01

מערכת ניהול מידע מתקדמת אך קלה לשימוש, בגישת עשה-זאת-בעצמך

מה לקוחות שלנו עושים עם המערכת?

  • ממלאים נתוני חוזה בתוך טופס דיגיטלי, תוך כדי שיחה עם לקוח, מבקשים מהלקוח להמתין איתם רגע על הקו, שולחים אליו את ההסכם לעיון וחתימה, וסוגרים את הטלפון (והעסקה), עם מחויבות חוקית של הלקוח לקיים אותה!
  • ממלאים נתוני חוזה קבלן בטופס דיגיטלי, ויוצרים את מסמך הסכם הקבלן, עם כל ה”הואיל והואיל” והנספחים, בלחיצת כפתור ובלי לפתוח מסמך WORD
  • ממלאים, 3 פעמים ביום, דוחות משמרת של מטופלים – הפעילות שנעשתה, דברים לשים אליהם לב עם מטופלים מסויימים, וכו’
  • ממלאים בטופס המופיע על הטלפון הנייד, ליקויים שאותרו בביקורת אצל לקוח (כולל תמונות); אמוחר יותר, במשרד, מפיקים לו דוח עם כל הליקויים שנמצאו
  • ממלאים נתוני מועמד למשרה בטופס דיגיטלי, ואז מחוללים מסמך-מועמד ב PDF, ללא פרטים מזהים (שכן מופיעים בטופס…), ושולחים ללקוח המעוניין בהשמה
  • ממלאים פרטים של התקנת מערכת בטופס, שומרים, ופותחים שוב בכל פעם שצריך לתת ללקוח תמיכה טכנית

DocsRobot היא מע’ ניהול מידע מאובטחת ומהפכנית, הנגישה בענן גם מהמחשב וגם מטלפון נייד, ומבוססת על טפסים דיגיטליים מסוגים שונים, שהמשתמש יכול לבנות בעצמו, ולקטלג אותם לקטגוריות שונות (חוזים, דיווחים, מכרזים, נהלים, תיקי ספק, תיקי לקוח,..). בכל סוג-טופס ניתן לנהל “רשומות מידע”, לחולל מסמכים, לשלוח לחתימה אלקטרונית, להוסיף תזכורות/התראות במייל, לבצע ניהול-תהליכי, ועוד.

המסך הראשי מציג את עץ הקטגוריות ותחת כל קטגוריה – את סוגי הפריטים הרלוונטיים שלה (חוזים -> חוזי שכירות, הסכמי סודיות, הסכמי עבודה,…). בכל פעם שבוחרים סוג-פריט, המערכת מציגה טבלה של כל הרשומות מסוג-פריט זה (עם העמודות החשובות), מאפשרת להציג נתונים של כל רשומה (כולל פרקים ושדות, קבצים מצורפים, הסטוריית שינויי סטטוס, וכו’), לאתר בקלות רשומה באמצעות חיפוש-מהיר או שאילתא, לסמן רשומות וליצור מהם דוח Excel, וכו’

לא מעוניין ליישם בעצמך? אין בעיה – בזכות יכולות הבנייה המהירות, אנחנו נבנה את כל מה שאתה צריך עבורך תוך זמן קצר ובעלות מינימלית. כמו כן, יש לנו “תבניות” רבות שנוכל להציע לך להוסיף למערכת בעת הקמתה!

יכולות הבניה העצמית לא מוגבלות לטפסים הדיגיטליים – ניתן לעצב גם את תבניות המסמכים שהמחולל מייצר (ב Word), את העמודות במסכי המידע, את תבניות דוחות ה Excel, וכו’.

02

עיצוב עצמי: בנאי הטפסים ומסמכי תבנית

ותכנונים להמשך? לא חסרים…: יצירת “שדות נסתרים מחושבים” לשילוב במסמכים ללא הופעה בתצוגה, קביעת שדות ל”מילוי חיצוני” לנמען אליו תישלח בקשה, וכו’…

אחד הדברים העיקריים שעושים את DocsRobot מהפכנית, הוא היכולת לבנות את “הלב של המערכת”, סוגי-הטפסים השונים, באופן עצמאי לחלוטין ובצורה פשוטה, אינטואיטיבית ומהירה: “גרירה” של שדות/פקדי-קלט (תאריכון, טקסט, רשימת ערכים, וכו’), וארגון שלהם על המסך (הזזה, שינוי גודל…), כולל מתן כותרת ושם (השם הוא כל מה שצריך כדי למזג אותם למסמכים – כמפורט מטה), קביעת ערך ברירת מחדל, טווח ערכים מותרים, שדה-חובה, וכו

בכל פעם שיוצרים “סוג טופס” חדש כזה (חוזה שכירות, דוח אירוע, נוהל קליטת עובד…), מתרחש “קסם”, ולסוג-הטופס הזה נבנים באופן אוטומטי רכיבים שונים שעוזרים לנהל “רשומות” מסוגו – עץ הקטגוריות מציג אותו, נבנה עבורו “מסך ראשי” שאת העמודות שלו אפשר לבחור, במסך מופיע “מסנן” שמאפשר ליצור שאילתות מהשדות שבנינו בטופס, מופיעה אפשרות ליצור “תבנית דוח Excel” עם אותם שדות, וכו’.

עוד על “בנאי הטפסים”:

  • השתמש בטבלאות כדי לקלוט מידע טבלאי בטפסים – תוכל לעצב את חלון עריכת השורה בטבלה בדיוק כמו שאתה מעצב את שאר הטופס – גרירת שדות וארגונם על “תיבת-הדיאלוג” שתיפתח בעריכת/הוספת שורה לטבלה…
  • ליצור לו תצוגה-מותאמת-לנייד, שתוצג בכל פעם שייגשו אליו מטלפון נייד (תצוגה אנכית מותאמת – אותם שדות, רק סידור שונה, פחות עמודות בטבלאות, וכו’)
  • כל טופס ניתן לחלק לפרקים, לעצב באמצעות “skin”, לקבוע לו הרשאות, “בעלי תפקיד” לשליטה בפעולות ניהול-תהליכי, וכו’
03

מחולל מסמכי WORD/PDF

לכל סוג מסמך שתרצו ליצור, תוכלו להכין “טופס דיגיטלי” נוח ומסודר, עם כל השדות שאתם צריכים במסמך – שם, כתובת, תאריך, וכו’ (כולל תוכן מתקדם יותר, כמו רשימות ממוספרות, טבלאות וכו’). יצירת הטופס – בגרירה של שדות מסוגים שונים, וקביעה פשוטה של “מאפיינים” שלהם, כגון כותרת, האם חובה, וכו’. ל”טופס דיגיטלי” זה תוכלו להצמיד מסמך “תבנית” WORD, בו מופיעים “שומרי מקום” פשוטים לכל שדה שיש בטופס הדיגיטלי.

הכנת הטופס הדיגיטלי ומסמך התבנית הצמוד אליו – הן פעולה חד פעמית פשוטה, שמתבצעת רק על ידי מנהל המערכת, ואינה נגישה לשאר העובדים. אם צריך לעדכן את הטופס הדיגיטלי או/ו את מסמך התבנית – אין בעיה – יש פעולה של עריכה.

מרגע שנוצר הטופס, יכול כל מי שעובד עם המערכת ליצור, כל אימת שנדרש, “רשומה חדשה” המתבססת על טופס זה. הרשומה תיפתח באותו טופס דיגיטלי, והפעם תאפשר להזין נתונים. עם סיום הזנת הנתונים, ניתן לשמור אותם ולייצר מהם מסמך WORD/PDF

צרו מסמכי Word עם תוכן שחוזר על עצמו, בשבריר מהזמן שלוקח לכם להכין אותם כיום, וללא חשש מטעויות. יצירת המסמכים מתבצעת בלחיצת כפתור וממזגת את הנתונים שהזנתם ב”טופס דידיטלי” אל תוך תבנית שהכנתם מראש – שהיא מסמך ה Word האחרון שתצטרכו לערוך בקשר לרשומות אלה…

אין צורך יותר לפתוח את Word כדי ליצור מסמכי Word! המערכת עושה זאת בעצמה

המסמכים שיווצרו יתבססו על אותם מסמכי WORD שהתרגלתם ליצור בעצמכם ידנית עד היום – ממותגים לעסק שלכם, מעוצבים לפי טעמכם, ומכילים את התוכן הסטנדרטי שהבנתם מזמן שחייבים לכתוב בכל מסמך… כל ההבדל הוא – שתוכלו ליצור אותם בקלות, ולא תחסירו שום דבר.

ניתן ליצור כך חוזים, הצעות מחיר, מכתבי התראה, וכו’

בחוזים, למשל, השאירו את כל ה “הואיל והואיל”, התנאים הקבועים, המלל המשפטי המורכב והארוך, וכל הנספחים, בקובץ התבנית בלבד – וכל מסמכי החוזה שתייצרו, ישלבו בתוך המסמך המורכב הזה את הנתונים המסחריים שהזנתם בצורה פשוטה ומהירה (לא צריך לבצע Search & replace במסמכי Word, לא צריך לאתר את מסמך החוזה העדכני ביותר (הוא תמיד נמצא במערכת), לא צריך לחשוש מכך שחלקי טקסט לא רלוונטיים ממסמך קודם יתגנבו למסמך החדש, וכו’…

04

חתימה אלקטרונית על מסמכים שנוצרו במערכת

שליחת בקשת החתימה פשוטה – בוחרים את הרשומה שאת המסמך שלה רוצים להחתים – לוחצים על כפתור, ומזינים כתובת אימייל או מספר טלפון נייד של הנמען.

הנמען יקבל הודעה ממנה יוכל להציג את המסמך, עם כל הנתונים שמוזגו אליו מן הטופס הדיגיטלי, לבדוק אותו, ואז לחתום עליו, באמצעות האצבע ממסך הטלפון הנייד או עם העכבר שבמחשב….

החתימה הדיגיטלית שלו תישמר בתוך המסמך (אפשר לבקש לחתום על דף אחד, על דפים מסויימים, או אפילו על כל הדפים), תנעל את המסמך לשינויים, ותשלח את המסמך החתום אל המערכת (שם הוא יישמר יחד עם הרשומה של הנתונים), וגם אל הנמען כדי שיוכל לשמור אצלו עותק.

תוכלו לשלוח כל מסמך PDF שנוצר במערכת, לכל נמען שתבחרו (לכתובת אימייל או למספר טלפון נייד), עם בקשת חתימה.

החתימה הדיגיטלית תנעל את המסמך לשינויים – כל שינוי במסמך יגרום ל Adobe Reader להציג אזהרה.

תוכלו לבקש גם מסמכי אימות זהות (צילום ת.ז./דרכון, תמונת פנים,…) – מסמכים אלה יישמרו יחד עם המסמך החתום באותה רשומה – לאחזור פשוט.

הגדרת מיקום/מיקומי החתימות פשוטה ביותר ולא דורשת הכשרה מסובכת – פשוט כותבים שומר-מקום-טקסטאולי (כמו {חתימה_____}) במסמך ה Word המקורי (התבנית) שאליה מתמזגים הנתונים, וזה הכל! אם המסמך שנוצר מכיל טקסט דינמי ארוך, ההחתימה “נדחפת מטה” – גם אין בעיה – המערכת תזהה זאת אוטומטית

תוכלו לבקש חתימה מיותר מגורם אחד, ולהגדיר את הסדר שלהם – כמו “שכר” ואחר כך “משכיר”. תוכלו גם לבקש יותר מחתימה אחת של כל גורם על המסמך – חתימה בחלק מהדפים ואף בכולם (בכל מקום שתרצו על כל אחד מהדפים)

אין צורך לבקש מן הנמען להפגש איתכם לצורך החתימה – הכל מתבצע מרחוק, ללא מגע יד אדם – חוסך זמן ובטוח!

05

עורך הרשומות – מתקדם, מאורגן ונוח לשימוש

“בקרת קלט” מאפשרת מניעת טעויות – רשימות ערכים סגורות, תאריכונים, פקדי כן/לא, שדות חובה…

תמיכה מתקדמת בתצוגה מנייד מאפשרת הצגת מותאמת של הרשומה מטלפון נייד – השדות יאורגנו אנכית במקום אופקית.

מכל שדה מסוג תאריך ברשומה, תוכל לקבוע תזכורת – והמערכת תשלח אליך התראה במייל עבורה, במועד המתאים

בראש הרשומה מופיע הסטטוס שלה – תוכל לשנותו לפי “מפת מעברים מותרים” שהוגדרה מראש, לצפות בהסטוריית השינויים שלו, וכו’

לכל “סוג טופס” אפשר לקלוט “רשומות” ללא הגבלה, באמצעות “עורך רשומות”, שהמבנה שלו זהה לזה של הטופס ממנו נוצר (זה שבניתם עם “בנאי הטפסים”. עורך זה מוצג כשיוצרים רשומה חדשה, או כשעורכים קיימת.

לכל “סוג טופס”, העורך מציג את השדות הרלוונטיים לו – לפי סוג הטופס שלו (הרשומה של “הסכם שכירות” תהא בנויה שונה מרשומת “דיווח אירוע”)… כל הרשומות מאותו סוג יהיו מאורגנות באופן זהה – כך שקל להתמצא בהן במהירות… המערכת מאפשרת הגדרה גם של “פרקים משותפים” של טפסים – ובכך אותו פרק יוצר ברשומות מסוגי-טפסים שונים (למשל “תוספות להסכם” יופיעו גם בחוזי סודיות וגם בחוזי הלוואה לעובד)

לכל רשומה ניתן לצרף קבצים/מסמכים מכל סוג; קבצים שמחולל המסמכים מייצר – מתווספים אוטומטית לרשומה ומוצגים יחד איתה (כמו גם מסמכים שנחתמו, כולל גם מסמכי אימות הזהות שלהם)

06

תזכורות והתראות (מודול עצמאי)

מנגנונים נוספים במערכת עושים גם הם שימוש בהתראות; דוגמאות:

  • ב”ניהול תהליכי” אפשר לקבוע “סוגי תפקיד” מסויימים שתיווצר להם התראה על שינוי לסטטוס מסוים שבאחריותם
  • ב”ניהול תהליכי” אפשר לקבוע “אסקלציות”, בהן אם סטטוס מתעכב יותר מ”זמן תקן”, אז נוצרת התראה למנהל שהנושא באחריותו
קבע בקלות תזכורות לרשומות – לכל שדה מסוג תאריך – עם טווח זמן להתראה, כותרת, תיאור, ורשימת נמענים. המערכת תסרוק בכל יום את כל התזכורות, וכל אימת שמצאה שלעובד מסויים יש “נושאים פתוחים”, היא תיצור הודעת מייל הכוללת את כל הנושאים הפתוחים, עם פירוט רב לכל אחד מהם, ותשלח הודעה זו אליו.
למשל, אם יש חוזה עם אופציה להארכה שדורשת הודעה מראש של 60 יום, ובחוזה קיים שדה בשם “מועד אחרון להודעה על מימוש אופציה” שערכו 31.08.2025, ניתן, בלחיצת כפתור, לקבוע תזכורת של חודש אחד קודם לתאריך זה (המערכת תחשב אותו לבד – 31.07.2025). בבוקר תאריך זה (31.07), תיצור המערכת הודעת מייל עם כותרת אוטומטית מתאימה (“מועד אחרון להודעה על מימוש אופציה – 31.06.2025”), ותשלח אותה “לנמענים” שנכללו בתזכורת…

הודעות המייל מכילות קישורים למערכת – גם לרשומה עצמה וגם למסך ניהול התזכורות.

כל תזכורת ניתן לסמן “בטיפול”, כדי שכל מי שבודק את הסטטוס שלה, יוכל לדעת עם התחיל הטפול או שעדיין לא.

לכל תזכורת ניתן להוסיף “דיווח ביניים”; כל הדיווחים, של כל נמעני ההתראה, יופיעו גם במסך ניהול התזכורות, וגם במייל (צא צריך לשאול כל אחד מה עשה עד כה)

ניתן “לעצור זמנית” תזכורת, למשל – כשממתינים למישהו שצריך לעזור לנו; התראות ש”עצירה זמנית”, לא יופיעו במסך ניהול ההתראות ובמייל ההתראות היומי, עד למועד הסיום של העצירה, שקבענו כשיצרנו אותה…

07

ניהול תהליכי (“תחנות”) באמצעות סטטוסים

ניתן לקבוע מאפיינים מתקדמים רבים נוספים של הסטטוסים והפעולות; דוגמאות:
  •   הגבלת פעולות לבעלי תפקיד מסוימים. למשל – רק היועץ המשפטי יכול לבצע פעולה שמעבירה מסטטוס של מכרז מ-“בבדיקת המחלקה המשפטית” ל”אושר לפרסום”
  •  התראות אוטומטיות לסטטוסים – בכל פעם שרשומה מגיעה לסטטוס זה, תיווצר התראה במערכת על כניסה לסטטוס (עם כל מה שנלווה להתראות – כמו מייל יומי)
  • זמני תקן – אם הסטטוס מתעכב יותר מזמן מסוים, תיווצר התראה במערכת למנהל האחראי
  • סטטוסים שמשמעותם “ארכיון” -לא יוצגו אלא אם המשתמש ביקש זאת במפורש
  • וכו’.

בכל קטגוריה, ניתן להגדיר רשימת סטטוסים ופעולות (מעברים מותרים) ביניהם.

למשל כשמנהלים מטלות, ניתן לקבוע שהסטטוסים הם: פעילה, מבוטלת, הסתיימה, שהפעולות האפשריות (מעברים מותרים) הם: בטל (מעביר לסטטוס “מבוטלת”), דווח סיום (מעביר לסטטוס “הסתיימה”), ושהסטטוס הראשוני איתו נוצרות המטלות הוא “פעילה”…

ככלל:

  • הגדרת הסטטוסים מתבצעת בהקמת המערכת, לכל קטגוריה בנפרד – ניתן לקבוע מאיזה סטטוס אפשר לעבור לאיזה סטוס (מעברים מותרים; לכל “מעבר” כזה נותנים שם של “פעולה”).
  • פעולת שינוי הסטטוס היא פשוטה ואינטואיטיבית – מתבצעת מ”תיבת סטטוס” מודגשת בראש הרשומה, ממנה ניתן גם להציג רשימה של “הסטוריית שינויי סטטוס”.
  • ניתן לקבוע “צמדי סטטוסים” שמציגים לא רק את הסטטוס ה”ראשי” (בבדיקת היועמ”ש), אלא גם סטטוס משני שמסביר איך הגיעו לראשי (“נמסר לבדיקה ראשונית”, לעומת “הוחזר אחר תיקון”)
  • הסטטוסים של הרשומות מופיעים במסך הראשי.
  • הסטטוסים משתתלבים בשאילתות על מנת לאתר בקלות רשומות לפי סטטוסים, ובדוחות ה Excel, כולל הצגה של הסטוריית הסטטוסים בדוח
08

שילוב פעולות חילול מסמך / חתימה אלקטרונית בתהליכים ארגוניים – מנגנון API/SDK

דוגמאות לשילוב…:

משוחחים עם לקוח פוטנציאלי וממלאים את פרטיו בכרטסת CRM/ERP? רוצים להוציא לו הצעת מחיר מסודרת כקובץ PDF תוך כדי השיחה? לחצו על כפתור במערכת ה CRM/SAP, וזה “יארוז” את הנתונים שרשמתם בכרטסת, ישלח אותם ל DocsRobot, יכין מהם הצעת מחיר מעוצבת וממותגת שלכם, כקובץ PDF, וישלח אותה ללקוח (תוך שהוא שומר אותה יחד עם הרשומה, וגם מחזיר אותה למערכת ה CRM/ERP לשמירה מקומית)

רוצים להפיץ נוהל חינוך למילוי וחתימה אצל 30 הורים לתלמידים? הכינו את הנוהל מראש (פעם אחת) כטופס דיגיטלי ומסמך תבנית ב WORD, וכשאתם מוכנים, לחצו על לחצן במערכת, בחרו קובץ EXCEL עם נתוני הנמענים, והמערכת תשלח לכולם בקשה למילוי טופס, וכל טופס שימולא, יישמר במערכת כרשומה, עם אופציה לבקשת חתימה אלקטרונית ושמירתה יחד עם הרשומה.

API / SDK – ממשק תכנותי

ממשקי התכנות מאפשרים לפנות אל DocsRobot מתוך כל מערכת ארכונית אחרת, בקלות ובפשטות – מקבלים מאיתנו API Key, ובכל פניה למערכת, מזדהים איתו

כל פעולה שהמערכת מאפשרת בשימוש רגיל – ניתן לבצע גם באמצעות פקודה – יצירת רשומה חדשה מנתונים, חילול מסמך WORD, חילול מסמך PDF, משלוח מסמך לחתימה אלקטרונית, וכו’

09

הפצה מהירה של טופס לחתימה – על ידי קובץ Excel עם נמענים

רוצה לעזור לנמענים למלא אותו מהר?

קבע בתוך ה Excel ערכים לשדות מסויימים בטופס, ואלה ימולאו אוטומטית עבור הנמענים, עם אופציה לנעילה לעריכה! את שאר הנתונים הם ימלאו בעצמם…

צריך להחתים עשרות הורים על נוהל חינוך?

הכן טופס להפצה, עם מסמך תבנית WORD של הנוהל, ואז לחץ על כפתור אחד של “הפצה לחתימה”, וטען אליו קובץ Excel במבנה שנספק לך, על מנת לשלוח לכל הנמענים בקשה למילוי הנתונים בטופס, וחתימה עליו עם סיום המילוי שלו