תועלות עיקריות

תועלות:

• אוטומציה של תהליכים חוזרים – המערכת מחליפה עבודת כפיים במכניזמים אוטומטיים: יצירת מסמכים מתבניות, איסוף מידע בטפסים מובנים, וניהול תהליכי אישור. במקום לבזבז זמן על משימות שגרתיות, הצוות יכול להתמקד בפעילויות יצרניות יותר.
• ריכוז מידע ונגישות מהירה – כל המידע מאוחסן במקום אחד עם מנגנוני חיפוש מתקדמים. עובדים יכולים למצוא מידע תוך שניות במקום לחפש במיילים, תיקיות או מסמכים פיזיים. תמיכה בנייד מאפשרת גישה למידע מכל מקום.
• צמצום עבודה כפולה – המערכת מונעת צורך ליצור מחדש מסמכים דומים, להקליד שוב נתונים קיימים, או לבצע משימות זהות שוב ושוב.

אמצעים להשגת תועלות אלה:

• שירות ענן עם תמיכה בתצוגה בנייד – נגיש בכל מקום
• טפסים מאורגנים היטב – גם הזנת נתונים מהירה וגם תצוגה תמציתית ברורה של מידע מורכב
• תצוגות-מתחלפות של מידע תמציתי במסך הראשי של כל סוג טופס
• מנגנוני חיפוש מתקדמים
• מחולל מסמכים – צור מסמכים מורכבים, החוזרים על עצמם, על ידי הזנת נתוניהם בטפסים, במקום עריכה ידנית שלהם ב WORD
• שליחת מסמכים לחתימה אלקטרונית בלחיצת כפתור, במקום להדפיס ולהחתים ידנית
• דוחות Excel עם קישורים ניתנים לפתיחה לרשומות ולקבצים! מצוין לישיבות מרובות משתתפים
• טפסים מקוונים להחלפת מידע עם גורמי חוץ ללא שימוש במסמכים – קבלת מידע (הם ימלאו במקומך), דוחות, אישורים, סקרים…

תועלות:

• מניעת טעויות אנוש – מנגנוני בקרת קלט, תבניות סטנדרטיות ותהליכי אישור מובנים מצמצמים משמעותית את הסיכוי לטעויות. במקום להעתיק ולעדכן מסמכים קיימים, המערכת מבטיחה שכל מסמך נוצר עם הנתונים הנכונים.
• הגנה מפני איבוד מידע – כל המידע מאוחסן בענן בצורה מאובטחת ונגישה. לא עוד חשש מאובדן קבצים, קריסת מחשבים או עזיבת עובדים עם מידע קריטי.
• ניהול סיכונים פרואקטיבי – מערכת התזכורות מבטיחה שלא יחמיצו תאריכים קריטיים, תוקף חוזים, או משימות חיוניות. ההתראות היומיות הופכות ניהול סיכונים מתגובתי לפרואקטיבי.

אמצעים להשגת תועלות אלה:

• מערכת תזכורות מתקדמת: התראה מרכזת יומית במייל לנושאים פתוחים, קביעת תזכורת לכל תאריך חשוב בכל פריט שמנהלים, מעקב אחר תוקף חוזים ותאריכים קריטיים, מניעת החמצת משימות ותאריכים חיוניים
• בקרת איכות ומניעת טעויות: בקרת קלט מתקדמת בטפסים, שימוש בתבניות סטנדרטיות במקום עריכה ידנית, הפרדה בין הזנת נתונים לחתימה על מסמכים, מניעת השמטות וטעויות במסמכים חוזרים, שליחת טפסים למילוי על ידי גורמים חיצוניים – למידע שהם מכירים טוב יותר
• אבטחה ובקרת גישה: בקרת גישה משוכללת עם הרשאות מותאמות, קבוצות הרשאה הניתנות להגדרה, הגנות של טפסים לגורמים חיצוניים, דרישת מסמכי זיהוי וסיסמאות לחתימה
• גיבוי ושימור מידע: אחסון מאובטח בענן, הגנות בעולם המסמכים, שימור אוטומטי של כל המידע שנקלט, מניעת אובדן מידע קריטי

המרת ידע אישי לידע ארגוני: המערכת לוכדת את הידע של עובדים בתבניות, תהליכים ומסדי נתונים מובנים. כך הידע נשמר גם כשעובדים עוזבים, והוא זמין לכל הארגון.

תיעוד סיסטמטי של תהליכים – כל פעילות עוברת דרך מערכת מובנית שמתעדת בצורה אוטומטית מי, מתי, מה ואיך. זה יוצר מעקב מלא אחר תהליכים ומאפשר שיפור מתמיד.

בניית בסיס ידע ארגוני – עם הזמן, המערכת צוברת מידע על דפוסים, מגמות וביצועים שיכולים לשמש לקבלת החלטות מבוססות נתונים

אמצעים להשגת תועלות אלה:

• מאגר מידע מרכזי: מסד נתונים מרכזי לכל המידע הארגוני, המרת מסמכים למידע מובנה בשדות, שימור מידע קריטי שההשלכות של אובדנו יכולות להיות חמורות, תיעוד מחירים, תנאים ומאפיינים שנקבעו בשיחות
• תבניות ותהליכים סטנדרטיים: יצירת תבניות Word/PDF לשימוש חוזר, שימור נהלי מניעת סיכון בעבודה, תיעוד הוראות הפעלה ומפרטים טכניים, יצירת בסיס ידע מתבניות וטפסים
• מנגנוני "בנה-זאת-בעצמך": בנאי טפסים לתיעוד תהליכים, בנאי תצוגות טבלאיות, בנאי חיפושים שמורים, בנאי מפות סטטוס ותהליכים
• תיעוד וחיפוש מתקדם: איתור מהיר של מידע על בסיס שדות מובנים, חלוקה לקטגוריות מותאמות, שמירת היסטוריה מלאה של פעילויות, אפשרות ליצור דוחות על בסיס המידע הצבור

מקצועיות בתקשורת חיצונית – טפסים מעוצבים, מסמכים אחידים ותהליכי חתימה חלקים משדרים מקצועיות ויעילות ללקוחות ושותפים חיצוניים.

מהירות מענה משופרת – יכולת לספק מידע, ליצור מסמכים ולהשלים תהליכים בזמן קצר יותר משפרת את רמת השירות ומעלה את שביעות הרצון.

שקיפות ומעקב – לקוחות וגורמים חיצוניים יכולים לעקוב אחר סטטוס בקשותיהם ולקבל עדכונים בזמן אמת, מה שמשפר את האמון והשקיפות.

אמצעים להשגת תועלות אלה:

• מערכת חתימה דיגיטלית מתקדמת: הפרדה בין מילוי נתונים לחתימה על המסמך, חתימה על מסמך PDF נקי ללא "ריבועים" מוזרים, תמיכה בריבוי חותמים עם תהליך מדורג, אפשרות לקבל התחייבות מיידית במהלך שיחת טלפון.
• טפסים מקצועיים לגורמים חיצוניים: טפסים מעוצבים ומאורגנים לאיסוף מידע, טפסי דוח מקוון לצפייה בלבד, טפסי אישור עם לחצן אישור מובנה, טפסי סקר עם פרסום קישור פתוח
• תקשורת מסודרת ויעילה: הצגת מידע בצורה מקצועיות ובהירה, מיתוג החברה במסמכים ובטפסים, תהליכי עבודה חלקים ומהירים, מענה מיידי לבקשות ושאילתות

יכולת הקמה עצמית – המערכת מאפשרת לכל מחלקה לבנות בעצמה את הטפסים, התהליכים והתצוגות בהתאם לצרכיה הייחודיים.

התרחבות הדרגתית – אפשר להתחיל עם שימוש אחד ולהרחיב בהדרגה לתחומים נוספים, כך שההטמעה מתבצעת בקצב שמתאים למחלקה.

אינטגרציה עם תהליכים קיימים – המערכת לא מחליפה כלים קיימים אלא משלימה אותם ומשפרת את היעילות שלהם. למערכת יש גם API לשילוב בתהליכים ממוחשבים אחרים בארגון.

אמצעים להשגת תועלות אלה:

• מנגנוני "בנה-זאת-בעצמך": בנאי טפסים מתקדם להתאמה לצרכים ספציפיים, בנאי תבניות דוח מותאמות, בנאי תצוגות טבלאיות מתחלפות, בנאי חיפושים שמורים לפי קריטריונים מותאמים
• התאמה לסוגי תהליכים שונים: מפות סטטוס מותאמות לכל סוג תהליך, קבוצות הרשאה גמישות לפי תפקידים וצרכים, אפשרות להגדיר תהליכי אישור שונים, התאמה לסוגי מסמכים וחוזים מגוונים
• קלות הקמה והתאמה: הקמה עצמאית פשוטה ומהירה, עריכת תבניות במסמכי Word רגילים, שינוי והתאמת המערכת ללא תלות בספק, התחלה בשימוש אחד והרחבה הדרגתית
• גמישות טכנית: מיזוג תכנים מורכבים כמו תמונות וטבלאות, זיהוי אוטומטי של מיקום חתימות במסמכים, תמיכה בפורמטים שונים (Word, PDF), התאמה למכשירים שונים (מחשב, נייד)

חיסכון בעלויות תפעול – צמצום זמן עבודה, הפחתת טעויות ושיפור יעילות מתרגמים לחיסכון כלכלי משמעותי בטווח הארוך.

איחוד פעילויות שונות תחת מערכת אחת – פחות צורך בתוכנות מותאמות אישית או בשירותי ייעוץ לתהליכים בסיסיים.

משאבים זמינים לחדשנות – כשתהליכים שגרתיים מתבצעים בצורה אוטומטית ויעילה, הארגון יכול להקדיש יותר משאבים לפיתוח, שיפור המוצר והתרחבות עסקית.

אמצעים להשגת תועלות אלה:

• חיסכון בזמן עבודה: מחולל מסמכים חוסך שעות של עבודה ידנית, טפסים מאורגנים מקצרים זמני הזנת מידע, איתור מהיר של מידע חוסך זמן חיפוש, אוטומציה של תהליכים חוזרים
• הפחתת עלויות תפעול: הקמה עצמית ללא צורך בפיתוח חיצוני, התאמות עצמאיות, הפחתת עלויות הדפסה ושליחת מסמכים, חיסכון בעלויות שגיאות וטעויות
• שיפור תפעולי מדיד: מניעת אובדן הזדמנויות עסקיות בשל החמצת תאריכים, מימוש הטבות חוזיות שבעבר נשכחו, הפחתת זמני המתנה של לקוחות לקבלת מסמכים, שיפור יעילות צוות השירות והמכירות
• מניעת הפסדים: מניעת קנסות ועלויות בשל החמצת תאריכים קריטיים, הפחתת סיכונים משפטיים בחוזים, מניעת אובדן מידע קריטי ועלויות השחזור, צמצום עלויות שגיאות בתהליכים חשובים
• הגדלת קיבולת עסקית: יכולת לטפל בעומס רב יותר ללא הגדלת כוח אדם, פינוי זמן לפעילויות מניבות יותר, שיפור איכות השירות מה שמאפשר לחייב יותר, יכולת להציע שירותים דיגיטליים נוספים ללקוחות