מע. ניהול מידע מתקדמת - יעילות והפחתת עלויות
תהליך הבנייה של הטפסים הדיגיטליים, שהם לב המערכת – הוא פשוט ומהיר: גרירת שדות מסוגים שונים וארגונם על הטופס. כל אחד יכול לעצב טופס – זה ממש משחק ילדים. כך תוכל להקים לעצמך את “מערכת החלומות”, בה כל פריט מידע נראה בדיוק כמו שאתה צריך אותו.
סיימת להקים את הטפסים, ואתה רוצה לחולל מהם מסמכים? פשוט באותה מידה – קח מסמך Word, ערוך ממנו החוצה את הפרטים שצריך לשנות בכל פעם שמפיקים אותו, ושים במקומם :שומרי מקום” עם שמות השדות של הטופס ({{תאריך_חתימה)), {{שם_העובד}}, וכו’), וזהו. רק העלה אותם אל המערכת וקשר אל הטופס, ואתה מוכן לחולל מסמכים.
צריך גם לשלוח מסמכים לחתימה? פשוט. ערוך את המסמך המתאים והוסף לו שומר-מקום לחתימה (דומה לשומר מקום של שדה – ראה הנחיות מדוייקות במאמר-העזרה המתאים), ואתה מוכן לחתימות.
אין לך זמן לכל זה? דבר איתנו – ונבנה הכל בשבילך תוך כדי שיחת טלפון
מחולל המסמכים - חסכון בזמן
לא רק זה!
בזבוז הזמן העיקרי בשיטת ההעתקה/שינוי-תוכן הוא בכלל באיתור המסמך הרלוונטי העדכני ביותר, ובדיקתו כדי לוודא שהוא באמת האחרון ולא התבלבלתם…
ב DocsRobot, יש רק מקום אחד בו תבנית המסמך נשמרת, ולאף אחד אין ספק שזו התבנית העדכנית ביותר. לא צריך לחפש אותה, ולא צריך לבחון אותה. במקרה שנדרש לשנות אותה – גם זו פעולה פשוטה ביותר של עריכת מסמך WORD והעלאתו כעדכון למערכת!
פעמים רבות תצטרכו ליצור מסמך חדש מאותו סוג שיצרתם בעבר, רק עם פרטים חדשים.
העתקת מסמך אחר והחלפה ידנית של תוכנו – לוקחת הרבה זמן!
במקום זה, צרו פעם אחת בלבד טופס מתאים במערכת, ומסמך תבנית עם “שומרי מקום” להחלפה. מרגע זה, כל פעם שתרצו ליצור מסמך חדש, מלאו הנתונים בטופס ולחצו על כפתור. מילוי נתונים בטופס הייעודי הוא מהיר מאוד – תוכלו לשלוף נתונים מרשימות קבועות מראש, להבין מה נדרש למלא מתוך מבנה מסודר מחולק לפרקים, וכו’. כל אחד במשרד יוכל להפיק טופס כזה, גם אם אין לו שום רקע בעבודה עם MS-WORD, היות שהוא בכלל לא צריך לפתוח אותו. גם מסמכי PDF ניתן להכין כך במהירות, במקום ליצור אותם מתוך MS-WORD…
מחולל המסמכים - מניעת טעויות והשמטות
כמו כן, החלקים “הקבועים” במסמכים שלכם הם הכל חוץ מקבועים באמת. אתם כל הזמן לומדים, משתכללים, מתמגנים… פרק ה”אחריות ספק” שאתם משתמשים בו בהסכמים שלכם היום, מוריד מכם כל דבר שאי פעם קרה לכם באמת, או ששמעתם ממישהו שקרה לו. אין סיכוי שתרצו לשלב בטעות את אותו פרק מלפני עשור. לא הבנתם כלום אז…
היות שהמערכת מאפשרת עדכון פשוט של מסמכי תבנית – אפשר תמיד לשמור על העדכניות שלהם, ולהעלות תמיד את הגרסה האחרונה ששואבת את כוחה מהנסיון שנצבר.
כשאתם מעתיקים מסמך קודם במטרה להחליף בו את התוכן למה שרלוונטי למסמך החדש – יש סיכוי רב שתתפספסו משהו;
התאריך יישאר התאריך הקודם, הנמען יהיה בכלל עובד של לקוח אחר (לא נעים), ובמקרים קיצוניים, עלולה ליפול טעות הרת גורל, כמו שרבוב של מחיר שנתתם למישהו כשהייתם סטארט-אפ, ובחיים לא הייתם שוקלים לתת אותו ללקוח חדש היום…
כשאתם ממלאים טופס, המערכת שומרת עליכם מטעויות: כל המידע מופיע בשדות, עם כותרות מתאימות, ומחולק לפרקים ונושאים; ערכי ברירת מחדל מסייעים לבחור ערך נכון בלי לטעות, שדות חובה שומרים שלא תיצרו טופס עם מידע חסר, וכו’
החתמה דיגיטלית - הסרת מכשולים מסגירה
ומה אם אתה בטוח שהוא כבר מחויב, ורוצה להעביר אליו את האחריות לתהליך ולחסוך זמן נוסף?
אין בעיה: שלח אליו קישור למילוי הטופס באופן עצמאי – הוא יקדיש לכך זמן, יקח אחריות על נכונות ודיוק הנתונים, ובסיום הזנתם, ימשיך מייד לשלב החתימה הדיגיטלית…
הרבה “עסקאות” דורשות התחייבות של הצד השני, ועלולות להתפוגג אם תערים בפניו קשיים טכניים, כמו להמתין למסמך תנאים שיגיע אליו בשלב מאוחר יותר, על מנת לחתום עליו
המערכת מאפשרת לך למלא פרטים מהותיים תוך כדי שיחת טלפון, ואז לבצע את פעולת יצירת המסמך ושליחתו לחתימה בלחיצת כפתור, תוך כדי שהצד השני עדיין על הקו. הצד השני יקבל מיידית קישור לחתימה, יפתח אותו מהמחשב או מהטלפון, יחתום וישלח, עדיין – כשהוא על הקו. עכשיו, כשתסיים איתו את השיחה, תדע שהוא מחויב לך – “סגרת” עסקה!
שלב יכולות מתקדמות של חילול מסמכים וחתימה במערכות אחרות
צריך להחתים גורמים פנימיים/חיצוניים כחלק מתהליך אישור? להחתים ספק חיצוני על הצעה? תהליכים אלה מתחילים במערכות הארגוניות שלך, אך אין להן יכולת החתמה?
אין בעיה – הוסף מספר שורות קוד למערכת הארגונית, לפניה באמצעות API למערכת DocsRobot, עם הנתונים ופרטי הנמענים לחתימה. באמצעות קוד \ה תוכל המערכת הארגונית גם לשלוף את המסמך לאחר שנחתם.
בהרבה מקרים אתה נדרש ליצור מסמכים מתוך נתונים שאספת או הזנת – למשל – בתחום החוזים.
המערכת מאפשרת לשלוח אליה מידע באמצעות ממשק תכנותי (API), וליצור מסמכים מורכבים, המתבססים על תבניות WORD, מכל מידע שכזה…!