מערכת DocsRobot מאפשרת ליצור שוב ושוב, במהירות ובקלות, מסמכים בעלי מבנה זהה אך תוכן משתנה, בלי לערוך את המסמכים בכלל, אלא רק להזין את הנתונים שצריך “למזג” אל תוכם בטופס דיגיטלי ברור ומאורגן, ואז להפיק אותם בלחיצת כפתור!

במידת הצורך – מאפשרת המערכת גם לשלוח כל מסמך שנוצר כך לחתימה אלקטרונית על ידי גורם אחד או יותר. הבקשה לחתימה נשלחת כהודעת אימייל או SMS, ופאנל החתימה מאפשר לחתום עם העכבר או האצבע…

היות שכל מסמך נוצר ממיזוג של תבנית Word ו”רשומת מידע”, המידע החשוב של כל מסמך נשמר בתוך “מערכת מידע” משוכללת, המאפשרת לקטלג את המסמכים לפי סוגים שונים (אישורי חופשה, הצהרות בריאות, חוזים לנותני שירות, וכו’), להציג רשימה שלהם בטבלאות מאורגנות, ולמצוא אותם מהר באמצעות חיפוש לפי נתונים אלה!


העבודה עם המערכת מחליפה את הדרך בה הכנתם מסמכים כאלה שוב ושוב בעבר – על ידי העתקת מסמך קודם והחלפת תוכן בתוכו – פעולה גוזלת זמן וחשופה לטעויות רבות. ב DocsRobot אין טעויות כאלה והפעולה מהירה ביותר – המידע מוזן דרך טופס דיגיטלי, עם תאריכון, שליפה מרשימות סגורות, ושדות חובה…!



כל המסמכים שהמערכת יוצרת מתבססים על מסמכי WORD רגילים – כאלה שהייתם מכינים בעצמכם בעבר. המסמכים האלה יכולים להיות מורכבים ככל שתרצו (נספחים, תמונות, כותרות…) ומעוצבים וממותגים בדיוק כמו שאתם אוהבים והתרגלתם. המערכת לא מאלצת אתכם ללמוד דרך חדשה או מגבילה ליצירת מסמכים – פשוט קחו את אותם מסמכי WORD! שימו לב שמי שיכין בסופו של דבר את המסמכים האלה לא יצטרך בכלל לפתוח WORD – הרבה יותר נוח, וקל גם לעובדים חדשים או זמניים!