יצירת עותקים מרובים של אותו מסמך דורשים מעובד בארגון: (1) למצוא מסמך דומה כזה מן העבר, (2) ליצור ממנו עותק, (3) “לנקות” מן העותק את המידע “הישן” ולהחליפו במידע “עדכני”.

בדוגמת “חוזה השכירות” שצריך ליצור שוב ושוב, למשל – יש להחליף את כל הנתונים הקשורים לשוכר, לעסקת השכירות עצמה, ולנכס…

מחולל המסמכים “חוסך” את הצורך בתהליך הנ”ל – היות שיצירת מסמך מתבצעת מתוך “טופס דיגיטלי”, בלי לחפש מסמך קודם (מסמך התבנית שמחובר לטופס הדיגיטלי ישמש ליצירת המסמך החדש), ובלי להחליף ערכים במסמך ה WORD עצמו.

כל השלבים ב”תהליך” של יצירת עותק של המסמך לוקחים זמן – איתור מסמך “מקור” מתאים להעתקה (איפה מתחילים לחפש? האם מה שמצאתי זה באמת העותק העדכני ביותר?), חיפוש הנתונים שנדרש להחליף בתוך המסמך והחלפתם בערכים חדשים (הנתונים שצריך להחליף אינם “מודגשים” ואינם מוגבלים לחלק מסוים במסמך), וכו’.
במקום כל הנ”ל – אפשר ליצור “רשומה” חדשה מהסוג המתאים, למלא את הנתונים שלה באופן מסודר ומאורגן, וליצור את המסמך בלחיצת כפתור בסיום מילוי הנתונים. מילוי הנתונים בטופס מהיר בהרבה – גם כי לא צריך לחפש אותם בתוך הטקסט, וגם לא צריך להתאמץ ולזכור איך למלא אותם נכון – למשל, ערך שמוגבל לרשימה של ערכים אכן מוגבל בטופס לרשימה זו ולא מאפשר לבחור ערכים לא תקינים…; כמו כן – ערכים שהם “חובה” לא יאפשרו יצירת המסמך בלעדיהם, ומהטופס יהיה ברור מתי סיימת למלא את כל מה שצריך – בלי שתחפש שוב ושוב במסמך…
מחולל המסמכים מאפשר גם ליצור מספר מסמכים בפעולה אחת מטופס אחד – למשל כאשר חלק מהנתונים משותפים לכל המסמכים החדשים – ואז לא צריך להזין אותם שוב…

ב”תהליך” של יצירת עותק חדש של מסמך קיים, יש הרבה מקומות לטעות: האם המסמך שבחרתי כמקור להעתקה הוא באמת העותק העדכני ביותר? האם הצלחתי למצוא ולהחליף את כל הערכים הקודמים בחדשים (לא שכחתי משהו?) האם הערכים שבחרתי להזנה במסמך החדש הם תקינים (איך קוראים למחלקה האחראית? הנהח”ש? הנהלת חשבונות? חשבות? פיננסים?…)
במקום כל הנ”ל – DocsRobot מונע את כל הטעויות האפשריות – מסמך-התבנית המהווה בסיס למסמך החדש הוא תמיד העדכני ביותר, את הערכים החדשים מזינים בשדות של טופס ולא בתוך מסמך ה WORD עצמו (עם בדיקת תקינות, בחירה מרשימה, שדות חובה וכו’), קל לדעת מתי סיימנו להזין את כל מה שצריך, ואחרון חביב – יצירת המסמך נעשית ללא הפעלה של WORD בכלל – פעולה שיכולה תמיד לגרום לשגיאות בזמן הזנת נתונים למסמכים מורכבים (מחיקה בטעות של חלק מהמסמך למשל, או פגיעה בעיצוב הסופי שלו)

זו בדיוק אחת המטרות של מחולל המסמכים – לפנות את העובדים המנוסים לביצוע מטלות שרק הם יכולים לבצע, על ידי הפיכת המטלה של חילול המסמכים, שרק הם יכלו לבצע קודם, למשהו שכל עובד חסר-נסיון יכול לעשות בקלות.
מנסיון של שנים בתחום – לבקש מעובד חסר נסיון להכין מסמך מורכב ב WORD – זה לקחת סיכון. WORD מפחיד עובדים לא מנוסים, ולא בכדי – מדובר בתוכנה מורכבת למדי. כל לחיצה על ENTER במקום לא נכון יכולה לבצע מחיקה בטעות, לשבש עיצוב, ובאופן כללי – להפוך מסמך נהדר למשהו שנראה רע.
עם DocsRobot – הכנת המסמך, לא משנה כמה מורכב, מתבצעת מטופס דיגיטלי פשוט ומאורגן, ולא מ WORD עצמו. אין שום אפשרות שמי שמזין נתונים בטופס ימחק טקסט מהמסמך – כי המסמך בכלל לא פתוח.

מחולל המסמכים הוא כלי המאפשר ליצור בקלות ובמהירות העתקים מרובים של אותו “סוג” של מסמך, כך שכולם בנויים דומה, אך מכילים תוכן שונה, וכל זה מבלי לפתוח כלל את WORD.

יצירת המסמך מתבצעת מתוך “טופס דיגיטלי” בו מוזנים נתונים הרלוונטיים למסמך, ואז – בלחיצת כפתור, נתונים אלה “ממוזגים” לתוך תבנית-מסמך מתאימה, ליצירת המסמך הסופי.

דוגמא – ארגון שעיסוקו בניהול-נכסים, יכול ליצור שוב ושוב את אותו “חוזה שכירות”, על ידי הזנה, בתוך הטופס הדיגיטלי, של נתוני החוזה, כמו פרטי השוכר, תאריכי השכירות ומחירה, ופרטי הנכס המושכר, ואז ליצור את החוזה הארוך והמסובך בלחיצת כפתור.

מחולל המסמכים מופעל מהמסך הראשי של המערכת – אין צורך “להגיע אליו”. עם זאת – לא ניתן להפעיל את מחולל הטפסים במערכת “חדשה”, בה עדיין לא הוגדרו טפסים או מסמכי תבנית. במערכת כזו, המסך הראשי יהיה ריק, ולא יאפשר יצירה של רשומות חדשות…

כדי להפעיל את מחולל הטפסים עבור רשומה קיימת, יש ללחוץ על הצלמית המתאימה (צור מסמך WORD, או צור מסמך PDF) ליד השורה המתאימה בטבלת הרשומות המוצגת במסך הראשי. כמו כן, אפשר קודם להציג את הרשומה (על ידי לחיצה על צלמית “הצג רשומה” או “ערוך רשומה”), ואז לחולל מסמך מהרשומה על ידי לחיצה על הלחצן המתאים בראש המסך.

כדי להפעיל את מחולל הטפסים עם רשומה חדשה, יש צורך ליצור אותה על ידי לחיצה על לחצן “רשומה חדשה” במסך הראשי, להזין את הנתונים המתאימים, ואז לחולל מסמך מהרשומה על ידי לחיצה על הלחצן המתאים בראש המסך (צור מסמך WORD, או צור מסמך PDF).

מחולל המסמכים פועל על בסיס “סוגי מסמך” – מחליטים מהם סוגי המסמכים שרוצים לחולל, ואז מכינים עבור כל אחד מהם “צמד” של “טופס דיגיטלי” ומסמך-תבנית (או אוסף של מסמכים כאלה). לכל ארגון יש מנהל-מערכת אחד או יותר שיכול להכין את הצמדים האלה – רוב המשתמשים ה”רגילים” לא מתעסקים בהגדרות מעין אלה…

את הטופס-הדיגיטלי מכין מנהל-המערכת בקלות ובמהירות באמצעות מחולל-טפסים מובנה, ואת מסמך-התבנית מכינים באמצעות WORD עצמו, ממסמך דומה בו נעשה שימוש בעבר (על ידי החלפת טקסט-נדרש-בהחלפה, ב”שומרי מקום” פשוטים)

ניתן לנהל סוגי-מסמכים מרובים ושונים במערכת (המספר המדויק תלוי במנוי) – דוגמאות: הסכם-שכירות, מסמך בקשת הלוואה, מסמך דיווח תקלה, וכו’…

כן, כמובן (ובלבד שאתה מוגדר כמנהל מערכת).
דבר ראשון – מזהים מהם הנתונים שצריך “להזין” לכל מסמך כזה, ובונים עבורם טופס דיגיטלי מתאים באמצעות מחולל הטפסים המובנה.
בשלב השני, בוחרים מסמך דומה מן העבר והופכים אותו למסמך-תבנית על ידי איתור כל מקטעי הטקסט שצריך להחליף בערכים חדשים בכל פעם שיוצרים מסמך כזה (לפי השדות שבנינו בטופס הדיגיטלי), והחלפתם ב”שומרי מקום” טקסטואליים, המורכבים מסוגריים מסולסלים כפולים והשם של השדה בטופס הדיגיטלי (למשל – {{שם_העובד}}).
את מסמך התבנית ניתן אמנם להכין בקלות באופן ידנ, אך קיים גם תוסף ל WORD (הורד מקישור זה) המאפשר חיבור לטופס דיגיטלי שהכנת ב DocsRobot מתוך WORD, ובחירה פשוטה של שדות הטופס להוספה כשומרי-מקום, בלי לזכור את שמות השדות ובלי להקליד כלום…

בכל פעם שנרצה לחולל מסמך חדש מאותו סוג – ניצור עבורו “רשומה” על ידי פתיחת הטופס הדיגיטלי המתאים, והזנת הנתונים בתוכו. נתונים אלה “ימוזגו” לתוך מסמך-התבנית המתאים, ליצירת המסמך החדש.
את הרשומה נוכל לשמור בנפרד מהמסמך שנוצר ממנה – ולכן היא נקראית “רשומת מידע”. רשומות אלה מנוהלות באופ עצמאי – ולכן קל למצוא באמצעותן מסמכים שנוצרו מהן למשל – לא צריך להפעיל חיפוש בתוך המסמכים, ואפשר ליצור “שאילתות” המורכבות מערכים של שדות שונים ברשומה…

אפשר לחולל מסמכי WORD ומסמכי PDF. בשני המקרים המסמך המקורי הוא מסמך WORD, והמידע המשולב במסמך מגיע מה”רשומה” הקשורה אליו

כן, כמובן שאפשר.
התהליך זהה.

כן, כמובן שאפשר, אם כי המספר המדויק של המסמכים שניתן לחולל בפעולה אחת תלוי בסוג המנוי.
מחולל המסמכים מאפשר ליצור מספר מסמכים בפעולה אחת מטופס אחד – למשל כאשר חלק מהנתונים משותפים לכל המסמכים החדשים – ואז לא צריך להזין אותם שוב…
את כל המסמכים שיש לחולל בפעולה בודדת מאגדים תחת “אוסף מסמכים”, ואת אוסף המסמכים מחברים לטופס-הדיגיטלי.

כל מנגנוני החתימה הקיימים היום מאפשרים לקבוע חתימות במיקום קבוע על גבי טופס במבנה קבוע. הבעיה היא שבמקרים רבים, ברגע שממזגים תוכן שונה בכל פעם אל תוך מסמך-התבנית, המקום בו אמורים לחתום במסמך הסופי “זז” ביחד עם התוכן, והגדרה של חתימה במיקום קבוע – אינה מספקת!

מנגנון החתימה של DocsRobot עובד באופן שונה: את החתימות מגדירים באמצעות “דרישות חתימה” טקסטואליות (כמו “חתום כאן: ____________”) במקומות מסויימים במסמכי-התבנית (ב WORD), ואז, לא משנה איזה תוכן ממזגים לתוך מסמך-התבנית ליצירת המסמך הסופי לחתימה, המערכת תזהה תמיד להיכן “זזה” החתימה, ותדאג לכך שהחותם יקבל את פאנל החתימה באותו מקום!

כך ניתן ליצור מסמכים מורכבים בלי הגבלה – לצקת לתוכם טקסטים ארוכים, טבלאות מידע וכו’, ועדיין – לאפשר חתימה בהם במקומות המתאימים!

במקום להפגש פיסית עם הגורם החותם, אפשר להחתים אותו “מרחוק”, ללא פגישה פיסית, בלחיצת כפתור. חתימה כזו היא “מיידית” – לא צריך תאם פגישה עבורה.
גם שלב ההגדרות של “תבניות החתימה” ב DocsRobot ניתן לביצוע עצמאי, בלי להמתין ל”שירותים מקצועיים” שיבצעו הגדרות אלה עבור הארגון שלך.

הרבה “עסקאות” דורשות התחייבות של הצד השני, ועלולות להתפוגג אם תערים בפניו קשיים טכניים, כמו להמתין למסמך תנאים שיגיע אליו בשלב מאוחר יותר, על מנת לחתום עליו
המערכת מאפשרת לך למלא פרטים מהותיים תוך כדי שיחת טלפון, ואז לבצע את פעולת יצירת המסמך ושליחתו לחתימה בלחיצת כפתור, תוך כדי שהצד השני עדיין על הקו. הצד השני יקבל מיידית קישור לחתימה, יפתח אותו מהמחשב או מהטלפון, יחתום וישלח, עדיין – כשהוא על הקו. עכשיו, כשתסיים איתו את השיחה, תדע שהוא מחויב לך – “סגרת” עסקה!

לפי חוק חתימה אלקטרונית, התשסי’א-2001, “חתימה אלקטרונית” היא חתימה שהיא מידע אלקטרוני או סימן אלקטרוני, שהוצמד או שנקשר למסר אלקטרוני; “מסר אלקטרוני” מוגדר כ- מידע אשר נוצר, נשלח, נקלט או נשמר באמצעים אלקטרוניים או אופטיים, כשהוא נראה, נקרא, נשמע או מאוחזר באמצעים כאמור;

החוק מגדיר גם:
“חתימה אלקטרונית מאובטחת” – חתימה אלקטרונית שמתקיימים בה כל אלה:
(1) היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה;
(2) היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה;
(3) היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה;
(4) היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה;
“חתימה אלקטרונית מאושרת” – חתימה אלקטרונית מאובטחת אשר גורם מאשר הנפיק תעודה אלקטרונית בדבר אמצעי אימות החתימה המזהה אותה;

המערכת מאפשרת ליישם תהליכי “חתימה אלקטרונית” ל”סוגי מסמכים” מגוונים, בהם “נמענים” מקבלים קישור להצגת מסמך PDF על הטלפון הנייד או המחשב, מדלגים בקלות בין המקומות בהם הם צריכים לחתום, ו”מציירים” את חתימתם באמצעות האצבע או עכבר המחשב. החתימה מתבצעת על גבי תשתית של חברת קומסיין, החברה הוותיקה ביותר בתחום זה בישראל.
מסמכי ה PDF המשתתפים בתהליך הם כאלה שנוצרו באמצעות “מחולל המסמכים” של המערכת – על בסיס שילוב של מסמכי-תבנית ב WORD ומידע שהוזן בטפסים-דיגיטליים, עם כל היתרונות של מחולל זה!
חשוב להדגיש כי הגדרת “המקומות בהם נדרש לחתום” נעשית בצורה שהיא פשוטה באופן מהפכני – על ידי הוספת “דרישות חתימה” טקסטואליות (כמו “חתום כאן: ____________”) במקומות מסויימים במסמכי-התבנית של סוגי-המסמך השונים (ב WORD), וזה הכל!

תהליך חתימה אלקטרונית מופעל מהמסך הראשי של המערכת. עם זאת – לא ניתן להפעיל תהליך כזה במערכת שאין בה מסמכי-תבנית בהם משולבות כבר “דרישות חתימה” טקסטואליות (כמו “חתום כאן: ____________”), או במערכת “חדשה”, שאין בה עדיין טפסים לקליטת מידע למחולל המסמכים…
הפעלת תהליך החתימה אפשרית מצלמית המופיעה ליד כל “רשומה” המוצגת במסך, שהמערכת מזהה שהיא קשורה למסמך-תבנית בו משולבת “דרישת חתימה”. לחיצה עליה מציגה חלון-דיאלוג להזנת כתובות אימייל או מספרי טלפון לשליחת מסמך ה-PDF שנוצר מרשומה זו לכל אחד מהנמענים שעבורם הוגדרו “דרישות החתימה”.

כל אחד מה”חותמים” מקבל הודעה במייל או ב SMS, עם קישור להצגת מסמך PDF על הטלפון הנייד או המחשב. עם הצגת המסך וסיום העיוןם בו, יכול כל אחד מהחותמים “לדלג” בקלות בין המקומות בהם הוא צריכך לחתום, ו”לצייר” את חתימתו באמצעות האצבע או עכבר המחשב. החתימה מתבצעת על גבי תשתית של חברת קומסיין, החברה הוותיקה ביותר בתחום זה בישראל.
במקרה של “סבב חתימות”, החותם השני בסבב יקבל את המסמך עם החתימה של החותם הראשון, החותם השלישי יקבל אותו עם החתימות של 1 ו-2, וכו’.

כל מערכת בארגון יכולה להפעיל תהליך חתימה אלקטרונית ב DocsRobot במספר שיטות. השיטה הגמישה ביותר היא בה מועברים ל DocsRobot – גם כל הנתונים הדרושים למחולל-המסמכים ליצירת המסמך, וגם פרטי הקשר של כל אחד מהחותמים. הנתונים שנשלחים הם כאלה שהוזנו במערכת הארגונית האחרת, לכן ב DocsRobot לא צריך אפילו לעצב טופס-דיגיטלי לקליטתם…
DocsRobot מאפשרת גם שילוב נוסף, בשיטה “מוקשחת”, בה המערכת לא מחוללת כלל את המסמך לחתימה, אלא מקבלת אותו ישירות מן המערכת הארגונית האחרת, כקובץ PDF סגור.במקרה זה, תידרש הגדרה מראש של מיקומי החתימות בצורה מעט שונה.
לשם כך חושפת מערכת DocsRobot ממשק תכנותי עשיר (API/SDK)…

תהליכי “חתימה אלקטרונית” ניתנים להפעלה על כל מסמך PDF שמחולל המסמכים יוצר מ”סוג מסמך” ש”הוגדר לחתימה”. לפיכך, צריך “להגדיר לחתימה” את סוגי-המסמך הרלוונטיים – באחד משני אופנים:
(1) הראשון, מהפכני בקלות שלו, מוגדר על ידי הוספת “דרישות חתימה” טקסטואליות (כמו “חתום כאן: ____________”) במקומות מסויימים במסמכי-התבנית של סוגי-המסמך השונים (ב WORD), וזה הכל. על אף הפשטות שבהגדרה באמצעות “דרישות החתימה” הטקסטואליות, ניתן להרחיב אותן להגדרת מספר חותמים לאותו מסמך, וכן ריבוי חתימות לכל אחד מהחותמים!
(2) השני – על ידי “שרטוט” “קופסאות חתימה” במיקומים קבועים על גבי מסמך PDF המהווה דוגמא למסמכים שהמערכת תייצר עבור החתימות עם מחולל המסמכים.