כל מנגנוני החתימה הקיימים היום מאפשרים לקבוע חתימות במיקום קבוע על גבי טופס במבנה קבוע. הבעיה היא שבמקרים רבים, ברגע שממזגים תוכן שונה בכל פעם אל תוך מסמך-התבנית, המקום בו אמורים לחתום במסמך הסופי “זז” ביחד עם התוכן, והגדרה של חתימה במיקום קבוע – אינה מספקת!
מנגנון החתימה של DocsRobot עובד באופן שונה: את החתימות מגדירים באמצעות “דרישות חתימה” טקסטואליות (כמו “חתום כאן: ____________”) במקומות מסויימים במסמכי-התבנית (ב WORD), ואז, לא משנה איזה תוכן ממזגים לתוך מסמך-התבנית ליצירת המסמך הסופי לחתימה, המערכת תזהה תמיד להיכן “זזה” החתימה, ותדאג לכך שהחותם יקבל את פאנל החתימה באותו מקום!
כך ניתן ליצור מסמכים מורכבים בלי הגבלה – לצקת לתוכם טקסטים ארוכים, טבלאות מידע וכו’, ועדיין – לאפשר חתימה בהם במקומות המתאימים!
לפי חוק חתימה אלקטרונית, התשסי’א-2001, “חתימה אלקטרונית” היא חתימה שהיא מידע אלקטרוני או סימן אלקטרוני, שהוצמד או שנקשר למסר אלקטרוני; “מסר אלקטרוני” מוגדר כ- מידע אשר נוצר, נשלח, נקלט או נשמר באמצעים אלקטרוניים או אופטיים, כשהוא נראה, נקרא, נשמע או מאוחזר באמצעים כאמור;
החוק מגדיר גם:
“חתימה אלקטרונית מאובטחת” – חתימה אלקטרונית שמתקיימים בה כל אלה:
(1) היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה;
(2) היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה;
(3) היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה;
(4) היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה;
“חתימה אלקטרונית מאושרת” – חתימה אלקטרונית מאובטחת אשר גורם מאשר הנפיק תעודה אלקטרונית בדבר אמצעי אימות החתימה המזהה אותה;
יצירת עותקים מרובים של אותו מסמך דורשים מעובד בארגון: (1) למצוא מסמך דומה כזה מן העבר, (2) ליצור ממנו עותק, (3) “לנקות” מן העותק את המידע “הישן” ולהחליפו במידע “עדכני”.
בדוגמת “חוזה השכירות” שצריך ליצור שוב ושוב, למשל – יש להחליף את כל הנתונים הקשורים לשוכר, לעסקת השכירות עצמה, ולנכס…
מחולל המסמכים “חוסך” את הצורך בתהליך הנ”ל – היות שיצירת מסמך מתבצעת מתוך “טופס דיגיטלי”, בלי לחפש מסמך קודם (מסמך התבנית שמחובר לטופס הדיגיטלי ישמש ליצירת המסמך החדש), ובלי להחליף ערכים במסמך ה WORD עצמו.
מחולל המסמכים פועל על בסיס “סוגי מסמך” – מחליטים מהם סוגי המסמכים שרוצים לחולל, ואז מכינים עבור כל אחד מהם “צמד” של “טופס דיגיטלי” ומסמך-תבנית (או אוסף של מסמכים כאלה). לכל ארגון יש מנהל-מערכת אחד או יותר שיכול להכין את הצמדים האלה – רוב המשתמשים ה”רגילים” לא מתעסקים בהגדרות מעין אלה…
את הטופס-הדיגיטלי מכין מנהל-המערכת בקלות ובמהירות באמצעות מחולל-טפסים מובנה, ואת מסמך-התבנית מכינים באמצעות WORD עצמו, ממסמך דומה בו נעשה שימוש בעבר (על ידי החלפת טקסט-נדרש-בהחלפה, ב”שומרי מקום” פשוטים)
ניתן לנהל סוגי-מסמכים מרובים ושונים במערכת (המספר המדויק תלוי במנוי) – דוגמאות: הסכם-שכירות, מסמך בקשת הלוואה, מסמך דיווח תקלה, וכו’…
מחולל המסמכים הוא כלי המאפשר ליצור בקלות ובמהירות העתקים מרובים של אותו “סוג” של מסמך, כך שכולם בנויים דומה, אך מכילים תוכן שונה, וכל זה מבלי לפתוח כלל את WORD.
יצירת המסמך מתבצעת מתוך “טופס דיגיטלי” בו מוזנים נתונים הרלוונטיים למסמך, ואז – בלחיצת כפתור, נתונים אלה “ממוזגים” לתוך תבנית-מסמך מתאימה, ליצירת המסמך הסופי.
דוגמא – ארגון שעיסוקו בניהול-נכסים, יכול ליצור שוב ושוב את אותו “חוזה שכירות”, על ידי הזנה, בתוך הטופס הדיגיטלי, של נתוני החוזה, כמו פרטי השוכר, תאריכי השכירות ומחירה, ופרטי הנכס המושכר, ואז ליצור את החוזה הארוך והמסובך בלחיצת כפתור.
מחולל המסמכים מופעל מהמסך הראשי של המערכת – אין צורך “להגיע אליו”. עם זאת – לא ניתן להפעיל את מחולל הטפסים במערכת “חדשה”, בה עדיין לא הוגדרו טפסים או מסמכי תבנית. במערכת כזו, המסך הראשי יהיה ריק, ולא יאפשר יצירה של רשומות חדשות…
כדי להפעיל את מחולל הטפסים עבור רשומה קיימת, יש ללחוץ על הצלמית המתאימה (צור מסמך WORD, או צור מסמך PDF) ליד השורה המתאימה בטבלת הרשומות המוצגת במסך הראשי. כמו כן, אפשר קודם להציג את הרשומה (על ידי לחיצה על צלמית “הצג רשומה” או “ערוך רשומה”), ואז לחולל מסמך מהרשומה על ידי לחיצה על הלחצן המתאים בראש המסך.
כדי להפעיל את מחולל הטפסים עם רשומה חדשה, יש צורך ליצור אותה על ידי לחיצה על לחצן “רשומה חדשה” במסך הראשי, להזין את הנתונים המתאימים, ואז לחולל מסמך מהרשומה על ידי לחיצה על הלחצן המתאים בראש המסך (צור מסמך WORD, או צור מסמך PDF).
כמובן. יש שתי אפשרויות לכך: