לכל אחד מסוגי הטפסים שתרצו להשתמש בו במערכת למטרת מחולל-המסמכים או החתמה אלקטרונית – יש להכין “מסמך תבנית”, שהוא בעצם מסמך Word עם “שומרי מקום” שישמשו את המערכת למיזוג נתונים שהוזנו בטופס הדיגיטלי הקשור, ובמידה שמחתימים – גם לקביעת מיקום החתימה. את המסמך הזה תטענו לתוך “אוסף מסמכים” שתתנו לו שם, ואת האוסף תחברו לטופס דיגיטלי…

(1) עריכת מסמך המקור להכנת התבנית

בחרו קובץ מקור לעריכה – אחד מאלה: או קובץ ה-WORD האחרון בו השתמשתם לאותה מטרה, או קובץ WORD “עם קווים”…

עכשיו, החליפו בו את כל מקטעי הטקסט של “תוכן-משתנה” (“דינה ברזילי”, “01/02/2003”) ב”שומרי מקום” המורכבים מ סוגריים מסולסלים כפולים ובתוכם שם מייצג – {{{שם_העובד}} ו-{{תאריך_ההצהרה}}…

מבנה “שומרי המקום” של שדות והחוקים הקשורים אליהם – מפורטים במאמר זה!

עכשיו, במקום בו אתם רוצים שהעובד יחתום, רשמו את שומר המקום הבא (מספר הקווים בין הסוגריים איננו חשוב: {|__________________|}

מבנה “שומר המקום” של שדה והחוקים הקשורים אליו – מפורטים בתחתית של מאמר זה!

עם סיום עריכת המסמך, יש לשמור אותו עם שם חדש, במקום שנזכור, כי בשלב הבא נעלה אותו אל השרת…

להלן סרטון קצר המדגים את התהליך…:

(2) העלאת מסמך התבנית לשרת

לפני שמבצעים שלב זה, יש לוודא קודם שמסמך ה Word שערכנו – סגור. אם הוא לא – יש לסגור אותו…
במערכת DocsRobot, גש אל “אוספי מסמכים” דרך תפריט “ניהול מערכת”

לחץ על “הוסף טופס” בחלק העליון של המסך.
יפתח מסך לבחירת קובץ – בחר את קובץ התבנית ששמרת בשלב הקודם.
המחשב יישלח את הקובץ לשרת, וכשתסתיים ההעלאה – יופיע מסך מאפייני אוסף-המסמכים. לאוסף עצמו יש שם ויש רשימה של קבצים (בתחתית המסך). כרגע – מופיע ברשימה רק קובץ אחד, ושמו, “הצהרת בריאות יומית עובד”, הוא כשם האוסף כולו. אפשר לצרף לאוסף המסמכים מספר קבצים – אך נושא זה נמצא מחחוץ לתחום הדגמה זו…
על מנת “להסביר” למערכת שטופס זה ישמש להחתמה אלקטרונית, יש להכנס ל”עריכה” של המסמך עצמו, דרך לחיצה על צלמית העפרון הכחולה שמשמאל, לסמן את האפשרות “תבנית זו משמשת לחתימות דיגיטליות”, ובחלק שנפתח בתחתית המסך, לסמן גם את האפשרויות הבאות (או לוודא שכבר מסומנות):

  • תוכן הודעת המייל – אוטומטי
  • תוכן הודעת SMS – טקסט אוטומטי
  • נתוני חתימה – מוטמעות

עם סיום ההגדרות שלעיל – אפשר לצאת ממסך המאפיינים של אוסף המסמכים (צלמית הדלת בפינה השמאלית העליונה)

סרטון הדגמה:

לורם איפסום דולור סיט אמט, קונסקטורר אדיפיסינג אלית לפרומי בלוף קינץ תתיח לרעח. לת צשחמי צש בליא, מנסוטו צמלח לביקו ננבי, צמוקו בלוקריה.

(3) חיבור מסמך התבנית לטופס הדיגיטלי המתאים

בהנחה שכבר הקמת את הטופס הדיגיטלי המתאים עבור הצהרות הבריאות עוד קודם (כמתואר במאמר עזרה זה), כל שנותר הוא לחבר בין טופס זה לבין אוסף המסמכים שיצרת לעיל.
לשם כך, מתוך תפריט “ניהול מערכת” בחר “טפסים“, ואז הכנס לעריכת הטופס “הצהרת בריאות יומית עובד” מצלמית העפרון הירוקה שלידו.
גלול מטה, עד שתראה את קופסת ה”תכונות” בפינה הימנית התחתונה, שם הקש על התיבה שליד “אוסף מסמכים:“, ומחלון הדיאלוג שנפתח, בחר את “הצהרת בריאות יומית לעובד” ולחץ על “בחירה“.
שמור את הטופס על ידי לחיצה על צלמית השמירה בפינה השמאלית העליונה של המסך, ואז צא מהטופס…

סרטון הדגמה קצר: