חוקים של “שומרי מקום” לשדות ולחתימות במסמכי Word
יש להקפיד על חוקים אלה כשמוסיפים “שומרי מקום” באופן ידני (עבור שדות ועבור חתימות), ללא התוסף ל Word שומרי מקום לשדות הטופס לכל שדה בטופס הדיגיטלי המקושר אל מסמך התבנית ב Word (למעט שדות מיוחדים כמו שדות נוסחה), יש לשבץ…
קרא עודרישום למערכת
על מנת להתחבר למערכת, יש לנווט לכתובת “דף התוכניות”, ממנו לבחור את התוכנית המתאימה (חינם, עסק זעיר, עסק בינוני, או עסק גדול), וללחוץ על לחצן הרישום בתחתית התוכנית שבחרתם בדף הרישום, חשוב להזין את המזהה הרשמי של העסק שאתם רוצים…
קרא עודסוגי הטפסים שניתן ליצור במערכת – לפי השימוש בהם
המערכת מאפשרת ליצור טפסים דיגיטליים ל-4 מטרות שונות. להלן הדומה והשונה בתהליכי יצירת הטפסים לשימושים השונים סוג טופס לתהליך החתמה אלקטרונית סוג טופס זה ישמש להפעלת תהליך/סבב חתימות על ידי מילוי המידע הדרוש והגדרת “נמען/נים” לשליחה. DocsRobot ימזג מידע זה…
קרא עודהקמת סוג טופס לאינטגרציה בלבד, ללא תצוגה
מהי “אינטגרציה”, ובאיזה סוג טופס מדובר? מערכת DocsRobot מאפשרת שילוב עם מערכות אחרות של הארגון, באופן שמאפשר לתת להן יכולות שמשלימות אותן או חסרות בהן, ביניהן: היכולת ליצור מסמכי Word ו PDF ממידע המנוהל אצלן (למשל – הפקת “מכתב התראה…
קרא עודהרשומות (פריטי המידע)
רשומה היא "פריט מידע" מסוג מסויים הנקבע לפי סוג-הטופס שלה. רשומה יכולה (אבל לא חייבת) להוות בסיס למסמך Word, מסמך PDF, או/ו תהליך חתימה אלקטרונית למה צריך רשומות? כדי לאפשר לכם לחולל מסמך (וכשצריך – גם להחתים אותו), המערכת צריכה…
קרא עודטפסים אלקטרוניים
מהם הטפסים? עבור כל מי שמשתמש במערכת, הטפסים הם המקום אליו מזינים נתונים של רשומה חדשה, המקום בו עורכים נתונים של רשומה קיימת, או המקום בו צופים בנתוני רשומה (ללא עריכה) לכל “סוג רשומה” יהיה טופס משלה, שאותו אפשר…
קרא עודמסמכי תבנית
מהם מסמכי התבנית? מסמכי התבנית הם: מסמכי Word המשמשים כבסיס לפעולת יצירת המסמך על ידי מחולל המסמכים במערכת, עם או ללא החתמה אלקטרונית: מסמכי Word רגילים לחלוטין, בהם החליפו חלקים של “טקסט משתנה” ב-“שומרי מקום” טקסטואליים פשוטים, כך שניתן יהיה…
קרא עודאודות המערכת – הסבר קצר על המערכת ויתרונות השימוש העיקריים שלה
כשאתה זה שעושה כמעט הכל בעסק שלך, העומס עליך פוגע בתוצאות אתה עושה הכל – מוכר, רוכש, משווק, מתחזק, מגייס, מתקן, מנהל אחרים, מבשל... הכל! 10% מזה מביא לעסק כסף, השאר – רק כאב ראש. רק תחשוב, מה יכול לקרות…
קרא עודסרגל סוגי הטפסים שבמסך הראשי
הסרגל מופיע אוטומטית במסך הראשי של המערכת [עוד אודות המסך הראשי – ראה כאן] הסרגל יכול להופיע כשהוא “מורחב” [Expanded] או “מצומצם” [“Collapsed”]. תוכל לעבור בין המצבים באמצעות המתג שבפינה השמאלית העליונה שלו. הפעולות המתוארות בהמשך מאמר זה נכונות למצב…
קרא עודמסך עדכון פרופיל
מסך זה נפתח במצב “צפייה”, אך ניתן לעבור בו למצב עריכה על ידי לחיצה על לחצן “שינוי”. במצב עריכה, כל עוד לא ביצעת שינויים, תוכל לצאת מהמסך על ידי לחיצה על צלמית הדלת [הלחצנים “שמירת שינויים” ו”ביטול שינויים” לא יהיו…
קרא עודמסך הגדרות
מסך זה נפתח במצב “צפייה”, אך ניתן לעבור בו למצב עריכה על ידי לחיצה על לחצן “שינוי”. במצב עריכה, כל עוד לא ביצעת שינויים, תוכל לצאת מהמסך על ידי לחיצה על צלמית הדלת [הלחצנים “שמירת שינויים” ו”ביטול שינויים” לא יהיו…
קרא עודהתפריט הראשי למנהלי המערכת
מנהלי המערכת רואים תפריט ראשי ממנו אפשר לבצע את הפעולות הבאות: לעדכן את נתוני הארגון הרשום והעדפות שונות שלו ממסך “ארגון” [ראה כאן] לצפות בנתוני הרישוי של הארגון, לחדש מנוי ולבצע פעולות נוספות מאותו סוג ממסך “החשבון שלי” [ראה כאן]…
קרא עודמסך הארגון שלי
מסך זה נפתח במצב “צפייה”, אך ניתן לעבור בו למצב עריכה על ידי לחיצה על לחצן “עריכה”. במצב עריכה, כל עוד לא ביצעת שינויים, תוכל לצאת מהמסך על ידי לחיצה על צלמית הדלת [הלחצנים “שמירת שינויים” ו”ביטול שינויים” לא יהיו…
קרא עודמסך “החשבון שלי”
מסך זה מוצג תמיד במצב “צפייה”, ומציג את כל הנתונים של ה”רישוי” של הארגון [ה”מנוי” שלו] – תאריך תוקף, עלות חודשית מופרדת לרכיבים השונים, וכו’. מסך זה עדיין בבנייה, וישתנה מהותית בגרסה הראשית הקרובה. להלן הסבר לפרמטרים השונים המוצגים במסך…
קרא עודמסך עריכת פרטי משתמש
מסך זה נפתח במצב “עריכה”. במצב זה, כל עוד לא ביצעת שינויים, תוכל לצאת מהמסך על ידי לחיצה על צלמית הדלת [הלחצנים “שמירת שינויים” ו”ביטול שינויים” לא יהיו פעילים]. אם ביצעת שינויים במצב עריכה, לחיצה על “שמירת שינויים” תשמור אותם…
קרא עודמסך רשימת המשתמשים
מסך זה נטען עם אוסף של “כרטיסים” למשתמשים של הארגון. המסך מאפשר לחפש משתמש מסוים, לערוך משתמשים, למחוק אותם, ולהוסיף חדשים [והכל במגבלות הרשיון על פי הפרמטר ” מקסימום רשיונות שימוש” המוצג במסך “ארגון” [ראה כאן]. במידה וקיימים יותר מ-10…
קרא עודשליחת מסמך להחתמה אלקטרונית
להלן הסבר לפרמטרים השונים שניתן לעדכן עבור כל מסמך והחתימות האלקטרוניות שלו שלח מסמכים חתומים לכתובת אימייל בכל פעם שייחתם מסמך שנשלח לחתימה, המסמך החתום יישלח כצרופה לכתובת זו. במידה והרישוי של הארגון מאפשר גם שמירת רשומות, ניתן יהיה להוריד…
קרא עודמסך רשימת הטפסים
ה”טפסים” הם הלב של המערכת – באמצעות כל אחד מהם ניתן ליצור “רשומות” מאותו “סוג” [בעלות מבנה זהה ונתונים שונים], וברגע שמחברים לטופס גם “מסמך תבנית” [או “אוסף” של מסמכים כאלה] – המערכת מאפשרת לחולל מסמכים Word ו PDF מהנתונים…
קרא עודמסך בנאי הטופס
תזכורת - מה הם טפסים? ה”טפסים” הם הלב של המערכת – באמצעות כל אחד מהם ניתן ליצור “רשומות” מאותו “סוג” [בעלות מבנה זהה ונתונים שונים], וברגע שמחברים לטופס גם “מסמך תבנית” [או “אוסף” של מסמכים כאלה] – המערכת מאפשרת לחולל…
קרא עודמסך רשימת אוספי המסמכים
אוספי מסמכים - תזכורת אוספי מסמכים מאפשרים למשתמשי המערכת לחולל מסמכי Word/PDF מרשומות מידע בלחיצת כפתור אחת, ובמידת הצורך, גם לשלוח מסמכים אלה להחתמה אלקטרונית. יכולת זו מבוססת על כך שכל רשומה נבנית מטופס דיגיטלי מסויים, אליו קשור “מסמך תבנית”…
קרא עודמסך עריכת/הצגת הרשומה
מהן רשומות? תזכורת הרשומות הן המקום בו שומרת המערכת את המידע שאתם מנהלים, בין אם אתם מחוללים ממנו מסמך או/ו מחתימים אותו, ובין אם לאו. לכל רשומה יש סוג-טופס ממנו היא נוצרת, וסוג טופס זה, קובע את מבנה הרשומה –…
קרא עודטבלת הרשומות שבמסך הראשי
מה מוצג בטבלה? ובכן, זה תלוי… המערכת מאפשרת למנהלי-המערכת לקבוע שלסוגי טופס מסויימים, או/ו לקטגוריות מסויימות, יש משהו שנקרא "תצוגות-מידע" (ראה כאן הסבר לנושא) - קביעה של העמודות שמופיעות בטבלה טבלת הרשומות מציגה אחד משלושה "מבנים" – או טבלה "כללית"…
קרא עודהמסך הראשי
המסך הראשי נועד לאפשר יצירה של רשומות, הפקה של מסמכים מרשומות אלה, שליחת מסמכים להחתמה אלקטרונית, איתור רשומות באמצעות מסנן, יצירת דוחות, ניווט לפעולות ניהול מערכת, ועוד - והכל לפי הרישוי של הארגון והרשאות האדמיניסטרציה של המשתמש המחובר. מאמר זה…
קרא עודפעולות יצירת קבצים והחתמה
אודות הפעולות פעולות אלה נגישות מהצלמיות שמצד שמאל בכל שורה בטבלת הרשומות שבמסך הראשי, וכן מלחצנים המופיעם במסך העריכה/צפייה ברשומות, אך הן יכולות להיות חסומות – ראה משמאל להסבר נוסף… הפעולות הן: יצירת קובץ Word יצירת קובץ PDF שליחת מסמך…
קרא עודשליחת מסמך להחתמה אלקטרונית
אודות התהליך תהליך הבקשה להחתמה אלקטרונית מופעל בלחיצה על כפתור/צלמית מתאימה מאחד משני מקומות – מטבלת הרשומות שבמסך הראשי, או ממסך עריכה/צפייה ברשומה. כשהתהליך מתחיל – מוצגת תיבת דיאלוג לשליטת נתוני הנמען, ותיבה זו ממשיכה ללוות את התהליך גם בהמשך…
קרא עודאימות כתובת דואר אלקטרוני
תהליך אימות הדואר האלקטרוני נדרש על מנת ליצור ארגון או להצטרף לארגון. בתהליך זה, נשלחת הודעת אל כתובת דוא”ל של מי שנדרש לבצע את האימות. נוסח ההודעה: [שם הנמען] יקר, אנא לחץ על הקישור המוצג מטה כדי לאשר שזו כתובת…
קרא עודאיפוס סיסמא
איך מתחילים תהליך איפוס סיסמא? תהליך איפוס הסיסמא יכול להתחיל ממספר מקומות: המשתמש עצמו מפעיל תהליך זה מחלון ההזדהות של המערכת [Login], כשהוא לא מחובר אליה המשתמש עצמו מפעיל תהליך זה ממסך הגדרות, כשהוא מחובר אל המערכת מנהל מערכת מבקש…
קרא עודהזמנת משתמש להצטרפות לארגון
תהליך זה משמש להזמנה של אדם לארגון. ניתן להתחיל את התהליך מתוך מסך רשימת “משתמשים” – על ידי הוספת משתמש למערכת. עם ביצוע ההזמנה כנ”ל, תישלח הודעה לדואר האלקטרוני של הגורם המוזמן, עם הנוסח הבא: [שם] היקר/ה, מנהל המערכת הזמין…
קרא עודתיבת דיאלוג – בחירת סוג-טופס לרשומה חדשה
לון דיאלוג זה יוצג כאשר מנסים ליצור רשומה חדשה בזמן שבסרגל סוגי הטפסים מסומנת האפשרות “כל סוג טופס”. חלון דיאלוג זה מבקש לבחור סוג-טופס ממנו תיווצר הרשומה החדשה. טיפ: אם תסמן בסרגל סוגי הטפסים סוג טופס מסויים, ואז תלחץ על…
קרא עודתיבת דיאלוג עריכה/הוספה של מסמך
חלון דיאלוג זה יוצג כאשר מבקשים להוסיף “מסמך תבנית” לאוסף מסמכים קיים. פעולה זו שימושית רק במקרה שרוצים לחולל מספר מסמכים בו זמנית מרשומה בודדת; אחרת, אין צורך בהוספת קובץ, כיוון שפעולת יצירת אוסף-המסמכים כבר דרשה הוספת קובץ ראשון… “מסמך…
קרא עודתיבת דיאלוג ניהול הרשאות בסיסי לטופס
חלון דיאלוג זה מאפשר קביעת הרשאות לרשומות הנוצרות מהטופס: כל משתמשי המערכת – הרשומות הנוצרות מטופס זה יהיו גלויות לכל משתמשי המערכת רק הבעלים – רק מי שיצר את הרשומה יכול לראות אותה מי שיצר את הרשומה, והמשתמשים הבאים –…
קרא עודתיבת דיאלוג בחירת אוסף-מסמכים לטופס
תיבת דיאלוג זו מאפשרת בחירת אוסף מסמכים לקישור לטופס. במרבית המקרים – אוסף כזה יכיל רק מסמך תבנית אחד, אך לעיתים הוא יכול להכיל מספר מסמכי תבנית שונים (זו הסיבה שהוא נקרא "אוסף מסמכים") החיבור בין אוסף המסמכים לטופס –…
קרא עודתיבת דיאלוג – בחירת רקע לטופס
חלון דיאלוג זה מאפשר בחירת רקע לטופס. רקע יכול להיות מורכב משילוב צבעים בלבד, או משילוב צבעים ביחד עם תמונת רקע. הרקע שייבחר ישפיע על הטופס עצמו במבט העיצוב שלו, אר מטרתו העיקרית היא לשמש את מסך העריכה/צפייה ברשומה, לרשומות…
קרא עודחלון דיאלוג – רשימת ערכים של פקד מסוג רשימה
אודות חלון הדיאלוג חלון דיאלוג זה מאפשר עריכה של “רשימת ערכים” עבור פקדים מסוג רשימה [רשימה נפתחת, רשימת בחירה מרובה, רשימת בחירה בודדת] אם הרשימה נפתחה ריקה, לחץ בתוך תיבת הטקסט <<פריט חדש>>, והקלד את הערך שאתה רוצה להוסיף. ברגע…
קרא עודתיבת דיאלוג עריכת טבלת-מידע בטופס
עורך הטבלה עורך הטבלה הוא כמו “מיני טופס” – אפשר להניח עליו פקדים כמו על טופס רגיל, להזיז אותם ולשנות את גודלם, אך כל זה תחת מגבלה אחת, שכל פקד כזה צריך להיות עמודה בטבלה. ה”מיני טופס” הזה בעצם עוזר…
קרא עודחתימה על ידי נמען
מאמר זה מתאר את תהליך החתימה על מסמך, אותו עובר נמען אליו נשלחה בקשת החתימה. אם ברצונך ללמוד על הדרכים להתנעת תהליך החתימה – עיין במאמר זה. לשאלות/תשובות כלליות בנושא החתימות האלקטרוניות – נווט לדף זה שלב ראשון - קבלת…
קרא עודתיבת דיאלוג – הוספה או עריכה של תפקיד
חלון דיאלוג זה יוצג כאשר מבקשים להוסיף (או לערוך) “תפקיד” במערכת. “תפקידים" מאפשרים לקבוע מי בארגון רשאי לבצע מגוון של פעולות עם המידע האגור במערכת – אילו קטגוריות וסוגי טפסים מוצגים להם, האם הם רשאים להוסיף או למחוק רשומות מסוגי-טופס…
קרא עודתיבת דיאלוג – הוספה או עריכה של רקע
חלון דיאלוג זה יוצג כאשר מבקשים להוסיף (או לערוך) “רקע” במערכת. כל “רקע” הוא שילוב של סט צבעים לפקדי הקלט עם תמונת רקע או צבע רקע עבור הדף עצמו. תוכל לשייך רקע לכל סוג טופס שתבנה דרך מסך עורך הטופס,…
קרא עודמסך רשימת הרקעים
“רקע” מוגדר כשילוב של סט צבעים (עבור פקדי הקלט), עם תמונת רקע או צבע רקע עבור הדף עצמו. משתמשים ברקעים כדי לקבוע שני דברים: איך יופיעו מסכי העריכה/קריאה של הרשומות מהסוגים השונים, ואיך יופיעו מסכי העריכה של נתוני טבלאות המערכת:…
קרא עודמסך רשימת חבילות הצבעים
“חבילות צבעים” משמשות בסיס ל”רקעים” המנוהלים במערכת. בחבילות הצבעים נגדיר סט צבעים עבור פקדי הקלט שיופיעו במסכי העריכה/קריאה של הרשומות מהסוגים השונים, ובמסכי העריכה של נתוני טבלאות המערכת כדי לחבר בין חבילות הצבעים המופיעות כאן ל”רקעים”, יש לערוך את הרקעים…
קרא עודתיבת דיאלוג – הוספה או עריכה של חבילת צבעים
חלון דיאלוג זה יוצג כאשר מבקשים להוסיף (או לערוך) “רקע” במערכת. כל “רקע” הוא שילוב של סט צבעים לפקדי הקלט עם תמונת רקע או צבע רקע עבור הדף עצמו. תוכל לשייך רקע לכל סוג טופס שתבנה דרך מסך עורך הטופס,…
קרא עודמסך רשימת התפקידים
מסך זה מציג את רשימת התפקידים במערכת, כך שניתן: להוסיף תפקיד, לערוך תפקיד, או למחוק תפקיד. פעולות ההוספה או העריכה של תפקיד מובילות למסך “עורך התפקיד” [ראה כאן]. פעולת המחיקה היא מסוכנת ולכן מומלץ לא לבצעה ללא וידוא מוחלט שהיא…
קרא עוד