מהו סוג טופס “לקליטת נתונים”?

ב DocsRobot ניתן לקלוט נתונים לשם הפעלת תהליכים מורכבים – כמו מחולל מסמכים והחתמה אלקטרונית, אך לפעמים נרצה לקלוט נתונים רק לשם קליטת הנתונים, ללא הפעלה של תהליכים אלה.
מה היתרונות של קליטת נתונים ללא חילול מסמכים והחתמה? יתרונות רבים:
  • המערכת מאפשרת ליצור ולשמור רשומות ללא הגבלה מכל סוג טופס כזה – למשל, אם יצרת סוג טופס בשם “דיווח על ארוע אבטחה”, המערכת תאפשר לעובדים ליצור בקלות דיווחים כאלה, מטופס דיגיטלי מאורגן וברור, ולמנהלים להציג את כולם, ולעיין בכל אחד מהם.
  • לכל סוג טופס, המערכת יוצרת “מסך ראשי” עצמאי, בו ניתן לקבוע את מבנה הטבלה שמציגה את הנתונים, כך שקל לראות בו מידע תמציתי וחיוני, בלי לפתוח כל רשומה בנפרד.
  • בכל מסך ראשי כזה, המערכת מאפשרת חיפוש מהיר לסינון הרשומות לפי טקסט
  • בכל מסך ראשי כזה, המערכת מאפשרת לבנות בקלות “שאילתא” מתקדמת לאיתור נתונים לפי תנאים – טווח תאריכים, שדות שחסר בהם ערך, וכו’.
 
במאמר זה נראה איך בונים טופס דיגיטלי למטרת קליטת נתונים בלבד

הכנת טופס דיגיטלי לאיסוף הנתונים הנדרשים לדיווח על ארוע אבטחה

יצירת הטופס הדיגיטלי לדיווח על ארוע אבטחה תתבצע באמצעות מעצב הטפסים, ותאפשר קליטת ערכים בשדות הנדרשים לרשומות המידע שתרצה לנהל, באמצעות פקדי-קלט מתאימים.

זהו טופס פשוט מאוד – ניתן כמובן לשכלל אותו משמעותית, עם בחירה של “סוג ארוע” מתוך רשימה של סוגים אפשריים, הוספת תיבת-סימון להגדרת האירוע כ”אירוע חמור”, הוספת טבלה של “המלצות להמשך” לכתיבת המלצות למניעת ארועים דומים בעתיד, וכו’…

שלבים:

1. הוספת הטופס – אם תפריט ניהול מערכת אינו פתוח, פתח אותו, ואז בחר טפסים ולחץ על הוסף טופס.
2. מתן שם לטופס – בראש הטופס שנוצר, בשדה “שם הטופס” הקלד “דיווח על אירוע אבטחה”.
3. שינוי שם הפרק הראשי – שנה את שם הפרק שנוצר אוטומטית: לחץ על לחצן העריכה שלידו, סמן את השם שמופיע, והקלד במקומו – “פרטי האירוע”.
4. הוספת השדות

בסרגל הפקדים שמימין, לחץ וגרור את הפקד שורת טקסט, שמאלה את תוך הטופס, ו”זרוק” אותו בצד ימין של פאנל העריכה, על ידי שחרור לחצן העכבר. עכשיו סמן אותו שוב (אם הוא לא מסומן), גלול מטה שוב לקופסת התכונות, ושם, הקלד “שם_העובד” (שים לב לקו התחתי) תחת שם, ו”שם העובד המדווח” תחת כותרת.

בסרגל הפקדים שמימין, לחץ וגרור את הפקד תאריך, שמאלה את תוך הטופס, ו”זרוק” אותו משמאל לפקד הטקסט שהוספת קודם, על ידי שחרור לחצן העכבר. עכשיו סמן אותו שוב (אם הוא לא מסומן), גלול מטה שוב לקופסת התכונות, ושם, הקלד “תאריך_הדיווח” תחת שם, ו”תאריך הדיווח” תחת כותרת.

בסרגל הפקדים שמימין, לחץ וגרור שוב את הפקד שורת טקסט, שמאלה את תוך הטופס, ו”זרוק” אותו משמאל לפקד התאריכון שהוספת קודם, על ידי שחרור לחצן העכבר. עכשיו סמן אותו שוב (אם הוא לא מסומן), גלול מטה שוב לקופסת התכונות, ושם, הקלד “כותרת” תחת שם, ו”כותרת הדוח” תחת כותרת.

בסרגל הפקדים שמימין, לחץ וגרור את הפקד טקסט רב שורות, שמאלה את תוך הטופס, ו”זרוק” אותו משמאל לפקד הטקסט שהוספת קודם, על ידי שחרור לחצן העכבר. עכשיו סמן אותו שוב (אם הוא לא מסומן), גלול מטה שוב לקופסת התכונות, ושם, הקלד “הדיווח” תחת שם, ו”הדיווח” תחת כותרת.

5. שמירת הטופס לחץ על לחצן השמירה בפינה השמאלית העליונה, והמתן עד לרענון המסך

 

הדגמת התוצאה של תהליך ההקמה – יצירת “רשומת מידע” של דיווח על אירוע אבטחה…