Thumb
Thumb

מערכת ניהול חוזים הוותיקה בארץ, בגרסה חדשה ומשופרת!

שירות ענן, בעברית, לניהול יעיל של הסכמים והתקשרויות, מבוסס טפסים אלקטרוניים שניתן להתאים לסוגי חוזה שונים, וכולל מגוון יכולות ייעודיות לעולם החוזים

ממש הטבות חוזיות, המנע מסיכונים ומתקלות, חסוך זמן, ושמר ידע!

יכולות עיקריות

• קביעת תזכורת לכל תאריך לקבלת מייל יומי על נושאים פתוחים | • מנגנונים לאיתור מהיר של חוזים | • טפסים אלקטרוניים ליצירה מהירה של מסמכי חוזה מורכבים, החוזרים על עצמם, ללא שימוש ב-Word | • חתימות אלקטרוניות על מסמכי החוזה | • ניהול תהליכי באמצעות סטטוסים | • בקרת-גישה משוכללת | • עיצוב עצמאי עם בנאי טפסים

שימושים אפשריים

• מימוש הטבות חוזיות על ידי מעקב ותזכורות | • המנעות מסיכונים – באמצעות התראות, ולידציה בקלט, ושימור ידע בנושא החוזים | • מערכת לשכפול מהיר של חוזים מאותו סוג, במינימום מאמץ ותוך מניעת השמטות וטעויות | • מערכת ראשית להחתמות פנים-ארגוניות או תוסף החתמה אלקטרונית חיצונית

היתרונות העיקריים של DocsRobot

• מערכת מומחה וותיקה, עם תבניות; לכל סוג חוזה – מסך במבנה מתאים | • אינטואיטיבי וקל לשימוש; דובר עברית | • תמיכה בעבודה מהנייד | • מגוון תכונות מתקדמות ייעודיות לחוזים – מחולל מסמכים, החתמות, ניהול תהליכי | • מודולרי – עשה שימוש רק במה שנדרש | • מנגנון ייחודי לבקרת גישה – אוטומציה לפי תפקיד, מחלקה, שרשרת פיקוד…

מערכת מומחה עם תבניות מוכנות מראש, בענן, להפעלה מיידית ופשוטה

בצע תהליך רישום קצר ופנה אלינו, נשמח להציג לך את התבניות שעליהן עבדנו ב-10 השנים האחרונות ולאפשר לך לבחור את אלה שמתאימות לעסק שלך. יש תבניות חוזים מגוונות – שכירות, השכרה, סודיות, רכש, שיווק… אבל המערכת לא מוגבלת לחוזים – אפשר לנהל דיווחי עובדים, ערבויות, נהלים, מכרזים, רכבי חברה…

ניהול חוזים בתוכנה? בשביל מה?

מתחת לכמעט כל פעולות העסק, מסתתר "חוזה" מסוג כלשהו, ולהרבה חוזים כאלה יש הטבות מוגבלות בזמן (שחבל לא לנצל), פעולות שיש לבצע בלו"ז ידוע מראש (אי ביצוען מהווה סיכון), וידע ש"נכתב בדם" מלקחי העבר – ואסור להתעלם ממנו… תוכנה ייעודית מקלה על ניהול פשוט של החוזים – המערכת מתריעה בעצמה על הטבות וסיכונים, שומרת מיעד עדכני, וחוסכת זמן ותקלות יקרות!

מה במערכת?


התראה יומית לנושאים פתוחים

הגדר תזכורות לכל תאריך חשוב, וקבל הודעה יומית של כל הנושאים הפתוחים, עם קישור לחוזה במערכת

דווח ביצוע כדי לעצור הודעות; רשום דיווחי ביניים שכולם יכולים לראות

שתף התקדמות וסטטוס עם אחרים


קלות צפייה בנתונים חיוניים + איתור מהיר

  • עץ קטגוריות משמש לניווט בין סוגי-החוזים
  • לכל סוג חוזה מוצגת טבלה שהמבנה שלה מוגדר משתמש; ניתן לעבור בין "תצוגות" שונות כדי לצפות מייד במה שחשוב.
  • אותה טבלה מאפשרת חיפוש מהיר.
  • ניתן גם לבנות שאילתות מתקדמות בקלות, לשמור/לטעון אותן, ולהפיק מהן דוחות

צור מסמכי חוזה (MS-Word/PDF) מתבניות

  • הפק שוב ושוב מסמכי חוזה בעלי מבנה דומה, בקלות וללא השמטות – מזג נתוניהם, המוזנים בטפסים אלקטרוניים, עם תבניות Word.
  • צור מסמכי Word מורכבים בלי לפתוח Word.
  • צור PDF מ Word ושלח לחתימות אלקטרוניות.
  • יכולות מתקדמות: למשל – העבר לצד ב' לתיקונים וטען גרסה סופית להמשך תהליך….

