המסייע הניהולי לעסק הקטן

שליחת בקשות לחתימה אלקטרונית לקבלת התחיבות מקדימה של הצד השני

• הגדר מסמך לחתימה בקלות ע"י עריכת מסמך Word שבו השתמשת עד היום, והוספת טקסט פשוט בכל מקום בו צריכה להופיע חתימה! Word!
• שליחת הבקשה לחתימה – בלחיצה כפתור, לחותם אחד או חותמים מרובים…
• אפשר לבקש מהחותמים לצרף הוכחת זהות.
• יכולות מתקדמות: החזר לתהליך חתימה מסמך Word שעבר שיצרת גם אחרי שבוצעו בו שינויים ידניים; סרוק מסמכים שנחתמו ידנית מחוץ לארגון, והעבר אותם לחתימה אלקטרונית פנים-ארגונית…

צריכים מידע ממבקר שהגיע ללובי? מלקוח או ספק? שלחו קישור, והם ימלאו טופס – חסכתם זמן ומנעתם טעויות

• הגדירו טפסים לקליטת המידע מהגורם החיצוני – אילו נתונים אתם מקלידים לפני משלוח, שדות חובה, שדות נסתרים או לקריאה בלבד, וכו'
• הטופס למילוי מותאם לנייד
• הגורם החיצוני פותח את הקישור להצגת הטופס שבניתם – מזין פרטים בנוחות, בלי טעויות, בלי שאתם תשרפו זמן.
• המידע חוזר אליכם ומאוחסן במערכת התפעולית – שם יש לו ערך (אפשר ליצור ממנו דוחות, לחבר לו התראות, ליצור ממנו מסמכים, לשלוח אותו לחתימה, לנהל אותו בתוך תהליך מוגדר, וכו')
• המערכת מאפשרת יכולות מתקדמות לגורם החיצוני – צירוף קבצים, יצירת קבצים מהנתונים, חתימה אלקטרונית נילווית, וכו'

הגדר תזכורת לכל תאריך חשוב, בכל פריט שאתה מנהל (סיום הסכם, תפוגת אחריות…), וקבל בכל יום הודעה מרכזת במייל, של כל הנושאים הפתוחים

• כל תזכורת מכילה מידע חיוני ושימושי – תאריכים, כותרת, תיאור, דיווחי ביניים, וכו'
• התזכורות במייל מכילות קישורים לפתיחת הפריט במערכת. עם תמיכה בנייד – תוכל לשלוף את כל המידע הדרוש לטיפול בתזכורת מכל מקום, כולל מסמכים ששמרת, וגם לערוך את הפריט
• טיפלת בהתראה ואין צורך בטיפול נוסף? דווח ביצוע והיא תוסתר.
• טיפלת בהתראה וצריך ליצור אחת נוספת חדשה לעוד שנה – שנה את התאריך, והמערכת תיצור אותה אוטומטית

לכל עסק יש מידע שההשלכות של אובדן שלו יכולות להיות קריטיות – מחיר ותנאים שנקבעו בשיחה, מאפייני התקנה של מערכת מורכבת, נהלי מניעת סיכון בעבודה, וכו'

• ניהול ידע כזה דורש שני דברים: יכולת להזין פריטי מידע במדויק, מהר, ומכל מקום (כולל מהשטח), ויכולת לשלוף ולעיין בפריטים אלה מהר, בקלות, ומכל מקום
• ל-DocsRobot יש בנאי טפסים אינטואיטיבי אך משוכלל, המאפשר לבעל העסק לבנות בעצמו, בקלות, וללא עלות נוספת, טופס אלקטרוני ייעודי לכל פריט ידע שנדרש לנהל, ומרגע שטופס זה בנוי, לקלוט במהירות "רשומות ידע" על בסיס הטופס, מכל מקום (כולל תמיכה בנייד)
• מגוון מנגנונים קיימים במערכת לאיתור מהיר של פריטי הידע – מחלונית-חיפוש לאיתור מהיר לפי טקסט, דרך בנאי-שאילתות לאיתור לפי תנאים מורכבים, עם יכולת הגדרה פשוטה של "תצוגות מתחלפות" במסך הראשי, המהווים "דוחות מהירים", ועד הפקת דוחות Excel בלחיצת כפתור עם אפשרות הגדרת תבניות Excel לשליטה במבנה הדוח
• מגוון מנגנונים נוספים במערכת מאפשרים הפקת תועלת מהמידע שנאגר בה – ניתן לשלוח בקשות לקבלת מידע ממקור חיצוני באמצעות קישור לטופס, לצרף תזכורות לתאריכים חשובים, לבצע ניהול תהליכי עם סטטוסים, להפיק מסמכים מורכבים, וכו'

ניהול נכון של חוזים מונע סיכונים והפסדים, מאפשר לממש הבטחות שהתקבלו, ומניב ערך לעסק

• בחוזים רבים גלומות הטבות שהושגו במשא ומתן מאומץ, ולרבות מהן – יש "תאריך תפוגה".
• גם "מוקשים" טמונים בחוזים – צריך לטפל בהם עד מועד שנקבע
• מנגנון התזכורות מאפשר לממש הטבות ולטפל בזמן בסיכונים – עם התראה יומית במייל מרכז של נושאים פתוחים
• המערכת מונעת סיכונים באמצעות קליטתם של חוזים בטפסים היוצרים תמצית מאורגנת שלהם ומאפשרת לוודא שלא נשכחו תנאים חשובים
• המערכת מונעת סיכונים גם באמצעות יצירה של מסמכי חוזי ממיזוג של מידע המוזן בטפסים עם תבניות עדכניות של מסמכי החוזה – ובכך משמרת את הידע הקשור איתם
• החתמה אלקטרונית על החוזה מאפשרת קבלת התחייבות הצד השני ללא מאמץ ובאופן מיידי

• יכולת מהפכנית החוסכת זמן ומונעת טעויות, למי שצריך להפיק שוב ושוב מסמכים/דוחות בעלי מבנה דומה אך תוכן משתנה – הצעת מחיר, סיכום טיפול בקריאת שירות, דיווח שעות עבודה לפרויקט, וכו'
• ההזנה פשוטה, בטפסים אלקטרוניים מתקדמים – מונעת השמטות וטעויות ומאפשרת גם לחסרי נסיון בעריכת מסמכים ליצור מסמכי Word מורכבים בלי לפתוח אותם ב-Word וללא סכנה לשיבוש תוכנם.
• הכנת מסמכי התבנית פשוטה ואינטואיטיבית – מסמכי Word לכל דבר, בהם צריך רק לשלב "שומרי מקום" טקסטואליים, כמו {{שם_העובד}}
• הכנת הטפסים האלקטרוניים גם היא פשוטה ואינטואיטיבית – גרירה ומתיחה של שדות, ומתן שמות תואמים לשומרי-המקום שבמסמכך התבנית
• אפשרות גם ליצירת PDF חסום לעריכה ממסמכי ה-Word שנוצרו במערכת.

גישה מכל מקום ובכל זמן, כולל תצוגה מותאמת לטלפון הנייד

מחיר חודשי מותאם לעסק קטן

מערכת שפותחה מראש עם תמיכה עברית מלאה.

ממשק אינטואיטיבי להקמה מהירה של כלל מרכיבי המערכת. שכרת מקצוען לביצוע העבודה? תקבל את המערכת בתוך שעות… רוצה להקים בעצמך? בקלות!

• בניית ה"טפסים" ע"י גרירת שדות, חלוקה לפרקים, בחירת צבעים, יצירת טבלאות…
• הגדרת "תצוגות" מתחלפות למסך הראשי של כל סוג טופס – בחירת עמודות וקביעת רוחב. פשוט!
• בנה גם – טבלאות מערכת לשליפת נתונים, תבניות דוח, וכו'…

• צריך דוחות ממוסמכים? יש מחולל מסמכים מובנה
• צריך חתימה אלקטרונית על הדוחות? יש במערכת!
• נוסחאות ותנאים מאפשרים הוספת חישובים והצגה/הסתרה של חלקים בטפסי הקלט/תצוגה
• באיסוף מידע חיצוני – קבע אילו נתונים אתה מזין קודם וחסומים לעריכה, מהם שדות החובה, אלו פעולות יכול הנמען לבצע (יצירת מסמכים / חתימה אלקטרונית), וכו'

• חתימה ויזואלית היא פעולת חתימה שמתבצעת על ידי "נמען" אליו נשלחה הבקשה, על מחשב (באמצעות העכבר) או על טלפון נייד (בעזרת האצבע, עם התאמת התצוגה), באמצעות "פאנל חתימה" שמופיע על גבי מסמך ה PDF.
• תעודה דיגיטלית היא קובץ מוצפן, המצורף למסמך, ומבטיח שהתוכן המקורי של המסמך לא השתנה אחרי החתימה.

תהליך החתימה שלנו ייחודי ומהפכני:

• מילוי הנתונים לפני החתימה מתבצע בטופס-אלקטרוני המציג אותם באופן ברור, כולל אמצעים לבדיקת-נכונות (תאריכון, שליפה מרשימה, שדות חובה וכו'), ולא במפוזר בתוך "ריבועים" שונים במסמך-לחתימה!
• המערכת מציעה שתי אפשרויות למילוי הנתונים בטופס: על ידי עובד החברה, טרם שליחת בקשת-החתימה, או על ידי החותם עצמו.
• המסמך נוצר ממיזוג הנתונים שהוזנו לתוך מסמך-תבנית (המערכת מבצעת זאת אוטומטית): אין "ריבועים מוזרים" עם תוכן חתוך או קצר מידי, וניתן לשלב תוכן מתקדם כמו טבלאות בלי לשבש את מראה המסמך!
• החתימה ב"קשקוש" – עם עכבר מהמחשב או בעזרת האצבע מהטלפון, עם יכולות מתקדמות כמו שמירת חתימה לשימוש חוזר…