מאמר זה יסביר וידגים איך להקים “סוג טופס”, כמנהלי המערכת, שישמש את כלל משתמשי המערכת להפעלת תהליך “החתמה אלקטרונית” לנושא מסוים (הנושא הוא למעשה סוג הטופס).

ככלל, תהליך ההחתמה שיתקבל בסוף, יאפשר לכל משתמש להזין נתונים אל תוך “טופס דיגיטלי”, ואז, בלחיצת כפתור, לגרום למערכת לבצע את הפעולות הבאות:

  • ליצור מסמך PDF ה”ממזג” את נתונים אלה אל תוך “מסמך תבנית” שהוכן מראש למטרה זו, ליצירת “מסמך סופי”
  • לשלוח את המסמך הסופי (יחד עם הודעה בנוסח סטנדרטי) אל כתובת אימייל או אל טלפון הנייד (שלו עצמו או של מישהו אחר).
  • לאפשר לנמען לחוץ על קישור בהודעה לעיון במסמך הסופי (שיכיל כבר את הנתונים שהזין), ולאפשר לו “לקשקש” את חתימתו במקום המיועד לכך, עם העכבר או האצבע (תלוי מאיפה נפתחה ההודעה – ממחשב או מהטלפון הנייד)

עם אישור החתימה, המסמך הממולא והחתום יוחזר אל הארגון לתיוק או/ו להמשך טיפול (לא צריך להדפיס את המסמך ולהעביר אותו פיסית ממקום למקום לצורך ההחתמה).

תהליך ההחתמה שנדגים במאמר זה יהיה לנושא פשוט יחסית (סוג טופס) של “הצהרת בריאות יומית עובד”: כל עובד יוכל ליצור הצהרה כזו, למלא את שמו והתאריך, לשלוח לעצמו לחתימה, ולחתום. ההצרה תתויק במערכת, עם הנתונים והחתימה.

במסגרת הקמת סוג הטופס, ננתח “מסמך מקור”, נבנה עבורו טופס דיגיטלי מתאים, נהפוך את מסמך המקור שנותח ל”מסמך תבנית” באמצעות הוספה של “שומרי מקום” ומקום לחתימה, ואז נחבר בין הטופס למסמך התבנית. מרגע זה ואילך, יופיע אצל כלל המשתמשים מסך רשימת הצהרות בריאות, ממנו הם יכולים ליצור בכל יום הצהרת בריאות חדשה…

צעדים לביצוע

צעד 1 - איתור מסמך מקור מתאים וניתוחו

בשלב הראשון, עליך לבחור מסמך מהסוג הנדרש לתהליך החתימה, ולנתח אותו לאיתור כל ה”שדות” שאתה צריך למזג להם ערכים מהטופס לפני השליחה לחתימה. עם סיום הכנת רשימת השדות, עבור לשלב הבא ליצירת תבנית מסמך מתאימה, ולאחריה, טופס דיגיטלי מתאים…

ראה דוגמאות מסמכים בקישור זה…

המסמך שנבחר לצורך ההדגמה יהיה המסמך “הצהרת בריאות לעובד”. במסמך המקורי נוכל לראות שנדרשים שני שדות בלבד לטופס – שם העובד ותאריך מילוי ההצהרה…

צעד 2 - הכנת טופס דיגיטלי לאיסוף הנתונים הנדרשים להחתמה

בשלב זה, תשתמש במעצב הטפסים ליצירה של “טופס דיגיטלי” לקליטת ערכים בשדות שניתחת בשלב הקודם, באמצעות פקדי-קלט מתאימים. במקרה שלנו, מדובר יהיה בשני פקדים בלבד – אחד מסוג “טקסט” לקליטת שם העובד, והשני מסוג תאריכון – לקליטת תאריך מילוי ההצהרה.

זהו טופס פשוט מאוד – ניתן כמובן ליצור טפסים מורכבים בהרבה, עם פרקים שונים, פקדים מסוג רשימה, טבלאות להן ניתן להוסיף שורות, וכו’…

הכנת הטופס עבור “הצהרת בריאות לעובד” – מודגמת במאמר העזרה בקישור זה

 

צעד 3 - הכנת תבנית מסמך, וחיבורה לטופס הדיגיטלי שיצרנו

בשלב זה, ניקח את אותו מסמך המקור שניתחנו בצעד 1, נהפוך אותו ל”תבנית מסמך” , נעלה אותו אל המערכת כ”אוסף מסמכים” (נקרא כך כיוון שהוא יכול להכיל יותר ממסמך אחד, אך אפשרות זו היא מחוץ לתחום מאמר זה), ונחבר בינו לבין הטופס הדיגיטלי שיצרנו בשלב 2…
הפיכת מסמך המקור לתבנית מסמך דורשת בסך הכל החלפה של “ערכים” מסויימים במסמך עם “שומרי המקום” של השדות המתאימים עבורם עם שמות השדות בסוגריים מסולסלים כפולים (למשל – {{שם העובד}}…), והוספת מקום/מקומות לחתימה/ות.
יש שתי דרכים לעריכת מסמך WORD ליצירה של “תבנית מסמך”:

  1. עריכה ידנית – הקלדה ידנית של “שומרי המקום”.
  2. עריכה באמצעות תוסף DocsRobot ל Word – החלפת הערכים ב”שומרי המקום” שלהם באמצעות “שליפת שומרי המקום” מהטופס הדיגיטלי שנוצר ב DocsRobot, ישירות מתוך (בלא צורך בהקלדה ידנית)…

הכנת תבנית המסמך עבור “הצהרת בריאות לעובד”, ללא התוסף, מודגמת במאמר העזרה בקישור זה

הדגמת התוצאה של תהליך ההקמה – יצירת “רשומה” ושליחתה להחתמה…

עכשיו כשסיימנו, נוכל לבצע החתמה של “הצהרת בריאות עובד” – נבקש מהעובדים להכנס למסך הראשי המתאים בכל בוקר, ליצור “רשומה” חדשה עם הפרטים המתאימים, ואז לחתום על המסמך שנוצר…

העובד ייכנס לרשימה בשם “הצהרת בריאות לעובד”, יפתח רשומה חדשה, יזין את פרטין, ישמור, ויצא מהטופס להצגת המסך הראשי. הרשומה שיצר תופיע למעלה, ולידה, בצד שמאל של השורה, צלמית “בקשת חתימה חדשה” (סימן פלוס עם עפרון). יש ללחוץ על צלמית זו לפתיחת חלון-דיאלוג של בקשת-חתימה. בחלון זה נדרש להזין לפחות שם ואימייל או טלפון של הנמען. אם הפרטים האלה קיימים ברשומה – אפשר לשלוף אותם בקלות. אחרת – יש להקליד אותם.

לאחר הזנת הפרטים הנ”ל, אפשר לשלוח את הבקשה. לאחר השליחה, נוכל לראות במסך הראשי שצלמית “בקשת חתימה חדשה” הפכה לצלמית מסוג שונה – “בהמתנה לחתימה”

הנמען יקבל הודעת מייל או SMS עם קישור לחתימה, יפתח את הקישור להצגת המסמך עם כל הפרטים שהזין, ויחתום, עם העכבר או האצבע (תלוי איפה פתח את הקישור – אם על המחשב או בטלפון)…

לאחר שחתם העובד, נוכל לראות במסך הראשי שצלמית “בהמתנה לחתימה” הפכה לצלמית מסוג שונה – “המסמך נחתם”. לחיצה על צלמית זו תפתח שוב את חלון הדיאלוג של ההחתמה, ממנו נוכל להוריד עותק חתום של המסמך

סרטון הדגמה…: