סיכום תמציתי של התהליך

לכל אחד מסוגי הטפסים שתרצו להשתמש בו במערכת למטרת מחולל-המסמכים – יש להכין “מסמך תבנית”, שהוא בעצם מסמך Word עם “שומרי מקום” שישמשו את המערכת למיזוג נתונים שהוזנו בטופס הדיגיטלי הקשור. את המסמך הזה תטענו לתוך “אוסף מסמכים” שתתנו לו שם, ואת האוסף תחברו לטופס דיגיטלי…

בהדגמה שלהלן, תיצור מסמך תבנית שישמש ליצירת תעודות סיום קורס מרהיבות. DocsRobot יאפשר לאחראי של כל קורס, ליצור רשומה לכל תלמיד שסיים כל קורס, ולהפיק את התעודה כקובץ PDF אותו ניתן להדפיס או לשלוח אל התלמיד.

(1) עריכת מסמך המקור להכנת התבנית

בחרו קובץ מקור לעריכה – אחד מאלה: או קובץ ה-WORD האחרון בו השתמשתם לאותה מטרה, או קובץ WORD “עם קווים”…

עכשיו, החליפו בו את כל מקטעי הטקסט של “תוכן-משתנה” (“DocsRobot למתקדמים”, “דינה ברזילי”, “01/01/2020”) ב”שומרי מקום” המורכבים מ סוגריים מסולסלים כפולים ובתוכם שם מייצג – {{שם_הקורס}}, {{שם_התלמיד}} ו-{{תאריך_סיום_קורס}}…

מבנה “שומרי המקום” של שדות והחוקים הקשורים אליהם – מפורטים במאמר זה!

עם סיום עריכת המסמך, יש לשמור אותו עם שם חדש, במקום שנזכור, כי בשלב הבא נעלה אותו אל השרת…

להלן סרטון קצר המדגים את התהליך…:

(2) העלאת מסמך התבנית לשרת

לפני שמבצעים שלב זה, יש לוודא קודם שמסמך ה Word שערכנו – סגור. אם הוא לא – יש לסגור אותו…
במערכת DocsRobot, גש אל “אוספי מסמכים” דרך תפריט “ניהול מערכת”.

לחץ על “הוסף טופס” בחלק העליון של המסך.
יפתח מסך לבחירת קובץ – בחר את קובץ התבנית ששמרת בשלב הקודם.
המחשב יישלח את הקובץ לשרת, וכשתסתיים ההעלאה – יופיע מסך מאפייני אוסף-המסמכים. לאוסף עצמו יש שם ויש רשימה של קבצים (בתחתית המסך). כרגע – מופיע ברשימה רק קובץ אחד, ושמו, “תעודת סיום קורס” – השאר אותו כך, ללא שינוי. אפשר לצרף לאוסף המסמכים מספר קבצים – אך נושא זה נמצא מחחוץ לתחום הדגמה זו…

בשלב זה אפשר כבר לצאת ממסך המאפיינים של אוסף המסמכים (צלמית הדלת בפינה השמאלית העליונה)

סרטון הדגמה:

לורם איפסום דולור סיט אמט, קונסקטורר אדיפיסינג אלית לפרומי בלוף קינץ תתיח לרעח. לת צשחמי צש בליא, מנסוטו צמלח לביקו ננבי, צמוקו בלוקריה.

(3) חיבור מסמך התבנית לטופס הדיגיטלי המתאים

בהנחה שכבר הקמת את הטופס הדיגיטלי המתאים עבור תעודת סיום הקורס עוד קודם (כמתואר במאמר עזרה זה), כל שנותר הוא לחבר בין טופס זה לבין אוסף המסמכים שיצרת לעיל.
לשם כך, מתוך תפריט “ניהול מערכת” בחר “טפסים“, ואז הכנס לעריכת הטופס “תעודת סיום קורס” מצלמית העפרון הירוקה שלידו.
גלול מטה, עד שתראה את קופסת ה”תכונות” בפינה הימנית התחתונה, שם הקש על התיבה שליד “אוסף מסמכים:“, ומחלון הדיאלוג שנפתח, בחר את “תעודת סיום קורס” ולחץ על “בחירה“.
שמור את הטופס על ידי לחיצה על צלמית השמירה בפינה השמאלית העליונה של המסך, ואז צא מהטופס…

סרטון הדגמה קצר: