מאמר זה מתאר את תהליך החתימה על מסמך, אותו עובר נמען אליו נשלחה בקשת החתימה.

אם ברצונך ללמוד על הדרכים להתנעת תהליך החתימה – עיין במאמר זה. לשאלות/תשובות כלליות בנושא החתימות האלקטרוניות – נווט לדף זה.

שלב ראשון - קבלת הודעה על בקשת החתימה

בשלב הראשון, מגיעה אל הנמען הודעה. ההודעה תגיע בדוא”ל או ב SMS, לפי בחירתו של מי שיזם את בקשת ההחתמה.


נוסח ההודעה במייל:

[שם] היקר/ה, 
[שם הארגון] שלחו אליך [שם המסמך] לאישור
אנא לחץ על הקישור שלהלן על מנת לאשר את המסמך. ניתן לפתוח את הקישור מכל דפדפן - גם על המחשב וגם ממכשיר הטלפון.
אם הקישור לא עובד מתוכנת האימייל שלך, יש להעתיק את הקישור ולהדביק אותו בשורת הכותבת בדפדפן

על הנמען ללחוץ על ה”לחצן” שעליו כתוב “יש ללחוץ כאן”, בהודעת המייל כדי לעבור לשלב החתימה עצמו


נוסח ההודעה ב SMS:

[שם הארגון] ביקש חתימתך: [קישור] 

על הנמען ללחוץ על ה”קישור” כדי לעבור לשלב החתימה עצמו

שלב שני - החתימה על המסמך

בשלב זה, יופיע עמוד בדפדפן ברירת המחדל של הנמען – אם הקישור נפתח מהמחשב השולחני, יהיה זה הדפדפן במחשב. אם הקישור נפתח מטלפון נייד (SMS) – יהיה זה הדפדפן שעל הטלפון הנייד.

העמוד יציג את המסמך, באופן כזה שהנמען יכול לגלול אותו מטה ומעלה ולקרוא את תוכנו. יש לשים לב שהמסמך שיופיע הוא מסמך PDF שהוא תוצאה של מיזוג המידע ברשומה עם מסמך התבנית שהוצמד לטופס ממנו נבנתה הרשומה, באוסף-המסמכים הקשור לטופס.

מעל המסמך יופיע לחצן עם הכיתוב “Sign”. אפשר ללחוץ עליו כדי “לעבור” בין החתימות הנדרשות במסמך. אפשר גם לגלול את המסמך מעלה מטה כדי להגיע אל אותן חתימות בלא צורך בעזרה מלחצן זה.

בכל פעם ש”מגיעים” לחתימה, אפשר ללחוץ על ה”לחצן” שלה [זה עם הסימן של היד החותמת]. לחיצה זו תפתח “פאנל חתימה”.

בפאנל החתימה אפשר להשאיר את ברירת המחדל “Graphical” ואז “לקשקש” את החתימה – אם במחשב שולחני, אז באמצעות העכבר, ואם בטלפון הנייד – באמצעות האצבע… כדי להשלים את הפעולה – יש ללחוץ על OK.

במידה ומדובר בנמען “חוזר”, אפשר להמליץ לנמען לבצע פעולה של שמירת חתימה, כך שבפעמים הבאות לא יצטרך “לקשקש” אותה שוב. אפשרות זו טובה רק למקרה ששולחים שוב ושוב בקשות החתמה לאותו נמען עם אותה כתובת דוא”ל. שליחה לנמען חוזר עם מספר טלפון אינה אפשרית – והאמור להלן לא תקף למקרה זה.

איך שומרים חתימה? לוחצים פעם אחת על “Saved” ובעמוד שמתגלה, לוחצים על “Browse” ובוחרים קובץ גרפי שמור של החתימה [יש להכינו מראש] באחד מהפורמטים הנתמכים. אם עכשיו מאשרים את הפעולה, הקובץ שנטען יוכל לשמש את החותם בעתיד.

ברגע שסיים הנמען לחתום בכל המקומות הנדרשים, יהפוך הצבע של הלחצן “Done” שבפינה השמאלית העליונה לירוק. לחיצה עליו – תסיים את התהליך ותשלח את המסמך החתום לארגון שממנו התקבלה הבקשה, והדפדפן ינווט לדף אחר [TBD].

שלב שלישי - קבלת המסמך החתום

עם השלמת השלב השני, יקבל הנמען הודעה נוספת [גם היא תגיע בדוא”ל או ב SMS, לפי בחירתו של מי שיזם את בקשת ההחתמה]

 


נוסח ההודעה במייל:

[שם] היקר/ה, 
תודה שחתמתם על [שם המסמך] מ [שם הארגון]
אנא לחץ על הקישור כדי להוריד את המסמך החתום

על הנמען ללחוץ על ה”לחצן” שעליו כתוב “יש ללחוץ כאן”, בהודעת המייל כדי להוריד את המסמך החתום. שים לב שמסמך זה נמחק בתוך ימים ספורים, לכן יש להמליץ לנמענים לבצע פעולה זו מייד ככל האפשר.


נוסח ההודעה ב SMS:

הורד המסמך שחתמת עבור[שם הארגון]: [קישור] 

על הנמען ללחוץ על ה”קישור” כדי להוריד את המסמך החתום [ראה אותה הערה מעלה בנוגע לתוקף]