Home ניהול דיווחים: קליטה בטפסים עם התאמה לנייד, מחולל מסמכים, החתמה אלקטרונית

התקשר עכשיו: 1-700-700-766 , [email protected]

בנה לעצמך מערכת לניהול דיווחים, בענן, באמצעות טפסים דיגיטליים - פתרון יעיל ומיידי

המערכת תאפשר לך לקלוט דיווחים תכופים של עובדים, קבלנים, ספקים, או לקוחות, בתוך הארגון או מחוצה לו, ממחשבים שולחניים או מהטלפונים הניידים בחוץ. סביב הדיווחים תוכל לממש מגוון פעולות - לחולל מסמכים, לשלוח אותם לחתימה אלקטרונית, לחבר להם תזכורות, לנהל אותם תהליכית (באמצעות "תחנות"), להפיק מהם דוחות, וכו'

בנה-זאת-בעצמך, בענן, בקלות ובמהירות

בלב היכולות המהפכניות של DocsRobot נמצא "בנאי-הטפסים", איתו תוכל לבנות בקלות ובמהירות טפסי דיווח מסוגים שונים - משמרות, אירועי בטיחות, תלונות לקוח, וכו'. הבנייה מתבצעת באמצעות גרירת שדות מסוגים שונים לטופס, סידור שלהם במקום המתאים ובגודל הנכון, חלוקתם לפרקים או ריכוזם בטבלאות, קביעת מנגנונים למניעת טעויות, כמו תאריכונים, שדות-רשימה או שדות-חובה, עיצוב באמצעות skins, הכנת תצוגה-מותאמת-לנייד, וכו'

דיווחים ללא טעויות, מהמחשב או מהנייד, בתוך הארגון או מחוצה לו

משתמשים בתוך או מחוץ לארגון רואים את המערכת בפשטות כ"עץ קטגוריות" כשבכל ענף שלו - סוג הטפסים המתאימים לקטגוריה. בלחיצת כפתור הם פותחים טופס להזנת "רשומה" חדשה מהסוג המתאים, בין אם על המחשב שלהם או מהטלפון הנייד (עם התאמה מלאה). הטופס מאורגן בפרקים ואם צריך גם בטבלאות, מונע טעויות במגוון אמצעים (קליטת תאריך בתאריכון, בחירת ערך מרשימה סגורה של ערכים, שדות חובה, וכו). ניתן גם לצרף קבצים ותמונות.

יכולות מתקדמות נוספות לנוחותך (אבל בלי לסבך!)

לדיווחים מסויימים תוכל לקבוע תזכורות - אימייל התראות יומי ישלח אליך עם ריכוז כל התזכורות הפתוחות (אפשר לדווח ביצוע כדי לסגור אותן); תוכל ליצור מכל דיווח מסמך Word/PDF באמצעות מחולל מסמכים משוכלל, את המסמכים שיצרת תוכל לשלוח לחתימה דיגיטלית, תוכל לממש ניהול תהליכי של של הדיווחים באמצעות "תחנות" שאת הסדר אתה קובע, תוכל להפיק דוחות Excel מבוססי תבניות, וכו'...

למה DocsRobot ? – פתרון מיידי, בענן – הרשם והתחל לעבוד; מערכת מודולרית – בחר את כמות הרשיונות, מספר המסמכים שתרצה לחולל או/ו להחתים בכל חודש (לא חובה), ואת המודולים שאתה רוצה לכלול (דוחות Excel, ניהול תהליכי) ושלם בהתאם לצרכי העסק שלך; פיתוח מתמיד ושיפורים – התוכנה ממשיכה להתפתח בכיוונים שלקוחותיה מפנים אליהם, לפי צרכיהם ורצונותיהם. גרסאות ומודולים חדשים מוצעים כל הזמן, מוסיפים תכונות חדשות, משפרים תכונות קיימות ומסייעים להגביר את השימושיות, לחסוך בזמן, ולהקל עוד את המטלות של ניהול הדיווחים

DocsRobot

רובוט למידע, מסמכים, וחתימות

הרשם עכשיו לחודש חינם

הרשם ללא התחייבות!

תוכל להתנסות בכל היכולות של המערכת, ללא התחייבות!
בכל מסך ובכל חלון-דיאלוג, חפש את לחצן ה”עזרה”, וזה יציג לך דף רלוונטי ממערכת-העזרה המקוונת, כך שתוכל לבנות כל מה שתרצה לבד…:

צור קשר לפרטים נוספים

    מהי מערכת הענן לניהול חוזים של DocsRobot?

    מערכת משוכללת לניהול מידע

    צרו רשומות מכל סוג (חוזים, מכרזים, נהלים וכו'), אתרו אותן בקלות באמצעות שאילתות, הפיקו מהם דוחות Excel, צרו תזכורות ל"אירועים חוזיים" (אופציה להארכה, סיום הסכם, תפוגת ביטוח וכו'), וקבלו התראה מרוכזת יומית עבורן, נהלו תהליכי-אישור באמצעות "תחנות" עם מעקב זמנים

    מנהל מערכת: בנה במהירות “טפסים אלקטרוניים” לקלט והצגה של פריטים שונים; חלק לקטגוריות; קבע עמודות לתצוגה; נהל הרשאות גישה…

    המאפשרת לחולל מסמכי Word/PDF

    צריכים ליצור, שוב ושוב, מסמכי-חוזה בעלי מבנה זהה אך תוכן שונה? מלאו פרטיהם בטופס נוח, וצרו אותם בלחיצת כפתור (מיזוג הנתונים עם תבנית המתאימה והעדכנית של מסמך Word). ניתן ליצור מסמכי Word להמשך עריכה (למשל התכתבות עם הצד האחר לביצוע שינויים), או PDF להמשך חתימה מיידי...

    מנהל מערכת: הכן בקלות “תבניות” מסמך ב Word, לכל סוג מסמך שתרצה לנהל, וחבר לטפסים הדיגיטליים המתאימים…

    ...וגם שליחתם לחתימה אלקטרונית

    בלחיצת כפתור, שלח כל "רשומה" שיצרת כמסמך (ממוזג) להחתמה אלקטרונית, לביצוע מהנייד או ממחשב שולחני, לגורם יחיד או לרבים, עם או בלי מסמכים נלווים לאימות זהות.

    מנהל מערכת: קבע פעם אחת לכל תבנית מסמך ב Word את מקום החתימה/ות, בקלות (“חתום כאן {|___|}), וקבע אופציונלית גם דרישה לאימות זהות המערכת תנתח את המסמך ותזהה את מספר הגורמים החותמים…

    במה DocsRobot יכול לשמש אותך?​

    ל-ניהול המידע/ידע

    סוגי חוזים לדוגמא הכלולים במערכת: שירותים מקצועיים, שירות ותחזוקה, הסכמי סודיות, השכרה/שכירות, הלוואות לעובדים, הסכמי העסקה…
    דוגמאות נוספות מלקוחות קיימים (פריטים שאינם חוזים, ולא צריכים ליצור מהם מסמכים): דוח משמרת, כרטיס לקוח עם הסטוריה, שיחה-שנתית עם עובד, מאפייני התקנה אצל לקוח, כרטיס פעילות עם יועץ חיצוני,… ובכללי:
    • ניהול מידע עסקי מגוון: חוזים, ביקורות, הצעות מחיר, רכבי חברה וכו’
    • שיתוף ומעקב אחר ידע ארגוני: נהלים, סיפורי לקוח, מבחנים,…
    • ניהול כל נושא בעל חשיבות המחייב מעקב ביצוע באמצעות התראות ודיווח ביצוע.
    • ניהול מידע שמקורו בגורמים חיצוניים – סקרים, קריאות שירות….

    ...בתור מחולל מסמכים

    דוגמאות אמיתיות מלקוחות קיימים:(פריטים שהופכים למסמכים, אך לא צריכים חתימה): הסכם עם יועץ, דוח ארוע חריג, תעודת סיום קורס, סיכום פרטי מועמד ללא פרטים אישיים (חברת השמה), טופס קליטת עובד,…

    ובכללי:

    • אפשר לעובדיך ליצור בקלות חוזים, דוחות, מכתבי התראה, סיכומי דיון ועוד מסמכים שחוזרים על עצמם, לא משנה כמה מורכבים, ללא שימוש ב Word כלל, תוך הזנה פשוטה בטפסים דיגיטליים, במהירות וללא טעויות.
    • אפשר קליטת נתונים ברשומה אחת אחידה, בטופס אחד, ויצירה של כל המסמכים הרלוונטיים יחד, בפעולה אחת. למשל – עובד חדש ימלא את פרטיו, ואז תייצר מהם גם חוזה עבודה, גם טופסי הצטרפות לקופת גמל/קרן-השתלמות/פנסיה, וגם טופס הצטרפות להסתדרות…

    ...ובתור מע. לחתימה אלקטרונית

    דוגמאות אמיתיות מלקוחות קיימים: (פריטים ששולחים לחתימה): הסכם תלמיד בקורס, הסכם השכרת דירה (שני חותמים – משכיר ושוכר), אישור קבלת ציוד, טופס הצטרפות עובד להסתדרות,,…

    ובכללי:

    • שלח כל “פעולה עסקית” להחתמה גרפית ע”י גורמים פנימיים וחיצוניים,  באופן מיידי וללא העברה של נייר ממקום למקום, ותוך הפעלת נהלי זיהוי מתקדמים לחותמים.
    • נהל “סבבי אישורים” עם גורמים מרובים, כולל סדר ביניהם…

    למה DocsRobot הוא פתרון ייחודי בתחומים אלה?

    ב-ניהול המידע/ידע

    מחולל טפסים משוכלל ואינטואיטיבי – מאפשר למנהל המערכת לבנות בעצמו, בקלות, פעם אחת, טפסים דיגיטליים, ע”י גרירת “שדות” (טקסט, תאריך, וכו’). מאפשר גם יצירת טבלאות, פרקים, שדות חישוביים וכו’. לכל טופס ניתן לקבוע בקלות תצוגה גם למחשב שולחני וגם לנייד.

    למי שצורך את המידע -קל מאוד למצוא אותו – המסך הראשי של כל סוג הפריט מאפשר ניווט עם קטגוריות, מציג טבלה שהגדרתם – עם העמודות החשובות, ומאפשר חיפוש מהיר וכן שאילתות מתקדמות יצירת דוחות Excel עם קישורים לתוך פריטי המערכת, בלחיצת כפתור – יצירת תבניות דוח ב Excel, בקלות.

    מי שמזין את המידע – יכול לעבוד מיד, ללא סיוע: הטפסים מאורגנים וברורים, קל למצוא אותם ישירות מהמסך הראשי, והם מונעים טעויות!

    ...בתור מחולל מסמכים

    למנהל המערכת – עיצוב המסמכים קל: – ב-Word, באופן עצמאי – המסמכים ממותגים לעסק, מעוצבים לפי טעמו, ומכילים תוכן חיוני אך קבוע – כזה שרק פעם אחת כותבים, אבל חייב להופיע בכל המסמכים שהמערכת יוצרת. החיבור בינם לבין הטפסים פשוט מאוד – צריך רק לכתוב שומר מקום עם שם השדה ({{שם_לקוח}} למשל…)

    המערכת שומרת תמיד רק את העותק העדכני של כל תבנית.

    ניתן ליצור מספר מסמכים שונים, בו זמנית, מטופס קלט יחיד. ניתן לחולל מסמכים מתבניות שגופים חיצוניים דורשים, במבנה שלהם. יש “תוסף ל WORD” להכנה מהירה ופשוטה של תבניות-מסמך – עם חיבור למערכת מתוך Word. את המסמכים תוכל לשתף עם כל גורם, גם כזה שאין לו גישה למערכת

    ב-חתימה אלקטרונית

    המערכת מזהה אוטומטית את מיקומי החתימות שהוספת למסמך ה Word – אתה לא צריך לעשות שום דבר.

    הנמענים יכולים לחתום גם ממחשב שולחני (עם עכבר) וגם מהנייד (עם אצבע), תוך שהם רואים את המסמך עליו חותמים.

    גורמים שמתבקשים לחתום פעם אחר פעם, יכולים “לשמור” את החתימה. בפעם הבאה המערכת תזהה אותם ותאפשר שליפת החתימה הקודמת.

    תוכל לקבוע סוגים שונים ומרובים של מסמכי אימות זהות, ולבחור בכל בקשת חתימה אילו מהם מתבקש החותם לצרף.

    החתימה מתבצעת דרך תשתית של חברת קומסיין הישראלית – המוביל בתחום החתימות בישראל.

    מטרות שתשיג​

    ב-ניהול המידע/ידע

    חסכון בזמן​

    הזנת הפריטים-מהירה, והצגתם-אחידה וברורה לקורא ממבט ראשון; כל המידע אגור במקום מרכזי – לא צריך לחפשו, וקל לשתף אותו.

    במקום לכתוב בעצמנו, ניתן לבקש מגורם חיצוני שימלא טופס שבנינו, וישלח אלינו

    מניעת טעויות​

    הטפסים הדיגיטליים מונעים הזנות שגויות, ומציגים מידע שיכול להיות מורכב, במבנה קבוע ותמציתי – מאפשר לנו להיות יעילים

    עוד...​

    אפשר לסמוך על ההתראות שיופיעו בזמן שצריך, ושיעקבו אחרינו עד שנשלים ונדווח– לא נוכל לשכוח לבצע פעולות חשובות…

    הגע מסודר ויעיל לישיבות עם דוחות ה Excel והקישורים שבהם. השתמש בהם גם להצגה תמציתית של מידע מורכב, לביצוע חישובים, להשוואות,….

    ...בתור מחולל מסמכים

    חסכון בזמן​

    הפקת מסמכים חדשים במהירות: אין צורך לחפש את התבנית העדכנית (במערכת – היא תמיד האחרונה שיש לנו), ואין צורך ליצור העתק של מסמך אחר ולסרוק אותו להחלפת תוכן, – יש רק למלא נתונים בטופס ולחולל את המסמך בלחיצת כפתור

    מניעת טעויות והשמטות​

    בלי DocsRobot, עריכת מסמכים מתבצעת עם Word – המון מידע קבוע מפריע לראות את העיקר, קשה למצוא את כל המקומות בהם נדרש לשנות/להזין נתונים עדכניים, ואין רשימות-סגורות ותאריכונים למניעת טעויות

    ניצול נכון של כ"א​

    תן לעובדים חסרי מיומנות ליצור טפסים מורכבים שחוזרים על עצמם ללא מאמץ ובלא שיוכלו לגרום לטעויות – השאר את מה שחשוב ומעניין לעובדים הוותיקים היקרים לך

    ב-חתימה אלקטרונית

    הקטנת סיכונים​

    יצירת מחויבות של גורמים פנימיים וחיצוניים לפעולה עסקית באמצעות קבלת חתימתם על מסמכים, כולל אימות זהות

    חסכון בזמן​

    ניתן לבקש חתימה מיידית, תוך כדי שיחת הטלפון.

    אין צורך להדפיס ניירות, לתאם פגישה לחתימה, לשלוח ולהמתין לקבלה בדואר, להפעיל שליחים, וכו’.