מהו “מחולל המסמכים” של DocsRobot, ומתי תרצה להשתמש בו?

מחולל המסמכים המובנה של DocsRobot נותן מענה כשצריך ליצור, פעם אחר פעם, מסמכים בעלי מבנה זהה, אך תוכן משתנה. הדוגמא שננתח כאן היא “תעודת סיום קורס” – נרצה ליצור אחת כזו לכל אחד מהתלמידים שמסיים ללמוד קורס שאנחנו מעבירים.

בתעודות כאלה, יש בדרך כלל חלקים קבועים כמו רקע יפה, מידע על המוסד המעביר את הקורס, על המאמץ הנדרש להשלמתו וכו’, ויש גם מספר פרטים משתנים – שם התלמיד, שם הקורס, תאריך סיום, וכו’.

ללא DocsRobot, כל פעם שאנחנו רוצים ליצור תעודה כזו, אנחנו פותחים מסמך Word של תעודה קודמת שהכנו, משנים בו את פרטי התלמיד והקורס, ושומרים, וכך מקבלים תעודה עדכנית.

לפעולה זו חסרונות רבים, ביניהם ניתן למנות – בזבוז זמן (צריך למצוא קובץ Word קודם עדכני, לחפש בתוכו את הטקטסט שנדרש להחליף ולהחליפו, וכו’), חשיפה לטעויות (עלולים לפספס משהו בהחלפה – לא נעים!), ולא מתאימה לכל העובדים – הרבה מהם מפחדים לעבוד עם Word, ואם הם לא מפחדים, אולי אתם צריכים לפחד, כי מאוד קל לעובד חסר נסיון “להרוס” עיצוב של מסמך Word בלי לשים לב, בלחיצה על Enter במקום הלא נכון או משהו דומה…

עם DocsRobot, פעולת יצירת מסמך היא מהירה, חסינה לטעויות, ואינה דורשת עבודה עם Word כלל, כפי שנראה בהדגמה שלהלן…!

סיכום תמציתי של התהליך

הטופס שתיצור במקרה זה, ישמש ליצירת תעודת סיום קורס מרהיבה. DocsRobot יאפשר הזנה של הנתונים הדרושים לתעודה – שם הסטודנט, שם הקורס, ותאריך סיום. נתונים אלה “יתמזגו” אל מסמך תבנית מתאים ב Word, והתוצאה תהיה מסמך ה-PDF של התעודה.
במסגרת תהליך זה, בדוגמא שלהלן, תנתח מסמך שישמש למחולל המסמכים, תבנה עבורו את הטופס הדיגיטלי המתאים, תיצור במסמך שניתחת “שומרי מקום”, ואז תחבר בין הטופס למסמך המעודכן…

צעדים לביצוע

צעד 1 - איתור מסמך מקור מתאים וניתוחו

בשלב הראשון, עליך לבחור מסמך מהסוג הנדרש לתהליך החתימה, ולנתח אותו לאיתור כל ה”שדות” שאתה צריך למזג להם ערכים מהטופס לפני השליחה לחתימה. עם סיום הכנת רשימת השדות, עבור לשלב הבא ליצירת תבנית מסמך מתאימה, ולאחריה, טופס דיגיטלי מתאים…

ראה דוגמאות מסמכים בקישור זה…

המסמך שנבחר לצורך ההדגמה יהיה המסמך “תעודת סיום קורס”. במסמך המקורי נוכל לראות שנדרשים שלושה שדות בלבד לטופס – שם התלמיד, שם הקורס, ותאריך סיום הקורס…

צעד 2 - הכנת טופס דיגיטלי לאיסוף הנתונים הנדרשים ליצירת מסמך התעודה

בשלב זה, תשתמש במעצב הטפסים ליצירה של “טופס דיגיטלי” לקליטת ערכים בשדות שניתחת בשלב הקודם, באמצעות פקדי-קלט מתאימים. במקרה שלנו, מדובר יהיה בשלושה פקדים בלבד – אחד מסוג “רשימה נפתחת” לקליטת שם הקורס מרשימה של קורסים, השני מסוג טקסט, לקליטת שם התלמיד, והשלישי מסוג תאריכון – לקליטת תאריך סיום הקורס.

זהו טופס פשוט מאוד – ניתן כמובן ליצור טפסים מורכבים בהרבה, עם פרקים שונים, פקדים מסוג רשימה, טבלאות להן ניתן להוסיף שורות, וכו’…

הכנת סוג הטופס הדיגיטלי “טופס סיום קורס” – מודגמת במאמר העזרה בקישור זה

 

צעד 3 - הכנת תבנית מסמך, וחיבורה לטופס הדיגיטלי שיצרנו

בשלב זה, ניקח את אותו מסמך המקור שניתחנו בצעד 1, נהפוך אותו ל”תבנית מסמך” , נעלה אותו אל המערכת כ”אוסף מסמכים” (נקרא כך כיוון שהוא יכול להכיל יותר ממסמך אחד, אך אפשרות זו היא מחוץ לתחום מאמר זה), ונחבר בינו לבין הטופס הדיגיטלי שיצרנו בשלב 2…
הפיכת מסמך המקור לתבנית מסמך דורשת בסך הכל החלפה של “ערכים” מסויימים במסמך עם “שומרי המקום” של השדות המתאימים עבורם עם שמות השדות בסוגריים מסולסלים כפולים (למשל – {{שם העובד}}…), והוספת מקום/מקומות לחתימה/ות.
יש שתי דרכים לעריכת מסמך WORD ליצירה של “תבנית מסמך”:

  1. עריכה ידנית – הקלדה ידנית של “שומרי המקום”.
  2. עריכה באמצעות תוסף DocsRobot ל Word – החלפת הערכים ב”שומרי המקום” שלהם באמצעות “שליפת שומרי המקום” מהטופס הדיגיטלי שנוצר ב DocsRobot, ישירות מתוך (בלא צורך בהקלדה ידנית)…

הכנת תבנית המסמך עבור “הצהרת בריאות לעובד”, ללא התוסף, מודגמת במאמר העזרה בקישור זה

הדגמת התוצאה של תהליך ההקמה – הפקת תעודת סיום קורס

עכשיו כשסיימנו, נוכל לבצע הפקה של “תעודות סיום קורס” – ניצור בכל פעם “רשומה” חדשה עם הפרטים המתאימים, ואז נורה למערכת להפיק ממנה קובץ PDF, אותו נוכל להדפיס, או לשלוח אל התלמיד במייל…

ההפקה תתבצע מתוך הרשימה החדשה של “סוג הטופס” בשם תעודת סיום קורס, שנוצרה לנו מיד לאחר שהקמנו הטופס הדיגיטלי. שם נוכל ללחוץ על הכפתור “רשומה חדשה”, למלא את הפרטים עבור התעודה בשדות שיופיעו, ואז להפיק את קובץ ה PDF ישירות ממסך זה, או מצלמית “צור והורד מסמך PDF) שבשורה המתאימה במסך הרשימה, ברגע ששמרנו את הרשומה וחזרנו אל מסך הרשומה…

סרטון הדגמה…: