, יכולות להופיע תיבות “חיפוש מהיר”. הקלדת ערך בתיבות אלה, תבצע סינון מהיר של הרשומות בטבלה, כך שרק רשומות עם ערך זה בשדה שבעמודה – תופענה.

פעולות אפשריות בטבלה

פעולות עריכה – נגישות מהצלמיות שמצד ימין בכל שורה

  • מחיקה [צלמית הפח] – מחיקת הרשומה וכל הקבצים הקשורים אליה. פעולה זו עשויה להיות חסומה בתנאים מסויימים שניתן להגדיר ברמת הארגון, כמו למשל איסור על מחיקת רשומות שהמסמך הקשור אליהן נחתם אלקטרונית
  • עריכה [צלמית העפרון] – כניסה למסך הרשומה – עריכה/צפייה במצב עריכה.
  • צפייה [צלמית העין] – כניסה למסך הרשומה – עריכה/צפייה במצב קריאה בלבד.

פעולות יצירת קובץ והחתמה – נגישות מהצלמיות שמצד שמאל בכל שורה, אך הן יכולות להיות חסומות – ראה כאן הסבר אודות פעולות אלה

סינון רשומות באמצעות בניית שאילתות

מונחי יסוד בבניית שאילתות סינון

מעל הטבלה יש פאנל מסנן, באמצעותו ניתן לבנות שאילתא שתשמש לסינון הרשומות המוצגות. מבנה השאילתא:

  • את השאילתא ניתן לבנות כאוסף של “חוליות” [אחת או יותר] ב”שרשרת“, כשבין החוליות יש תנאי של “ו” או “או”.
  • כל “חוליה” כזו מורכבת מאחד או יותר “בלוקים” שיש ביניהם תנאי “ו” או “או”.
  • כל “בלוק” מורכב מ”משפט תנאי” בן שלושה חלקים: [1] שדה, [2] תנאי ו-[3] ערך.

למשל, אפשר ליצור בלוק שבו “משפט התנאי” מורכב משדה “שם משפחה”, מתנאי “מכיל ערך” ומערך “כהן”, ומשמעותו – סינון כל הרשומות שהשדה “שם” בהן  מכיל את הערך “כהן”. אם יוצרים “בלוק” שני, עם תנאי “ו” בינוי לבין הבלוק הראשון, ובבלוק השני השדה הוא “שם פרטי”, התנאי הוא “מכיל ערך” והערך הוא “בועז”,אז הסינון יציג רק רשומות שבהן גם השם הפרטי מכיל “בועז”, וכם שם המשפחה מכיל “כהן”…

השדות שניתן להכניס ל”משפטי התנאי” ב”בלוקים” תלויים ב”סרגל סוגי הטפסים” שמימין:

  • תמיד אפשר להוסיף לבלוק נתוני המערכת של הרשומה – שם הרשומה, תאריך יצירה, שם הטופס, גרסת טופס, שם היוצר… שימוש בנתונים אלה יוצר שאילתא “כללית” שאינה מותאמת לסוג הטופס.
  • במידה והרשומות מוצגות כשב”סרגל סוגי הטפסים” שמימין [ראה מעלה המאמר זה] מסומן שם של “סוג טופס מסויים”, ניתן גם להוסיף לבלוק שדות שהם חלק מהרשומות של סוג-טופס זה [ואז השאילתא מותאמת לסוג הטופס ולא “כללית”]

פירוט שלבי התהליך של בניית השאילתה