החתמה אלקטרונית על חוזים

  • הגדר תהליכי חתימה לחוזים בקלות ע"י קביעת מיקומי חתימה בתוך תבנית Word!
  • שלח בקשה לחתימה בלחיצה כפתור, לחותם אחד או חותמים מרובים…
  • בקש מהחותמים לצרף הוכחת זהות.
  • יכולות מתקדמות: בצע סבב שינויים בחוזה ושלח גרסה מוסכמת אחרונה לחתימות; סרוק מסמכים שנחתמו ידנית מחוץ לארגון, והעבר אותם לחתימה אלקטרונית פנים-ארגונית…

יכולות מתקדמות

  • סבב אישורים וניהול תהליכי באמצעות "תחנות סטטוס"
  • שיתוף מידע עם מנגנון בקרת גישה משוכלל
  • בנאי טפסים לעיצוב עצמאי

שימושים נפוצים


טיפול באירועים חוזיים, כולל הטבות וסיכונים

  • בחוזים רבים גלומות הטבות שהושגו במשא ומתן מאומץ, ולרבות מהן – "יש תאריך תפוגה"
  • גם "מוקשים" טמונים בחוזים – צריך לטפל בהם לפני המועד-האחרון שנקבע
  • מנגנון ההתראות מאפשר לממש הטבות ולטפל בזמן בסיכונים – עם אימייל יומי של נושאים פתוחים, דיווחי ביניים שכולם רואים, סימון גורמים "לטיפול" ול"ידיעה", ויכולות מתקדמות נוספות

מחולל חוזים: שכפול מהיר ואמין של חוזים דומים

ארגונים המשכפלים שוב ושוב חוזים בעלי מבנה דומה, יכולים ליצור חוזים חדשים במהירות וללא השמטות, מטפסים אלקטרוניים מאורגנים ואינטואיטיביים.

לא צריך להעתיק מסמכים ולהחליף את תוכנם, אין סכנה להשמטת מידע, אין צורך לבצע עריכה ידנית בתוך Word, וניתן לתת גם לעובדים זוטרים לבצע
במערכת


מערכת סבב אישורים פנימי וחתימה אלקטרונית חיצונית

נהל גם סבבי אישורים פנים-ארגוניים וגם החתמות אלקטרוניות, בתוך/מחוץ לארגון.

  • מנגנון ההחתמות מציע יכולות מתקדמות כמו חותמים מרובים, דרישת מסמכי זיהוי, איתור אוטומטי של מיקום חתימה במסמך, ועוד
  • סבב אישורים מנוהל באמצעות מנגנון סטטוסים מתקדם, עם אפשרות לקבוע תחנות ומעברים מותרים, התראות אוטומטיות לבעלי עניין, אסקלציה עם זמני תקן וכו'.

יתרונות עיקריים


מערכת מומחה וותיקה

מערכת וותיקה, בשימוש מ-2010, עם פיתוח רציף בקדמת הטכנולוגיה.

מגיעה עם מגוון תבניות-טופס לסוגי חוזים שונים, ומומחיות תהליכית של הספק בתחום החוזים


שירות ענן בעברית, מיידי, קל לשימוש, מותאם לנייד

שירות ענן, בעברית – גישה מכל מקום ובכל זמן, כולל תצוגה מותאמת לטלפון הנייד, עם עברית אמיתית

המערכת מגיעה Out-of-the-box עם מגוון גדול של טפסים שימושיים, אבל אם אתה צריך אחרים – אתה יכול לבנות אותם בקלות בעצמך, או להעתיק ולהדביק ממערכות אחרות.

קלות השימוש פירושה שאתה יכול להתחיל לעבוד מיד


מגוון יכולות פורצות-דרך ייעודיות לחוזים

  • מחולל מסמכי חוזה – הקלד נתונים בטופס וצור מסמך
  • מערכת לניהול אישורים כולל חתימות אלקטרוניות
  • התראות מרובות לכל תאריך, עם ריבוי נמענים, עדכון אוטומטי בשינוי התאריך, דיווחי ביניים, הקצאת אחריות
  • ניהול גישה מתקדם מבוסס תפקיד/יחידה-ארגונית

מודולרי, כולל אינטגרציה

לארגונים שונים יש דרישות שונות בתכלית, ורמות מורכבות שונות לכל אחת מהן.

המערכת מאפשרת לבחור רק את מה שאתה צריך, ואת רמת המורכבות המדויקת עבורו.

ממשק המשתמש מתאים את עצמו אוטומטית למודולים שנבחרו – ושומר על פשטות


ניהול גישה מתקדם

לכל סוג טופס ניתן לקבוע מי רשאי לצפות בנתוני החוזה שנוצר ממנו

הקביעה יכולה להיות שמית, מבוססת תפקיד, יחידה ארגונית, קשר ניהולי וכו'

תועלות עיקריות לארגון


שפר יעילות ושמור על אמינות

המערכת עוזרת לשפר את היעילות והאמינות של כל הפעילות החוזית, השואבת יתרון מפונקציונליות הליבה שלה – מאגר מידע מרכזי עם תצוגות מסודרות, שיתוף, התראות, יצירת מסמכים, חתימה וכו'.

יעילות מתגמלת – עובדים פשוט אוהבים לעשות יותר כשהם מרגישים שהזמן שלהם לא מבוזבז!


צמצם סיכונים, הימנע מתקלות

לעולם לא תשכח מה עליך לעשות: אין צורך לבדוק מדי יום מהם הנושאים הפתוחים ולחשוש להחמיץ אילו מהם – כל תאריך של כל חוזה שמנוהל במערכת יכול להיות "מסומן" ב"התראה", וברגע שכך – ניתן לשכוח ממנו.

המערכת תזכיר לך מדי יום אודות נושאים רלוונטיים, ולא תפסיק לתזכר אותך עד שתדווח על ביצוע


חסוך זמן וכסף

כל היבט של המערכת נועד לחסוך לך זמן, כך שתוכל לעשות יותר עבור העסק שלך:

  • שירות ענן עם תמיכה בתצוגה בנייד – נגיש בכל מקום
  • טפסים מאורגנים היטב – הזנת נתונים מהירה ותצוגה ברורה של מידע מורכב
  • בנאי שאילתות ודוחות – מצא הכל במהירות; הצג בצורה ברורה.
  • מחולל מסמכים – צור מסמכי חוזה מורכבים במהירות וללא השמטות.
  • קבל מסמכים חתומים בלחיצת כפתור